Als Payhawk Beheerder kun je de instellingen voor de aanvragen van zakenreizen direct in Payhawk configureren.
Op basis van de gedefinieerde instellingen verzamelt de Travel AI Agent alle vereiste gegevens van je medewerkers, toont hij alle beschikbare opties (waarbij de opties die buiten het beleid vallen worden gemarkeerd) en activeert hij een goedkeuringsworkflow.
Veldinstellingen configureren
Je kunt alle gegevens die de Travel AI Agent moet verzamelen van je werknemers configureren, denk aan data en bestemmingen, voordat de goedkeuringsworkflow van start gaat.
Zo configureer je veldinstellingen:
Ga naar instellingen> aanvragen > reizen > velden.
Vul onder Details aanvraag de gegevens in voor elk van de getoonde velden:
Beschrijving - Van medewerkers wordt verwacht dat ze hun reisaanvraag motiveren.
Details van de reis - Medewerkers moeten de gewenste reisgegevens opgeven, bijvoorbeeld de datum van aankomst en vertrek en de bestemming.
Betaalmethode - Medewerkers moeten opgeven welke Payhawk-kaart de Travel AI Agent moet gebruiken voor de boeking. Als de medewerker geen actieve Payhawk-kaart heeft, zal de Travel AI Agent automatisch een nieuwe virtuele kaart uitgeven die gebruikt zal worden voor de specifieke reisaanvraag.
Activeer de Verplicht voor indiening knop om werknemers te verplichten de aanvraaggegevens in te vullen voordat ze een reisaanvraag indienen.
Let op dat de schakelaar verplicht voor beoordeling standaard is ingeschakeld.
Klik op opslaan.
Reisbeleid configureren
Payhawk stelt standaard een reisbeleid voor, dat je kunt aanpassen aan de vereisten van je bedrijf.
Zo configureer je het reisbeleid:
Ga naar instellingen> aanvragen > reizen > beleid.
Onder beschrijving beleid voer je de gewenste details van het reisbeleid van je bedrijf in platte tekst in. Je kunt de volgende details opgeven:
Gewenste luchtvaartmaatschappijen, bijvoorbeeld KLM en British Airways.
Maximaal budget voor binnenlandse vluchten, bijvoorbeeld tot € 150, waarbij binnenlandse vluchten worden gedefinieerd als vluchten binnen hetzelfde land.
Maximaal budget voor internationale korte- of langeafstandsvluchten, bijvoorbeeld tot € 300 voor de korte en tot € 1000 lange vluchten.
Als de vlucht binnen een bepaalde regio plaatsvindt en maximaal 7 uur duurt (heen en terug, inclusief tussenlandingen), dan wordt deze beschouwd als een korteafstandsvlucht. Een langeafstandsvlucht binnen een bepaalde regio duurt meer dan 7 uur.
Als de vlucht tussen verschillende regio's plaatsvindt en maximaal 6 uur duurt (heen en terug, inclusief tussenlandingen), dan wordt deze beschouwd als een korteafstandsvlucht. Een langeafstandsvlucht tussen verschillende regio's duurt meer dan 6 uur.
Maximumtarief voor hotels, bijvoorbeeld tot € 200 per nacht.
Gewenste hotelcategorie, bijvoorbeeld alleen 3- of 4-sterrenhotels.
Landgebonden tarieven, bijvoorbeeld tot € 250 per nacht in Frankrijk of tot £ 250 per nacht in het Verenigd Koninkrijk.
Klik op opslaan.
Het systeem hanteert een buffer van 10% voor reisaanvragen om rekening te houden met prijswijzigingen die zich voordoen terwijl de aanvraag nog wordt beoordeeld en goedgekeurd. Als de oorspronkelijke optie niet beschikbaar is, zal de Agent de werknemer vragen een nieuwe vlucht (dezelfde data en bestemmingen), kamer of hotel (binnen 5 km) te selecteren en de bevestigde keuze te boeken - je hoeft de nieuwe optie niet goed te keuren.
Workflows configureren
Je kunt goedkeuringsworkflows configureren voor de reisaanvragen van je medewerkers.
Zo configureer je workflows:
Ga naar instellingen> aanvragen > reizen > workflow.
Klik op workflow bewerken of op ga naar workflows en je wordt doorgestuurd naar het scherm instellingen > workflows om alle workflows voor reisaanvragen op één plek te bekijken en beheren.
Maak een goedkeuringsworkflow die past bij je vereisten door de stappen te volgen voor het definiëren van aangepaste workflows en de volgende specifieke kenmerken te noteren die gelden voor reisaanvragen:
De stap Aanvragen is altijd aanwezig. Tijdens deze stap moet de Travel AI Agent de benodigde informatie verzamelen om alle aanvraagvelden in te vullen, een reisaanvraag te creëren en in te dienen.
De stap beoordelen is optioneel. Je kunt binnen je bedrijf een aantal beoordelaars aanwijzen. Dit zijn meestal medewerkers of managers die wijzigingen in de vluchten en hotels kunnen aanbrengen. Deze stap activeert een verzoek tot beoordeling in de Agent - in het webportaal, de mobiele app en Slack.
Je kunt zelf bepalen wat de stap goedkeuren doet. Je kunt bijvoorbeeld de betreffende teammanager instellen als goedkeurder. Via deze stap activeer je een goedkeuringsverzoek in diens Payhawk-webportaal, de mobiele app en Slack. Hierdoor kan hij of zij de reisaanvraag goedkeuren in de Agent - in Slack, webportaal en mobiele app.
De stap onkostendeclaratie aanmaken is optioneel. Je kunt de reisaanvraag zo configureren dat er een onkostennota in het systeem wordt gegenereerd. Als de reisaanvraag afwijkt van de instellingen voor onkostendeclaraties, als de betaalmethode of de informatie in de aangepaste velden niet overeenkomt, laat het systeem een waarschuwingsbericht zien.
De stap betalen moet altijd aanwezig zijn. Zodra een aanvraag wordt goedgekeurd, vult de Travel AI Agent automatisch de kaartgegevens van de medewerker in en boekt hij de zakenreis.
De stap sluiten is standaard zichtbaar. Deze bevat vooraf gedefinieerde regels voor het automatisch sluiten van aanvragen als de optie 'automatisch sluiten' is geactiveerd en specificeert ook de standaardrollen die zijn geautoriseerd om aanvragen handmatig te sluiten.