Met de Travel AI Agent van Payhawk kun je je aankomende zakenreizen bekijken of bijwerken door direct in het Payhawk-webportaal, de app en Slack (indien ingeschakeld) te communiceren met de Agent. Je ontvangt ook updates in real time over wijzigingen in je boekingen en kunt indien nodig wijzigingen aanvragen.
Reizen bekijken met de Travel AI Agent
Je kunt je geboekte reizen bekijken door de Travel AI Agent op elk moment vragen te stellen over je boekingen in het Payhawk-webportaal en in de Payhawk-app.
Standaard antwoordt de Agent met informatie over komende of nog niet gemaakte reizen. Als je details nodig hebt over een reis uit het verleden, moet je aangeven dat de reis in het verleden heeft plaatsgevonden - bijvoorbeeld als je informatie vraagt over een reis van twee maanden geleden.
Deze vervolggesprekken onthouden context en houden rekening met je eerdere interacties met de agent.
Reizen beoordelen in de app Reizen
Je kunt alle reisaanvragen die je hebt ingediend bekijken in de app Reizen.
Ga in het Payhawk-webportaal naar de app Reizen.
Navigeer naar het tabblad Alle.
Selecteer het gewenste reisverzoek door erop te klikken. Klik op Details weergeven om de reisroute te bekijken. U kunt ook een overzicht van het reisverzoek raadplegen, met informatie over of de geboekte vluchten en hotels en de verstrekte vergoedingen binnen het vastgestelde beleid vallen.
Reizen bekijken in de Payhawk Mobile App
Je kunt al je reizen, zowel afgelopen als aankomende, rechtstreeks bekijken vanuit het AI Office in de Payhawk Mobile App:
Tik in de Payhawk Mobile App op het pictogram AI Office.
Tik in de onderste navigatiebalk van het AI Office op Reizen.
Ga naar het gewenste tabblad:
Het tabblad Aankomend toont je aankomende en openstaande reizen.
Het tabblad Afgelopen toont je afgelopen reizen.
Tik op de gewenste reis om de status, de vergoeding, de betaalkaart en het dag-tot-dag reisschema met de geboekte vluchten en hotels te bekijken. Vanuit dit scherm kun je de reis ook bijwerken door te chatten met de Travel AI Agent.
Je kunt je reizen ook openen via de sectie Aankomende reizen op het Dashboard van de Payhawk Mobile App door op Alles weergeven te tikken.
Reisactiviteit bekijken
In de app Reizen kun je ook je reisactiviteit bekijken.
Ga in het Payhawk-webportaal naar de app Reizen.
Navigeer naar het tabblad Alle.
Selecteer de gewenste reisaanvraag door erop te klikken.
Navigeer naar het gedeelte Activiteit:
Selecteer in het uitklapmenu de optie Reacties om alle reacties voor deze reisaanvraag te laden.
Selecteer in het uitklapmenu de optie Workflow om de workflow van deze reisaanvraag te bekijken.
Selecteer in het uitklapmenu de optie Wijzigingen aanvragen om de wijzigingen te bekijken die in deze reisaanvraag zijn aangebracht.
Reizen bijwerken
Als medewerker kun je je reisaanvragen voordat ze zijn goedgekeurd door middel van een gesprek met de Travel AI Agent bijwerken, rechtstreeks in het Payhawk-webportaal, de Payhawk-app en in Slack (indien ingeschakeld).
Je kunt wijzigingen aan je aanstaande reizen ook rechtstreeks bij de luchtvaartmaatschappij of het hotel doorvoeren, zelfs als je de reis in Payhawk hebt geboekt.
Als de reisaanvraag is beoordeeld, maar nog niet goedgekeurd, kun je het nog bewerken en opnieuw indienen. Zo kan je Payhawk Beheerder de aanvraag opnieuw beoordelen.
Een vlucht wijzigen vóór goedkeuring
U kunt een vlucht die u als onderdeel van uw reisaanvraag ter goedkeuring hebt ingediend, wijzigen door dit aan de Travel AI Agent te vragen. De agent opent de vluchtselectie voor de bestemming die u wijzigt opnieuw, zodat u de nieuwe vlucht op dezelfde manier kiest als de oorspronkelijke. De nieuwe vlucht vervangt de oude en wordt niet aan de reis toegevoegd.
Als u afzonderlijke tickets per bestemming hebt ingediend:
De bestemming die u niet wijzigt, blijft ongewijzigd zolang dezelfde vlucht en hetzelfde tarief nog beschikbaar zijn.
De ongewijzigde vlucht wordt gemarkeerd als standaardkeuze en u kunt in plaats daarvan een andere vlucht kiezen.
Als de oorspronkelijke vlucht of het oorspronkelijke tarief niet meer wordt aangeboden, is er niets voorgeselecteerd.
Als uw nieuwe vlucht kan worden gecombineerd met de vlucht die u behoudt, boekt Payhawk één ticket voor de hele reis en brengt het bedrag één keer in rekening in plaats van twee keer.
Als u één gecombineerd ticket hebt ingediend:
U doorloopt de volledige vluchtselectie en kiest een vlucht voor elke bestemming.
Als uw nieuwe keuzes nog steeds één ticket vormen, brengt Payhawk de hele reis één keer in rekening in plaats van één keer per bestemming.
De bevestiging van de reiswijziging verschijnt zodra u voor elke bestemming een vlucht en een tarief hebt gekozen. Als de reis is gewijzigd terwijl u deze aan het bewerken was, vraagt de agent u om opnieuw te beginnen vanaf de huidige status van de reis.
Voor het wijzigen van een vlucht nadat de reis is geboekt, zie reisboekingen wijzigen en annuleren.
Opmerkingen over het bijwerken van reizen
De Travel AI Agent houdt je op de hoogte met e-mailmeldingen over wijzigingen in je boekingen, zoals annuleringen, vertragingen of wijzigingen van vluchten.
Als je live hulp nodig hebt bij je aankomende reis, is het volgende van toepassing:
Als je meer dan 48 uur voor het vertrek van je vlucht of voor aankomst in je hotel wijzigingen moet aanbrengen aan je vlucht of accommodatie via de Travel AI Agent en je geen extra details wijzigt, zoals frequent flyer-nummer, bagage, stoel of maaltijd, dan word je doorverwezen naar Payhawk Support.
Bagage kan tijdens het oorspronkelijke boekingsproces worden toegevoegd. Om bagage na de boeking toe te voegen of te wijzigen, neem je contact op met Payhawk Support. In sommige gevallen kan het nodig zijn dit rechtstreeks met de luchtvaartmaatschappij te regelen.
Als je vlucht bijvoorbeeld gepland staat voor vrijdag om 10.00 uur en je doet een aanvraag op woensdagochtend via de Travel AI Agent, dan zal de Payhawk Support je helpen met de update.
Als je een vlucht of hotel minder dan 48 uur voor het vertrek van je vlucht of voor aankomst in je hotel wijzigingen moet bewerken, kun je het beste direct contact opnemen met de luchtvaartmaatschappij of het hotel voor de snelste oplossing.