Reisbeleid configureren

Als Payhawk Administrator kunt u in het Payhawk Web Portal reisbeleid en goedkeuringsworkflows voor reisaanvragen configureren.

Reisbeleid legt de regels vast die medewerkers moeten volgen bij het indienen van reisaanvragen, zoals budgetlimieten, toegestane boekingsopties en het markeren van keuzes buiten het beleid. Goedkeuringsworkflows bepalen wat er vervolgens gebeurt: de stappen, goedkeurders en voorwaarden die bepalen hoe elke aanvraag wordt beoordeeld en goedgekeurd.

Op basis van deze instellingen verzamelt de Travel AI Agent de benodigde gegevens van medewerkers, toont beschikbare opties (met markering van keuzes buiten het beleid) en activeert de goedkeuringsworkflow.

Ondersteund reisbeleid

Payhawk stelt standaard een reisbeleid voor, dat je kunt aanpassen aan de vereisten van je bedrijf. Zodra u het gewenste reisbeleid heeft geconfigureerd, is dit van toepassing op uw hele bedrijf of groep van entiteiten.

Vluchten

U kunt de volgende vluchtgegevens vastleggen in uw reisbeleid:

Gewenste luchtvaartmaatschappijen, bijvoorbeeld KLM en British Airways.
Maximaal budget voor binnenlandse vluchten, bijvoorbeeld tot € 150, waarbij binnenlandse vluchten worden gedefinieerd als vluchten binnen hetzelfde land.
Maximaal budget voor internationale korte- of langeafstandsvluchten, bijvoorbeeld tot € 300 voor de korte en tot € 1000 lange vluchten.
- Als de vlucht binnen dezelfde regio plaatsvindt en de totale vliegtijd over alle segmenten maximaal 7 uur bedraagt, wordt dit beschouwd als een korteafstandsvlucht. Een langeafstandsvlucht binnen dezelfde regio bedraagt meer dan 7 uur totale vliegtijd.
- Als de vlucht tussen verschillende regio's plaatsvindt en de totale vliegtijd over alle segmenten maximaal 6 uur bedraagt, wordt dit beschouwd als een korteafstandsvlucht. Een langeafstandsvlucht tussen verschillende regio's bedraagt meer dan 6 uur totale vliegtijd.

Hotels

U kunt de volgende hotelgegevens vastleggen in uw reisbeleid:

Maximumtarief voor hotels, bijvoorbeeld tot € 200 per nacht.
Gewenste hotelcategorie, bijvoorbeeld alleen 3- of 4-sterrenhotels.
Landgebonden tarieven, bijvoorbeeld tot € 250 per nacht in Frankrijk of tot £ 250 per nacht in het Verenigd Koninkrijk.

Dagvergoeding

De dagvergoeding is een dagelijks budget dat maaltijden en transportkosten tijdens een reis dekt, bovenop het hotel- en vliegbudget toegevoegd aan het kaartlimiet van de medewerker. Wanneer een reisaanvraag wordt goedgekeurd, stijgt het kaartlimiet met het bedrag van de dagvergoeding vermenigvuldigd met het aantal reisdagen. Als de dagvergoeding bijvoorbeeld € 50 bedraagt en de reis 4 dagen duurt, stijgt het kaartlimiet bij goedkeuring met € 200. De medewerker kan de volledige vergoeding gebruiken vanaf het moment van goedkeuring tot en met de laatste dag van de reis. Het niet-bestede bedrag wordt van het kaartlimiet verwijderd wanneer de reis is afgelopen.

U kunt de vergoeding configureren als onderdeel van uw reisbeleid. De vergoedingsinstelling ondersteunt de volgende opties:

Uitgeschakeld - Er is geen vergoeding opgenomen in reisverzoeken.
Ingeschakeld met limiet - Een vergoeding wordt automatisch toegevoegd aan elk reisverzoek, tot het bedrag dat u in het beleid definieert.
Ingeschakeld zonder limiet - Een vergoeding wordt automatisch toegevoegd zonder maximumbedrag voor het reisverzoek. Wanneer ingeschakeld, wordt de vergoeding standaard toegepast op reisverzoeken op basis van de beleidsconfiguratie. Reizigers kunnen het vergoedingsbedrag in hun individuele verzoeken indien nodig aanpassen.