Standaard stuurt de Financial Controller AI Agent tijdens werkdagen gebundelde herinneringen naar medewerkers voor het indienen en goedkeuren van onkosten. In plaats van je over elke onkost afzonderlijk te informeren, groepeert de Agent alle openstaande items in één verzamelherinnering op het geplande tijdstip, zodat je een duidelijk overzicht krijgt van alles wat je aandacht vereist. Een herinnering die op een niet-werkdag zou vallen (weekend of feestdag in het land waar de bedrijfsentiteit is gevestigd) verschuift naar het eerstvolgende beschikbare moment.
Elke herinnering bevat ook een korte, door AI gegenereerde samenvatting van elk openstaand item (wat de uitgave is en wat er nog ontbreekt), zodat medewerkers actie kunnen ondernemen zonder elk item te openen.
Standaardfrequentie
De Financial Controller AI Agent volgt een vastgesteld herinneringsschema dat bepaalt hoe vaak medewerkers verzamelherinneringen ontvangen. Standaard past de AI Agent de herinneringsfrequentie aan op basis van de urgentie van de openstaande onkosten:
Gedurende de maand worden herinneringen op regelmatige intervallen verstuurd, waarbij de AI Agent alle openstaande items in elke melding groepeert.
Wanneer het einde van de maand nadert, neemt de herinneringsfrequentie toe om ervoor te zorgen dat alle onkosten op tijd worden ingediend en goedgekeurd.
Na het einde van de maand worden nog enkele dagen opvolgherinneringen verstuurd voor eventueel resterende onopgeloste items.
De AI Agent past ook zijn toon en vasthoudendheid gedurende de maand aan en wordt directer naarmate de deadlines naderen.
Type herinnering | Wat is inbegrepen | Scheme herinneringen (lokale tijd) | Opmerkingen |
Kaartbetalingen die moeten worden ingediend | Alle kaartuitgaven met ontbrekende documenten of in afwachting van indiening. Voorbeelden:
| 10.00 uur:
| Kaart gebruikt bij het verkooppunt (POS). Kaart gebruikt bij het verkooppunt (POS). Elke herinnering toont alle onkosten die momenteel op jouw actie wachten, zodat je ze in één keer kunt bekijken en indienen. |
Online kaartbetalingen die moeten worden ingediend | Alle kaartuitgaven met ontbrekende documenten of in afwachting van indiening. Voorbeelden:
| 10.00 uur:
| Coulanter door ontvangstbewijzen die in inboxen of apps van leveranciers zitten. Coulanter door ontvangstbewijzen die in inboxen of apps van leveranciers zitten. Elke herinnering toont alle onkosten die momenteel op jouw actie wachten, zodat je ze in één keer kunt bekijken en indienen. |
Onkosten die moeten worden goedgekeurd | Alle ingediende onkosten die wachten op jouw goedkeuring. | 16.00 uur:
| Elke herinnering toont alle openstaande goedkeuringsverzoeken, zodat je ze kunt bekijken en in bulk kunt goedkeuren. |
Eind van de maand | Alle lopende aanvragen en goedkeuringen. | 11.00 uur:
| Zorgt voor een tijdige rapportage aan het einde van de maand. |
Aangepaste frequentie
Je kunt ook je eigen herinneringsschema instellen door te communiceren met de AI Agent via het communicatiekanaal of in het Payhawk-webportaal zoals hieronder beschreven:
Ga in het Payhawk-webportaal naar instellingen > AI Office > Financial Controller Agent > instellen.
Schakel de optie standaardfrequentie uit.
Klik op de link aanpassen. Dit brengt je naar een gesprek met de Financial Controller AI Agent in het Payhawk-webportaal.
Vertel de agent hoe vaak je wilt dat hij herinneringen naar je medewerkers stuurt.
Om terug te keren naar de standaardherinneringsfrequentie, vraag je het rechtstreeks aan de AI Agent.
Wanneer een medewerker het automatisch ophalen van online bonnen en facturen heeft geactiveerd en zich heeft geauthenticeerd bij het portaal van de leverancier, probeert de Financial Controller AI Agent eerst de bon automatisch op te halen voordat er een herinnering wordt gestuurd om deze handmatig te uploaden. Zie voor meer informatie het artikel over het gebruik van de Financial Controller AI Agent voor het automatisch ophalen van online bonnen en facturen.