In het Payhawk Web Portal kun je de algemene instellingen voor de reisaanvragen van je medewerkers configureren, inclusief de naam en beschrijving van de aanvraag. De velden van de reisaanvraag zijn vooraf ingesteld. Je kunt deze bekijken en bepaalde opties aanpassen, zoals kiezen vanaf welke stap een veld verplicht is.
Je kunt meerdere reistypen aanmaken en deze instellingen voor elk reistype afzonderlijk configureren.
De reisaanvraag configureren
Je kunt de algemene instellingen configureren voor de reisaanvragen van je medewerkers.
Zo configureer je de instellingen:
Ga naar instellingen > reizen.
Open het gewenste reistype door erop te klikken.
Ga naar het tabblad instellingen.
Zet de schakelaar [Type] inschakelen aan zodat medewerkers reisaanvragen van dit type kunnen indienen. Zet hem uit om nieuwe aanvragen van dit type te stoppen.
Onder naam voer je de naam van de reisaanvraag als vrije tekst in, bijvoorbeeld reis.
Onder beschrijving vermeld je de beschrijving van de reisaanvraag om medewerkers inzicht te geven in het verschil tussen verschillende typen reizen.
Onder zichtbaarheid selecteer je in het vervolgkeuzemenu wie reisaanvragen van dit type kan aanmaken. Houd er rekening mee dat Payhawk-beheerders en Payhawk-boekhouders altijd elk reistype kunnen gebruiken.
Klik op wijzigingen opslaan.
De velden van de reisaanvraag configureren
De veldinstellingen voor reisverzoeken zijn ingebouwd en kunnen worden bekeken via het tabblad Instellingen > Reizen > [Type] > Velden onder Verzoekdetails. Ze bevatten de volgende informatie:
Omschrijving - De instellingen van het veld Omschrijving voor reisverzoeken kunnen niet worden gewijzigd. Het veld Omschrijving wordt altijd weergegeven in de reisverzoeken en medewerkers dienen een reden op te geven voor het indienen van het reisverzoek.
Reisgegevens - Het veld Reisgegevens wordt altijd weergegeven in de reisverzoeken. Onder Vereist kun je kiezen vanaf welke stap het verplicht is: Optioneel, Indienen (verplicht voordat het reisverzoek wordt ingediend en bij de beoordeling) of Beoordelen (verplicht voordat de beoordeling is afgerond). Geen van de andere instellingen zijn aanpasbaar. Het veld Reisgegevens wordt altijd weergegeven in reisverzoeken en medewerkers dienen de gewenste reisgegevens op te geven, zoals de vertrek- en aankomstdatums en de bestemming.
Betaalmethode - Medewerkers dienen informatie op te geven over welke Payhawk-kaart de Travel AI Agent moet gebruiken voor de boeking. Als de medewerker geen actieve Payhawk-kaart heeft, geeft de Travel AI Agent automatisch een nieuwe virtuele kaart uit die voor het specifieke reisverzoek wordt gebruikt. Bij een groepsreis boekt elke reiziger met zijn of haar eigen standaard Payhawk-kaart. Heeft een reiziger geen actieve kaart, dan geeft de Agent voor die reis een nieuwe virtuele kaart uit en sluit deze zodra de reis is afgelopen.
Nuttige bronnen