Als Payhawk Beheerder kun je de reisaanvraag instellen om een onkostendeclaratie te genereren in het systeem en de instellingen van het type onkostendeclaratie voor zakenreizen direct in het Payhawk-webportaal configureren.
Op basis van deze instellingen genereert de Travel AI Agent automatisch het betreffende onkostendeclaratietype in het systeem zodra een werknemer een boeking afrondt.
Als je onkostendeclaraties al hebt ingeschakeld voor je Payhawk-account en nu de Travel AI Agent inschakelt, zal Payhawk automatisch het standaard aanvraagtype Reis aanmaken, dat standaard niet gekoppeld zal zijn aan de bestaande onkostendeclaraties in je account.
Zo koppel je het standaardaanvraagtype Reis aan een bestaand type onkostendeclaratie in het Payhawk-webportaal:
Ga naar instellingen > reis.
Navigeer naar het tabblad workflow.
Klik op workflow bewerken.
Selecteer de stap onkostendeclaratie opstellen door erop te klikken.
In het dialoogvenster dat wordt verschijnt, kies je reis in het vervolgkeuzemenu.
Klik op opslaan.
Klik op workflow publiceren.
Je kunt de zichtbaarheid van onkostendeclaraties configureren. Zo kun je bijvoorbeeld instellen dat medewerkers geen onkostendeclaraties kunnen aanmaken.
Als de reisaanvraag afwijkt van de instellingen voor onkostendeclaraties, als de betaalmethode of de informatie in de aangepaste velden niet overeenkomt, laat het systeem een waarschuwingsbericht zien.
Als je de Travel AI Agent al hebt ingeschakeld voor je Payhawk-account, en je schakelt onkostendeclaraties later in, dan zal Payhawk automatisch de typen onkostendeclaraties aanmaken die overeenkomen met je bestaande reisaanvragen.