Als je voor een reis dagvergoedingen instelt in het reisbeleid, berekent Payhawk op basis van de reis hoeveel dagvergoeding de reiziger krijgt en maakt het een conceptkostenpost voor de dagvergoeding aan zodra de reisaanvraag is goedgekeurd. De reiziger controleert het concept, past het zo nodig aan en dient het vervolgens in. Zo hoeft die niet zelf een volledige dagvergoedingsaanvraag in te vullen.
Zo werken automatische dagvergoedingen
Bij het aanvragen van een reis voegt Payhawk in plaats van het kaartbudget een dagvergoeding toe aan de reisaanvraag. Payhawk berekent het bedrag op basis van het reisplan. Bij elke wijziging vóór de goedkeuring wordt het bedrag opnieuw berekend, zodat goedkeurders altijd het actuele bedrag zien. Het bedrag wordt bepaald aan de hand van je dagvergoedingsbeleid en de regels die gelden in het betreffende land.
Dagvergoedingen berekenen
Payhawk toont de totale dagvergoeding, uitgesplitst per reisdag. De reiziger kan deze bedragen vóór het indienen controleren in het overzicht van de aanvraag.
Voor de eerste en laatste dag van een reis kan een verlaagd tarief gelden. Voor de tussenliggende dagen geldt het volledige dagtarief. Voor elke dag wordt het bijbehorende tarief uit je dagvergoedingsbeleid toegepast. De bedragen zijn dus afhankelijk van de bestemming en het land waarvoor het beleid geldt.
Voor elke kalenderdag die binnen de reis valt, wordt één dagvergoeding gerekend, inclusief de eerste en laatste reisdag. Voor een reis van 13 tot en met 17 augustus gaat het bijvoorbeeld om vijf dagen met een dagvergoeding. Payhawk vergoedt de dagvergoeding na afloop van de reis.
Zie voor meer informatie over de opbouw van de tarieven de artikelen over dagtarieven voor dagvergoedingen en uurtarieven voor dagvergoedingen.
Maaltijden aftrekken
Als tijdens de reis een maaltijd wordt verzorgd, verlaagt Payhawk de dagvergoeding voor die dag. Boek je een hotelkamer inclusief ontbijt, dan past Payhawk automatisch voor elke overnachting een aftrek voor het ontbijt toe.
Je kunt per dag aangeven welke maaltijden tijdens de reis worden verzorgd, of dezelfde aftrek op alle dagen toepassen. De hoogte van de aftrek wordt bepaald door je dagvergoedingsbeleid.
Dagvergoedingen beoordelen en indienen
Zodra de reisaanvraag is goedgekeurd, maakt Payhawk de dagvergoeding als conceptuitgave aan in de onkostendeclaratie van de reis en krijgt de reiziger hiervan een melding.
De reiziger kan de conceptuitgave openen om de route, de dagtarieven en de aftrek voor maaltijden te controleren, deze zo nodig aan te passen en de uitgave in te dienen. Als de reiziger dit niet doet, dient Payhawk de onkostendeclaratie na een ingesteld aantal dagen automatisch in, op voorwaarde dat alle verplichte velden zijn ingevuld en alle vereiste bonnen zijn toegevoegd.
Als het ingediende bedrag hoger is dan de goedgekeurde dagvergoeding, moet de afwijking eerst worden goedgekeurd voordat de uitgave kan worden uitbetaald. Een Payhawk Accountant controleert de uitgave vóór de uitbetaling.
Als de reisaanvraag wordt verwijderd of de boeking vóór de uitbetaling wordt geannuleerd, trekt Payhawk de conceptuitgave automatisch in. Als het bedrag niet op basis van het reisplan kan worden berekend, wordt de aanvraag alsnog verwerkt met een dagvergoeding van nul en een waarschuwing in de aanvraaggegevens. De reiziger kan in dat geval zelf een dagvergoeding aanmaken.
Voorwaarden voor automatische dagvergoedingen voor reizen
Voor dagvergoedingen bij reizen moet er een actief dagvergoedingsbeleid zijn. Dit is hetzelfde beleid dat wordt gebruikt voor handmatig aangemaakte dagvergoedingen. Je kunt dit instellen via Instellingen > Onkostentypen > Dagvergoeding.
Zie voor meer informatie het onkostentype Dagvergoeding instellen.
Reisbeleid instellen op de dagvergoedingsmodus
Zo schakel je de dagvergoedingsmodus voor reizen in:
Ga in het Payhawk-webportal naar Instellingen > Reizen.
Open het gekozen reistype door erop te klikken.
Ga naar het tabblad Beleid.
Selecteer onder Dagelijkse uitgaven de optie Dagvergoeding.
Klik op Wijzigingen opslaan.
Als je de dagvergoedingsmodus uitschakelt, voegt het systeem geen nieuwe dagvergoedingen meer toe. Voor aanvragen die al zijn goedgekeurd, wordt de conceptuitgave nog wel aangemaakt.