Payhawk ondersteunt directe integratie met Oracle NetSuite, zodat je je uitgaven moeiteloos kunt exporteren en synchroniseren tussen de twee systemen.
Ga voor meer informatie naar het artikel over geëxporteerde gegevens tussen Oracle NetSuite en Payhawk.
Voordat je begint
Om de twee systemen te koppelen, moet de gebruiker die de koppeling instelt beheerdersrechten hebben voor zowel Oracle NetSuite als Payhawk, of een aangepaste rol die speciaal is bedoeld voor de Payhawk-integratie.
Eerste interactie tussen Payhawk en Oracle NetSuite
Door verbinding te maken met je Oracle NetSuite-dochteronderneming, geef je Payhawk toestemming om het volgende te doen:
Synchroniseer je Chart of accounts (rekeningschema), VAT Rates (btw-tarieven), Classifications (classificaties) en Departments (afdelingen).
Maak een bankrekening aan in Oracle NetSuite voor elk van je actieve valuta's.
Maak een Payhawk algemeen- en een kosten-rekening aan.
Synchroniseer je Payhawk- en Oracle NetSuite-saldi vanaf een specifiek tijdstip.
Uitgaven en betalingen automatisch in realtime doorvoeren.
Verbinding maken met Oracle NetSuite
Volg de stappen om je Payhawk-account te verbinden met Oracle NetSuite:
Ga naar dashboard > instellingen > integraties.
Zoek onder beschikbare integraties naar Oracle NetSuite en klik op verbinden.
Klik in het volgende scherm op doorgaan.
Voordat je de verbinding tussen Payhawk en Oracle NetSuite tot stand kunt brengen, moet je de Payhawk SuiteApp installeren en de token-gebaseerde authenticatie inschakelen in je NetSuite-omgeving.
Op het scherm Install the Payhawk SuiteApp for NetSuite lees je de instructies en klik je op Continue.
Nadat je Payhawk toegang hebt gegeven tot Oracle NetSuite, selecteer je de dochteronderneming waarmee je verbinding wilt maken.
In het venster Map accounts configureer je de instellingen voor Accounts payable, Expense categorization, Tax rates setup, Debit bank accounts mapping, Synchronisatie masterdata en Payhawk specific accounts. Klik op doorgaan.
Houd er rekening mee dat Payhawk een Payhawk algemeen-rekening aanmaakt. Deze wordt gebruikt als de rekeningen niet afgestemd kunnen worden.
Het Payhawk systeem haalt automatisch de NetSuite gegevens op. Nadat de gegevensverwerking is voltooid, klik je op gereed.
Exports van onkostendeclaraties instellen
Om de exportfunctie voor onkostendeclaraties te kunnen gebruiken, moet een Payhawk-beheerder de functie configureren in de integratie-instellingen:.
Ga in de Payhawk Web Portal naar Instellingen > Integraties en selecteer de Oracle NetSuite-integratie.
Klik op Configuratie bewerken.
Kies onder de instellingen voor het exporteren van onkostendeclaraties het gewenste exportformaat (individueel of samengevoegd) en het recordtype (leveranciersfactuur, journaalpost of onkostendeclaratie).
Selecteer een vereffeningsgrootboekrekening.
Klik op Wijzigingen opslaan.
De vereffeningsgrootboekrekening is vereist voor geaggregeerde export waarbij een onkostendeclaratie onkosten en betalingen in verschillende valuta bevat. In een geaggregeerde export kunnen meerdere onkosten en de bijbehorende betalingen elk in een andere valuta zijn. Oracle NetSuite staat niet toe dat transacties in verschillende valuta's rechtstreeks aan elkaar worden gekoppeld.
De vereffeningsrekening lost dit op door als tussenpersoon te fungeren - Payhawk boekt zowel de onkosten als de betalingen tegen de vereffeningsrekening en genereert journaalposten om ze met elkaar in overeenstemming te brengen. Op deze manier wordt elke uitgave gekoppeld aan de betaling via de vereffeningsrekening, zelfs als de oorspronkelijke valuta's niet overeenkomen.
Opmerkingen bij de configuratie
De integratie-instellingen van de vorige keer dat Payhawk en je boekhoudsysteem verbonden waren, worden de eerstvolgende keer dat je verbinding maakt automatisch opnieuw toegepast.
Je kunt de huidige integratie-instellingen bewerken zonder de verbinding met je boekhoudsysteem te verbreken. Ga in Payhawk naar instellingen > integraties, klik op het optiemenu (drie stippen) van het gewenste ERP-systeem en selecteer configuratie bewerken.