Skills en playbooks die de Financial Controller AI Agent ondersteunt

De ingebouwde mogelijkheden van de Financial Controller AI Agent van Payhawk worden aangeboden als skills en playbooks, die je via AI-chat kunt uitvoeren.

Een skill is een afzonderlijke taak die van begin tot eind wordt uitgevoerd, zoals iets opzoeken, een uitgave indienen of coderen, of een export uitvoeren.

Een playbook is als een recept. Het koppelt verschillende skills tot een volledige workflow die uiteindelijk een bepaald doel bereikt, zoals de maand afsluiten of een reeks uitgaven beoordelen.

Naast de skills en playbooks die Payhawk beschikbaar stelt, kun je ook zelf playbooks maken en die afstemmen op de werkwijze van je organisatie.

Skills

In de volgende tabel staan de skills die de Financial Controller AI Agent ondersteunt, gegroepeerd per categorie.

Een paar skills, zoals het zoeken naar een persoon of vragen hoe Payhawk werkt, worden door alle agents gedeeld en kunnen ook door de Financial Controller AI Agent worden uitgevoerd.

Skill	Functie
Uitgaven en bonnetjes
Een uitgave indienen	Indienen via chat begeleiden: de agent controleert de verplichte velden, vult de categorie, leverancier en aangepaste velden in en dient de uitgave in.
Bonnetjes uploaden en koppelen	Meerdere bonnen in één bericht verwerken en ze koppelen aan de juiste uitgaven.
Openstaande indieningen weergeven	Aangeven welke uitgaven je nog moet indienen.
Details van uitgaven en gereedheid voor export	Alle details van één uitgave presenteren: regelitems, goedkeuringsketen en factoren die het indienen of exporteren blokkeren.
Een factuur ophalen bij een leverancier	Inloggen op het leveranciersportaal, de factuur vinden op basis van bedrag en datum en deze toevoegen en coderen.
Een onkostendeclaratie indienen	Je eigen reis- of periodeoverzicht ter goedkeuring indienen. De agent bekijkt eerst het voorbeeld en bevestigt daarna.
Een uitgave maken op basis van een bonnetje	Een uitgave aanmaken voor onkostenvergoeding of een uitgave voor een rekening wanneer een bonnetje nergens mee overeenkomt.
Uitgaven zoeken met filters	Zoeken op eigenaar, kaart, leverancier, team, categorie, workflowstap, exportstatus of vervaldatum.
Een uitgave terugzetten naar de conceptstatus	Een ingediende uitgave terugzetten als concept.
Bijgevoegde documenten bekijken	De bonnetjes en facturen bij een uitgave direct in het overzicht laten zien.
E-mailadres voor facturen	Het adres tonen waar leveranciers facturen naartoe kunnen sturen.
Onkostendeclaraties weergeven	Reis- en periodeoverzichten presenteren met hun type, status, periode en totaalbedrag.
Een onkostendeclaratie bekijken	Eén overzicht presenteren: type, status, periode, totaalbedrag en aantal items.
Betalingen van uitgaven	Aangeven wanneer een uitgave is betaald of vergoed en tegen welk tarief.
Beoordelen, coderen en afsluiten
Uitgaven weergeven die nog beoordeeld moeten worden	Je beoordelingswachtrij tonen zoals die er nu uitziet.
Een beoordeling voltooien of terugsturen	Een beoordeling voltooien of deze met een reden terugsturen naar de medewerker.
Opnieuw in bulk coderen	Alles opnieuw coderen dat voldoet aan een regel die je opgeeft (categorie, belasting of aangepast veld).
Blokkades voor afsluiting	Aangeven waarvoor nog een code of document moet worden toegevoegd voordat de periode kan worden afgesloten.
Eigenaren herinneren aan hun uitgaven	De agent plaatst één opmerking waarin de eigenaren worden getagd, bij maximaal 25 uitgaven tegelijk. Bekijk eerst het voorbeeld en bevestig daarna.
Categorieën, belastingtarieven en velden opzoeken	De referentiegegevens achter de codering weergeven: categorieën, belastingtarieven, aangepaste velden en rekeningcodes.
Goedkeuringen en aandachtspunten
Openstaande goedkeuringen weergeven	Aangeven wat op jouw goedkeuring wacht en om hoeveel het gaat.
Een uitgave goedkeuren, afwijzen of terugsturen	Een goedkeuringsverzoek voor één uitgave verwerken.
In bulk goedkeuren op basis van criteria	Na bevestiging alles goedkeuren dat voldoet aan een regel die je opgeeft.
Een onkostendeclaratie goedkeuren of terugsturen	Een ingediende declaratie in jouw stap goedkeuren of deze terugsturen. Bij terugsturen moet je een reden opgeven.
Budgetten
Budget versus werkelijke cijfers	Budget tegenover werkelijke en vastgelegde bedragen plaatsen, uitgesplitst naar elke gewenste dimensie.
Boekhouding en exports
Een boekhoudingsexport uitvoeren	Eén exportsjabloon voor een periode in de wachtrij zetten. De agent bekijkt eerst het voorbeeld en bevestigt daarna.
Mislukte exports	Uitgaven tonen waarvan de laatste export is mislukt, inclusief de foutmelding van het boekhoudsysteem.
Niet-geëxporteerde items	Aangeven wat voor de periode nog niet in het boekhoudsysteem terecht is gekomen.
Exportgeschiedenis	Weergeven wat wanneer is geëxporteerd en alle pogingen voor één uitgave.
Exportsjablonen	De geconfigureerde exportsjablonen tonen: naam, indeling en doelsysteem.
Geld, fondsen en valuta
Aankomende betalingen	Verschuldigde leveranciersrekeningen en betalingen tonen die de komende dagen zijn gepland.
Instellingen en configuratie
Herinneringsinstellingen weergeven	Het actieve herinneringsschema weergeven.
Het herinneringsschema aanpassen	Een schema opstellen in gewoon taalgebruik: uur, weekdag, dagen na de gebeurtenis, respijtperiode en afwijkingen rond het einde van de maand.
De uitsluitingslijst voor herinneringen beheren	Stoppen met het sturen van herinneringen aan iemand en weergeven wie is uitgesloten.
In elk gesprek
Audit trail	Weergeven wie wat heeft gedaan met een uitgave, kaart of verzoek, of de accountgeschiedenis tonen over een periode.
Een opmerkingenreeks lezen	De opmerkingen lezen bij een uitgave, inclusief wie elke opmerking heeft geschreven.
Hoe werkt Payhawk?	Uitleggen hoe Payhawk werkt en wat hier is ingeschakeld, met bronvermelding.

