In het Payhawk Web Portal kunt u de algemene instellingen voor de reisaanvragen van uw medewerkers configureren, inclusief de naam en beschrijving van de aanvraag. De velden van de reisaanvraag zijn vooraf ingesteld. U kunt deze bekijken en bepaalde opties aanpassen, zoals velden verplicht stellen voor indiening of beoordeling.
De reisaanvraag configureren
Je kunt de algemene instellingen configureren voor de reisaanvragen van je medewerkers.
Zo configureer je de instellingen:
Ga naar instellingen > reizen > reizen > instellingen.
Onder naam voer je de naam van de reisaanvraag als vrije tekst in, bijvoorbeeld reis.
Onder beschrijving vermeld je de beschrijving van de reisaanvraag om medewerkers inzicht te geven in het verschil tussen verschillende typen reizen.
Klik op wijzigingen opslaan.
De velden van de reisaanvraag configureren
De veldinstellingen voor reisverzoeken zijn ingebouwd en kunnen worden bekeken via het tabblad Instellingen > Reizen > Reis > Velden onder Verzoekdetails. Ze bevatten de volgende informatie:
Omschrijving - De instellingen van het veld Omschrijving voor reisverzoeken kunnen niet worden gewijzigd. Het veld Omschrijving wordt altijd weergegeven in de reisverzoeken en medewerkers dienen een reden op te geven voor het indienen van het reisverzoek.
Reisgegevens - Het veld Reisgegevens wordt altijd weergegeven in de reisverzoeken. Hier kunt u het configureren als verplicht voor indiening en/of verplicht voor beoordeling. Geen van de andere instellingen zijn aanpasbaar. Het veld Reisgegevens wordt altijd weergegeven in reisverzoeken en medewerkers dienen de gewenste reisgegevens op te geven, zoals de vertrek- en aankomstdatums en de bestemming.
Betaalmethode - De instellingen van het veld Betaalmethode voor reisverzoeken kunnen niet worden gewijzigd. Medewerkers dienen informatie op te geven over welke Payhawk-kaart de Travel AI Agent moet gebruiken voor de boeking. Als de medewerker geen actieve Payhawk-kaart heeft, geeft de Travel AI Agent automatisch een nieuwe virtuele kaart uit die voor het specifieke reisverzoek wordt gebruikt.