Reisbeleid configureren

Als Payhawk-beheerder kun je in de Payhawk-webportal het reisbeleid en de goedkeuringsworkflows voor reisaanvragen instellen.

In het reisbeleid leg je vast aan welke regels medewerkers zich moeten houden bij het indienen van reisaanvragen, zoals budgetlimieten, toegestane boekingsopties en het markeren van aanvragen die buiten het beleid vallen. In goedkeuringsworkflows leg je vast wat er daarna gebeurt: welke stappen worden doorlopen, wie de goedkeurders zijn en onder welke voorwaarden elke aanvraag wordt beoordeeld en goedgekeurd.

Op basis van deze instellingen verzamelt de Travel AI Agent de benodigde gegevens bij medewerkers, toont beschikbare opties (waarbij keuzes die buiten het beleid vallen worden gemarkeerd) en start de goedkeuringsworkflow.

Ondersteund reisbeleid

Payhawk stelt standaard een reisbeleid voor, dat je kunt aanpassen aan de behoeften van je bedrijf. Zodra je het gewenste reisbeleid hebt ingesteld, geldt dit voor je hele bedrijf of je hele groep entiteiten.

Als je bedrijf via Payhawk hoteltarieven heeft afgesproken, sluiten die volledig aan op je reisbeleid. De afgesproken tarieven worden automatisch toegepast wanneer er naar hotels wordt gezocht. Medewerkers hoeven zelf niets te doen en ook geen codes in te voeren. Beleidsregels, zoals budgetlimieten en goedkeuringsvereisten, blijven gewoon van toepassing, ongeacht of een medewerker een afgesproken of openbaar tarief kiest.

Vluchten

Je kunt de volgende vluchtgegevens vastleggen in je reisbeleid:

Luchtvaartmaatschappijen waarmee medewerkers mogen vliegen, zoals Lufthansa en British Airways.
Maximumbudget voor binnenlandse vluchten, bijvoorbeeld € 150. Onder binnenlandse vluchten vallen vluchten binnen hetzelfde land.
Maximaal budget voor internationale korte- of langeafstandsvluchten, bijvoorbeeld tot € 300 voor de korte en tot € 1000 lange vluchten.
- Als de vlucht binnen een bepaalde regio plaatsvindt en de totale vliegtijd van alle trajecten samen maximaal 7 uur is, dan wordt deze beschouwd als een korteafstandsvlucht. Een langeafstandsvlucht binnen een bepaalde regio heeft een totale vliegtijd van meer dan 7 uur.
- Als de vlucht tussen verschillende regio's plaatsvindt en de totale vliegtijd van alle trajecten samen maximaal 6 uur is, dan wordt deze beschouwd als een korteafstandsvlucht. Een langeafstandsvlucht tussen verschillende regio's heeft een totale vliegtijd van meer dan 6 uur.

Hotels

Je kunt de volgende hotelgegevens vastleggen in je reisbeleid:

Maximumtarief voor hotels, bijvoorbeeld tot € 200 per nacht.
Gewenste hotelcategorie, bijvoorbeeld alleen 3- of 4-sterrenhotels.
Landgebonden tarieven, bijvoorbeeld tot € 250 per nacht in Frankrijk of tot £ 250 per nacht in het Verenigd Koninkrijk.

Dagelijkse uitgaven

De dagelijkse uitgaven omvatten de gewone kosten tijdens een reis, zoals maaltijden en lokaal vervoer, naast het budget voor vluchten en hotels. Voor elk type reis kun je de dagelijkse uitgaven op een van de volgende drie manieren instellen:

Geen. Medewerkers kunnen voor de reis geen vergoeding voor dagelijkse uitgaven aanvragen.
Kaartbudget. Payhawk zet een geldbedrag op de kaart van de reiziger, dat samen met de reis wordt goedgekeurd.
Dagvergoeding. Payhawk hanteert de dagtarieven uit je dagvergoedingsregeling en vergoedt de reiziger na afloop van de reis.

Kaartbudget is een budget dat beschikbaar wordt gesteld op de betaalkaart. Zodra de reisaanvraag is goedgekeurd, wordt de kaartlimiet verhoogd met het budget per dag vermenigvuldigd met het aantal reisdagen. Bij een budget van € 50 voor een reis van 4 dagen wordt de kaartlimiet bijvoorbeeld met € 200 verhoogd. De reiziger kan dit budget vanaf de goedkeuring tot en met de laatste dag van de reis uitgeven. Na afloop van de reis verwijdert Payhawk het niet-bestede bedrag. Je kunt een maximumbedrag instellen, eventueel met aparte limieten per land, of geen limiet hanteren. Reizigers kunnen het bedrag in hun eigen reisaanvraag aanpassen.

Een dagvergoeding is een onkostenvergoeding en geen kaartbudget. Payhawk berekent het bedrag van de dagvergoeding op basis van de reisdata en bestemmingen en de tarieven in je dagvergoedingsbeleid. Na de reis wordt dit bedrag aan de reiziger vergoed. Voor dagvergoedingen moet er een actief dagvergoedingsbeleid zijn ingesteld via Instellingen > Onkostentypen > Dagvergoeding. Zie voor meer informatie de artikelen over automatische dagvergoedingen voor reizen en het onkostentype Dagvergoeding instellen.

Als dagvergoedingen zijn ingeschakeld en je een geldige dagvergoedingsregeling hebt, stelt je reisbeleid de dagelijkse uitgaven standaard in op dagvergoeding, zodat er voor je reizen automatisch dagvergoedingen worden aangemaakt. Elk beleid dat je al hebt ingesteld op een vast kaartbudget of waarvoor je de dagelijkse uitgaven hebt uitgeschakeld, behoudt je instellingen.