Playbooks

In de volgende tabel staan de playbooks die de Financial Controller AI Agent ondersteunt, gegroepeerd per categorie.

Playbook	Functie
Beoordelen, coderen & afsluiten
De maandafsluiting uitvoeren	Acht stappen en vijf controlemomenten: coderen, belasting afrekenen, documenten opvolgen, goedkeuringen afronden, beoordelen, exporteren en afwijzingen oppakken.
Openstaande uitgaven beoordelen	Batches van begin tot eind beoordelen: codering en documentcontroles, met goedkeuring en formele aftekening gescheiden.
Inconsistente codering corrigeren	De agent vindt inconsistente codering, bepaalt de oorzaak, stelt na bevestiging standaardinstellingen per leverancier in en hercodeert de uitzonderingen.
Goedkeuringen en aandachtspunten
Goedkeuringen prioriteren	Een gerangschikte goedkeuringswachtrij maken voor al je entiteiten, waarop je actie onderneemt in het gesprek.
Budgetten
Budgetoverschrijdingen voorspellen	Aangeven welke budgetten dreigen te worden overschreden en wat daarvan de oorzaak is.
Inzicht in uitgaven en rapportage
Een uitgavenrapport opstellen	Een schriftelijk rapport presenteren met de cijfers, een vergelijking met een andere periode en grafieken.
Ongebruikelijke uitgaven beoordelen	De agent brengt ongebruikelijke uitgaven en de oorzaken ervan aan het licht, onderzoekt de posten en bevraagt de verantwoordelijken.
Het financiële proces meten	De tijd vermelden die elk team nodig heeft om in te dienen, goed te keuren en te beoordelen, en aangeven wat er nu vastloopt.
Uitgaven van alle entiteiten consolideren	Een geconsolideerd overzicht geven van uitgaven, saldo's en aandachtspunten voor alle entiteiten.
Vergelijken met vergelijkbare bedrijven	Je uitgavenmix, proces en kaartprogramma presenteren vergeleken met vergelijkbare organisaties, en aangeven welke entiteiten achterblijven.