Als Payhawk Beheerder kun je de instellingen voor de aanvragen van zakenreizen direct in Payhawk configureren.
Op basis van de gedefinieerde instellingen verzamelt de Travel AI Agent alle vereiste gegevens van je medewerkers, toont hij alle beschikbare opties (waarbij de opties die buiten het beleid vallen worden gemarkeerd) en activeert hij een goedkeuringsworkflow.
Instellingen configureren
Je kunt de algemene instellingen configureren voor de reisaanvragen van je medewerkers.
Zo configureer je de instellingen:
Ga naar instellingen > reizen > reizen > instellingen.
Onder naam voer je de naam van de reisaanvraag als vrije tekst in, bijvoorbeeld reis.
Onder beschrijving vermeld je de beschrijving van de reisaanvraag om medewerkers inzicht te geven in het verschil tussen verschillende typen reizen.
Klik op wijzigingen opslaan.
Veldinstellingen configureren
De veldinstellingen voor reisverzoeken zijn ingebouwd en kunnen worden bekeken via het tabblad Instellingen > Reizen > Reis > Velden onder Verzoekdetails. Ze bevatten de volgende informatie:
Omschrijving - De instellingen van het veld Omschrijving voor reisverzoeken kunnen niet worden gewijzigd. Het veld Omschrijving wordt altijd weergegeven in de reisverzoeken en medewerkers dienen een reden op te geven voor het indienen van het reisverzoek.
Reisgegevens - Het veld Reisgegevens wordt altijd weergegeven in de reisverzoeken. Hier kunt u het configureren als verplicht voor indiening en/of verplicht voor beoordeling. Geen van de andere instellingen zijn aanpasbaar. Het veld Reisgegevens wordt altijd weergegeven in reisverzoeken en medewerkers dienen de gewenste reisgegevens op te geven, zoals de vertrek- en aankomstdatums en de bestemming.
Betaalmethode - De instellingen van het veld Betaalmethode voor reisverzoeken kunnen niet worden gewijzigd. Medewerkers dienen informatie op te geven over welke Payhawk-kaart de Travel AI Agent moet gebruiken voor de boeking. Als de medewerker geen actieve Payhawk-kaart heeft, geeft de Travel AI Agent automatisch een nieuwe virtuele kaart uit die voor het specifieke reisverzoek wordt gebruikt.
Reisbeleid configureren
Payhawk stelt standaard een reisbeleid voor, dat je kunt aanpassen aan de vereisten van je bedrijf. Zodra u het gewenste reisbeleid heeft geconfigureerd, is dit van toepassing op uw hele bedrijf of groep van entiteiten.
Zo configureer je het reisbeleid:
Ga naar instellingen > reizen > reizen > beleid.
Onder beschrijving beleid voer je de gewenste details van het reisbeleid van je bedrijf in platte tekst in. Je kunt de volgende details opgeven:
Gewenste luchtvaartmaatschappijen, bijvoorbeeld KLM en British Airways.
Maximaal budget voor binnenlandse vluchten, bijvoorbeeld tot ā¬ 150, waarbij binnenlandse vluchten worden gedefinieerd als vluchten binnen hetzelfde land.
Maximaal budget voor internationale korte- of langeafstandsvluchten, bijvoorbeeld tot ā¬ 300 voor de korte en tot ā¬ 1000 lange vluchten.
Als de vlucht binnen dezelfde regio plaatsvindt en de totale vliegtijd over alle segmenten maximaal 7 uur bedraagt, wordt dit beschouwd als een korteafstandsvlucht. Een langeafstandsvlucht binnen dezelfde regio bedraagt meer dan 7 uur totale vliegtijd.
Als de vlucht tussen verschillende regio's plaatsvindt en de totale vliegtijd over alle segmenten maximaal 6 uur bedraagt, wordt dit beschouwd als een korteafstandsvlucht. Een langeafstandsvlucht tussen verschillende regio's bedraagt meer dan 6 uur totale vliegtijd.
Maximumtarief voor hotels, bijvoorbeeld tot ā¬ 200 per nacht.
Gewenste hotelcategorie, bijvoorbeeld alleen 3- of 4-sterrenhotels.
Landgebonden tarieven, bijvoorbeeld tot ā¬ 250 per nacht in Frankrijk of tot Ā£ 250 per nacht in het Verenigd Koninkrijk.
