De Agent Fetch-functionaliteit van de Financial Controller AI Agent kan automatisch bonnen en facturen ophalen van websites van leveranciers, zoals Uber, Mailjet en LinkedIn, deze matchen met de bijbehorende kaartuitgaven en uploaden naar het systeem zodra de online functionaliteit voor het ophalen van bonnen en facturen is geactiveerd.
De Agent codeert ook automatisch en wijst de juiste grootboekcodes, belastingtarieven en onkostencategorieƫn toe op basis van het boekhoudbeleid van je bedrijf. Zo wordt elk document nauwkeurig verwerkt. Je hoeft hier zelf niet naar om te kijken.
Het online ophalen van bonnetjes en facturen kan op dit moment alleen maar in het Payhawk-webportaal.
Hoe Agent Fetch werkt
Wanneer een kaartuitgave wordt geregistreerd en er een bon of factuur ontbreekt, probeert de Agent deze automatisch op te halen van de website van de leverancier als onderdeel van het herinneringsschema, voordat u wordt gevraagd deze handmatig te uploaden. De Agent matcht het document op basis van bedrag en datum, voegt het toe aan de uitgave en stuurt u een melding zodra dit is gedaan. Het volledige proces verloopt automatisch, tenzij de Agent uw invoer nodig heeft.
U hoeft alleen in te grijpen in de volgende gevallen:
Eerste aanmelding of verlopen sessie - Als de Agent nog geen toegang heeft gehad tot een bepaalde leverancier, of als een eerdere sessie is verlopen, stuurt hij u een beveiligde aanmeldlink om u te verifiĆ«ren. Na het aanmelden slaat de Agent de sessie veilig op en verwerkt hij automatisch alle toekomstige ophaalacties van die leverancier ā er is geen actie van u vereist totdat de sessie verloopt. De duur van de sessie wordt bepaald door de instellingen van de leveranciersportal en is doorgaans geconfigureerd voor een vaste periode.
CAPTCHA-verificatie - Als de website van de leverancier een verificatiestap vereist, pauzeert de Agent en ontvangt u een melding om deze te voltooien. Zodra dit is gedaan, hervat de Agent het proces automatisch.
Vereisten voor toegang tot leveranciers
De Financial Controller AI Agent kan bonnetjes en facturen alleen ophalen als de leverancier ze in je online account bewaart. Als een bon of factuur uitsluitend in de app van de leverancier staat of anderszins niet via je account toegankelijk is, moet je deze handmatig uploaden.
Als je als gast een aankoop hebt gedaan (zonder een account te hebben geregistreerd), zal de Agent je toch vragen om in te loggen. Je kunt dan ofwel een account registreren dat aan je aankoop is gekoppeld, of de bon of factuur handmatig uploaden.
Bonnen en facturen aan onkosten koppelen
De Financial Controller AI Agent identificeert de juiste bon of factuur door het bedrag en de datum van de gemaakte onkosten te vergelijken met je gegevens op het leveranciersportaal. Als er meerdere documenten in je account staan, gebruikt de Agent deze om de best passende match te kiezen.
Als de Agent de bon of factuur niet kan ophalen, ontvang je daarover een melding in de chat en wordt je gevraagd het document handmatig te uploaden.
Online bonnetjes en facturen ophalen
Voordat u de Agent Fetch-functionaliteit gaat gebruiken:
U moet eerst de Agent Fetch-functionaliteit activeren in Payhawk Labs.
U moet de eigenaar zijn van de uitgave die u via de chat wilt ophalen.
Er zijn twee manieren om online ophalen voor een leverancier te activeren:
Via de chat - Open een gesprek met de Financial Controller AI Agent in het Payhawk-webportaal en vraag om online ophalen te activeren. Zodra dit is geactiveerd, vereenvoudigt de Agent het proces van het verzamelen, matchen en uploaden van bonnen en facturen en bespaart u handmatig werk.
Via een uitgave - Wanneer u een uitgave bekijkt waarbij een bon of factuur ontbreekt, ziet u de knop Agent autoriseren in het uploadgedeelte voor documenten. Klik hierop om de Agent te verbinden met die leverancier ā hij zoekt automatisch de bijbehorende facturen op en voegt deze toe, zowel van het verleden als in de toekomst.
