In het Payhawk Web Portal kunt u goedkeuringsworkflows instellen die bepalen hoe reisaanvragen van medewerkers worden beoordeeld en goedgekeurd.
Een goedkeuringsworkflow bepaalt de volgorde van stappen die een reisaanvraag na indiening doorloopt, inclusief wie deze goedkeurt, onder welke voorwaarden en wat er in elke fase gebeurt. In combinatie met uw instellingen voor reisbeleid zorgt de workflow ervoor dat elke reisaanvraag het bedrijfsproces volgt, van indiening tot goedkeuring.
De reisworkflows begrijpen
Houd bij het configureren van goedkeuringsworkflows voor reizen rekening met hoe het systeem bepaalde situaties afhandelt.
Prijswijzigingen en beschikbaarheid
Het systeem hanteert een buffer van 10% op reisaanvragen om prijsschommelingen tijdens het beoordelings- en goedkeuringsproces op te vangen. Als een vertraging leidt tot een prijswijziging, dekt de buffer het verschil en kan de medewerker doorgaan met boeken zonder nieuwe goedkeuring. Goedkeurders ontvangen herinneringen om het proces op schema te houden.
Als de oorspronkelijke optie niet meer beschikbaar is op het moment dat de reisaanvraag wordt goedgekeurd, vraagt de Travel AI Agent de medewerker een nieuwe vlucht (zelfde data en bestemming), kamer of hotel (binnen 5 km) te selecteren en boekt de bevestigde keuze zonder nieuwe goedkeuring.
Als een medewerker prijswijzigingen doorvoert in de reisaanvraag, zoals het kiezen van een duurdere optie, is een nieuwe goedkeuring vereist.
Boeken namens een andere medewerker
Wanneer een Payhawk-beheerder of een medewerker met de vereiste rechten een boeking doet namens een andere medewerker, volgt het goedkeuringsproces de geconfigureerde goedkeuringsregels van de reiziger, niet die van degene die de boeking maakt. De goedkeuringsworkflow wordt bepaald door de goedkeuringsconfiguratie van de reiziger, bijvoorbeeld goedkeuring door de manager of een beoordelingsstap door de Travel Manager. De boeking wordt precies zo behandeld alsof de reiziger deze zelf heeft ingediend.
Alle andere goedkeuringsregels, zoals budgetdrempels, beleidslimieten en escalatiestappen, gelden zoals gebruikelijk voor de aanvraag van de reiziger.
Reisworkflows configureren
Je kunt goedkeuringsworkflows configureren voor de reisaanvragen van je medewerkers. Deze goedkeuringsworkflows zijn alleen beschikbaar voor Payhawk-gebruikers.
Zo configureer je workflows:
Ga naar instellingen > reizen > reizen > workflow.
Klik op workflow bewerken of op ga naar workflows en je wordt doorgestuurd naar het scherm instellingen > workflows om alle workflows voor reisaanvragen op Ć©Ć©n plek te bekijken en beheren.
Maak een goedkeuringsworkflow die past bij je vereisten door de stappen te volgen voor het definiƫren van aangepaste workflows en de volgende specifieke kenmerken te noteren die gelden voor reisaanvragen:
De stap Aanvragen is altijd aanwezig. Tijdens deze stap moet de Travel AI Agent de benodigde informatie verzamelen om alle aanvraagvelden in te vullen, een reisaanvraag te creƫren en in te dienen.
De stap beoordelen is optioneel. Je kunt binnen je bedrijf een aantal beoordelaars aanwijzen. Dit zijn meestal medewerkers of managers die wijzigingen in de vluchten en hotels kunnen aanbrengen. Deze stap activeert een verzoek tot beoordeling in de Agent - in het webportaal, de mobiele app en Slack.
Je kunt zelf bepalen wat de stap goedkeuren doet. Je kunt bijvoorbeeld de betreffende teammanager instellen als goedkeurder. Via deze stap activeer je een goedkeuringsverzoek in diens Payhawk-webportaal, de mobiele app en Slack. Hierdoor kan hij of zij de reisaanvraag goedkeuren in de Agent - in Slack, webportaal en mobiele app.
De stap betalen moet altijd aanwezig zijn. Zodra de aanvraag is goedgekeurd, verhoogt de Travel AI Agent automatisch het kaartlimiet van de medewerker en boekt de zakenreis.
De stap sluiten is standaard zichtbaar. Deze bevat vooraf gedefinieerde regels voor het automatisch sluiten van aanvragen als de optie 'automatisch sluiten' is geactiveerd en specificeert ook de standaardrollen die zijn geautoriseerd om aanvragen handmatig te sluiten.