U kunt een reiskostenvergoeding configureren als onderdeel van uw reisbeleid. Een reisvergoeding verhoogt automatisch de kaartlimiet van de medewerker, zodat maaltijden en transportkosten tijdens de reis gedekt kunnen worden op basis van het reisbeleid. De instelling Vergoeding ondersteunt de volgende opties:
Uitgeschakeld - Er is geen vergoeding opgenomen in reisverzoeken.
Ingeschakeld met limiet - Een vergoeding wordt automatisch toegevoegd aan elk reisverzoek, tot het bedrag dat u in het beleid definieert.
Ingeschakeld zonder limiet - Een vergoeding wordt automatisch toegevoegd zonder maximumbedrag voor het reisverzoek. Wanneer ingeschakeld, wordt de vergoeding standaard toegepast op reisverzoeken op basis van de beleidsconfiguratie. Reizigers kunnen het vergoedingsbedrag in hun individuele verzoeken indien nodig aanpassen.
Klik op wijzigingen opslaan.
Workflows configureren
Je kunt goedkeuringsworkflows configureren voor de reisaanvragen van je medewerkers. Deze goedkeuringsworkflows zijn alleen beschikbaar voor Payhawk-gebruikers.
Zo configureer je workflows:
Ga naar instellingen > reizen > reizen > workflow.
Klik op workflow bewerken of op ga naar workflows en je wordt doorgestuurd naar het scherm instellingen > workflows om alle workflows voor reisaanvragen op Ć©Ć©n plek te bekijken en beheren.
Maak een goedkeuringsworkflow die past bij je vereisten door de stappen te volgen voor het definiƫren van aangepaste workflows en de volgende specifieke kenmerken te noteren die gelden voor reisaanvragen:
De stap Aanvragen is altijd aanwezig. Tijdens deze stap moet de Travel AI Agent de benodigde informatie verzamelen om alle aanvraagvelden in te vullen, een reisaanvraag te creƫren en in te dienen.
De stap beoordelen is optioneel. Je kunt binnen je bedrijf een aantal beoordelaars aanwijzen. Dit zijn meestal medewerkers of managers die wijzigingen in de vluchten en hotels kunnen aanbrengen. Deze stap activeert een verzoek tot beoordeling in de Agent - in het webportaal, de mobiele app en Slack.
Je kunt zelf bepalen wat de stap goedkeuren doet. Je kunt bijvoorbeeld de betreffende teammanager instellen als goedkeurder. Via deze stap activeer je een goedkeuringsverzoek in diens Payhawk-webportaal, de mobiele app en Slack. Hierdoor kan hij of zij de reisaanvraag goedkeuren in de Agent - in Slack, webportaal en mobiele app.
De stap betalen moet altijd aanwezig zijn. Zodra een aanvraag wordt goedgekeurd, vult de Travel AI Agent automatisch de kaartgegevens van de medewerker in en boekt hij de zakenreis.
De stap sluiten is standaard zichtbaar. Deze bevat vooraf gedefinieerde regels voor het automatisch sluiten van aanvragen als de optie 'automatisch sluiten' is geactiveerd en specificeert ook de standaardrollen die zijn geautoriseerd om aanvragen handmatig te sluiten.
Opmerkingen over workflows
Om rekening te houden met prijswijzigingen tijdens het beoordelings- en goedkeuringsproces hanteert het systeem een buffer van 10 % op reisaanvragen. Goedkeurders ontvangen herinneringen om tijdige goedkeuring te garanderen. Als een vertraging toch tot een prijsschommeling leidt, dekt de buffer het verschil op, zodat de medewerker de boeking kan afronden zonder dat een nieuwe goedkeuring nodig is.
Als de oorspronkelijk geselecteerde optie niet meer beschikbaar is op het moment dat de reisaanvraag wordt beoordeeld en goedgekeurd, vraagt de Travel AI Agent de medewerker om een nieuwe vlucht (zelfde data en bestemmingen), kamer of hotel (binnen een straal van 5 km) te kiezen. De Agent boekt de bevestigde keuze zonder dat een nieuwe goedkeuring vereist is.
Als een medewerker prijswijzigingen doorvoert in de reisaanvraag, zoals een kostenstijging, moeten deze wijzigingen opnieuw worden goedgekeurd.