De Financial Controller AI Agent is een slimme tool die medewerkers er namens financiƫle afdelingen automatisch herinnert om ontbrekende onkostendocumenten in te dienen of lopende goedkeuringen te voltooien via communicatiekanalen zoals Slack (MS Teams binnenkort beschikbaar).
Via de integratie met communicatiekanalen als Slack stuurt de AI Agent medewerkers op bepaalde momenten (bijvoorbeeld aan het einde van de maand) meldingen of herinneringen. Deze kan worden geactiveerd voor individuele entiteiten of meerdere entiteiten binnen een groep.
Voor meer gemak kun je ook de slimme onkostendeclaratie inschakelen en automatisch declaraties genereren voor de onkosten van je bedrijf.
Als je niet precies weet wat de Financial Controller AI Agent voor je kan doen, kun je het hem rechtstreeks vragen.
Veelvoorkomende uitdagingen bij onkostenbeheer
Financiƫle afdelingen verliezen veel tijd door ontvangstbevestigingen te sturen, goedkeuringen die niet op tijd worden ingediend en toezicht op naleving. Daardoor loopt de maandafsluiting vaak vertraging op. De Financial Controller AI Agent van Payhawk pakt deze problemen aan door onkosten bij te houden, het verzamelen van bonnetjes en goedkeuringsworkflows te automatiseren, waardoor de er aan het einde van de maand minder tijd verloren gaat aan handmatig natrekken van onderdelen uit het declaratieproces.
De belangrijkste functies
De Financial Controller AI Agent kan je processen stroomlijnen en in verschillende situaties efficiƫnter werken.
Functionaliteit | Mogelijkheid |
Automatisch meldingen sturen | De Financial Controller AI Agent:
|
Medewerkers achterna zitten in een extra communicatiekanaal | Door Payhawk te koppelen aan Slack kunnen alle gebruikers Slack op een nieuwe manier gebruiken. Vanuit Slack kunnen ze met Payhawk communiceren en hun werk direct in dat kanaal doen. Meer informatie vind je in de Medewerkershandleiding over het activeren van de koppeling met Slack. |
Verbeteringen goedkeuringsproces |
|
Onkosten indienen waar je werkt |
|
Slimme assistentie | Hoewel de Financial Controller AI Agent dagelijkse "howāto"ā en algemene vragen niet direct kan beantwoorden, verwijst hij je door naar de Payments AI Agent. De Payments AI Agent zal je vervolgens rechtstreeks antwoorden met informatie uit de Payhawk Helpdesk. Als je een actie vraagt die onder een andere Payhawk AI Agent valt, laat de Financial Controller AI Agent je weten welke agent kan helpen. Die agent stuurt je vervolgens een bericht zodat je de taak kunt afronden. Bijvoorbeeld, als je de Financial Controller AI Agent vraagt om een reis naar Wenen te boeken, legt hij uit dat de Travel AI Agent verantwoordelijk is voor boekingen. De Travel AI Agent stuurt je daarna een bericht om het gesprek voort te zetten en te helpen met de boeking. |
Hoe de Financial Controller AI Agent werkt voor financiƫle afdelingen
Door de Financial Controller AI Agent te activeren, kunnen financiƫle afdelingen processen stroomlijnen en in verschillende situaties efficiƫnter werken door middel van:
Updates in real time voor zowel indieners als goedkeurders, wat zorgt voor transparantie en snellere besluitvorming.
Geautomatiseerde herinneringen via meerdere kanalen - zoals e-mail, reacties, pushmeldingen en chat - om verwerking van onkosten op schema te houden.
Verbeterd workflowoverzicht, snellere maandafsluiting en minder knelpunten.
Hoe de Financial Controller AI Agent werkt voor medewerkers
Met de integratie tussen Payhawk en Slack kunnen medewerkers naadloos reageren op slimme herinneringen vanuit Payhawk, onkosten indienen en aanvragen goedkeuren als ze deel uitmaken van een goedkeuringsworkflow.
Om optimaal te kunnen profiteren van de integratie, moeten medewerkers zich eerst verifieren. Pas dan krijgt Slack toegang tot hun onkostengegevens. Meer informatie vind je in de Medewerkershandleiding over het activeren van de koppeling met Slack.
Dankzij de koppeling tussen Payhawk en Slack kunnen medewerkers het volgende doen:
Slimme herinneringen ontvangen voor ontbrekende documenten, onkostendeclaraties en goedkeuringen.
Onkosten indienen en ze direct goedkeuren in Slack met behulp van call to action-knoppen zonder te hoeven switchen naar een andere app.
Via een chatfunctie alle vereiste gegevens invoeren, zoals categorieƫn en aangepaste velden, zonder te hoeven switchen naar een andere app.
Herinneringsschema's
Standaard stuurt de Financial Controller AI Agent tijdens werkdagen automatische herinneringen naar medewerkers voor het indienen en goedkeuren van onkosten. Een herinnering die verstuurd zou worden in het weekend of op een feestdag, verschuift naar het volgende ingestelde moment.
Type herinnering | Voorbeelden | Scheme herinneringen (lokale tijd) | Opmerkingen |
Onkosten die moeten worden goedgekeurd | Ingediende onkosten in afwachting van goedkeuring | Herinneringen om 16.00 uur lokale tijd:
| |
Kaartbetalingen die moeten worden ingediend | Restaurants, taxi's en aankopen in winkels | Herinneringen om 10.00 uur lokale tijd:
| Kaart gebruikt bij het verkooppunt (POS). |
Online kaartbetalingen die moeten worden ingediend | Online abonnementen en mobiele apps | Herinneringen om 10.00 uur lokale tijd:
| Coulanter door ontvangstbewijzen die in inboxen of apps van leveranciers zitten. |
Eind van de maand | Alle lopende aanvragen en goedkeuringen | Herinneringen om 11.00 uur lokale tijd:
| Zorgt ervoor dat de declaratie aan het einde van de maand ingediend is. |
Je kunt ook je eigen herinneringsschema instellen door te communiceren met de AI Agent in Slack of in het Payhawk-webportaal zoals hieronder beschreven:
Ga in het Payhawk-webportaal naar instellingen > AI Office > Financial Controller Agent > Instellen.
Schakel de optie standaardfrequentie uit.
Klik op de link aanpassen in Slack. Je komt terecht in een conversatie met de Financial Controller AI Agent in Slack.
Geef in Slack aan hoe vaak je wilt dat de Agent je medewerkers herinneringen stuurt.
Om terug te keren naar de standaardherinneringsfrequentie, kun je communiceren met de AI Agent of de stappen volgen in het Payhawk-webportaal:
Ga in het Payhawk-webportaal naar instellingen > AI Office > Financial Controller Agent > Instellen.
Schakel de optie standaardfrequentie in.
Klik in het dialoogvenster dat verschijnt op switchen naar standaardinstelling om te bevestigen.
Online kassabonnen ophalen is een BĆØta-functie die binnenkort beschikbaar komt en waarmee kassabonnen voor online betalingen automatisch kunnen worden opgehaald. Zodra deze functie beschikbaar is, zal het herinneringsschema voor deze transacties dienovereenkomstig worden aangepast.
De Financial Controller AI Agent activeren
De Financial Controller AI Agent komt is splinternieuw en is beschikbaar in zowel de Payhawk-app als het webportaal.
De toegang van medewerkers tot de AI Agent in Slack is afhankelijk van of een Payhawk Beheerder binnen je bedrijf het communicatiekanaal in het Payhawk-webportaal heeft ingeschakeld vanuit instellingen > AI Office.
Verwerking van je gegevens
Meer informatie over hoe Payhawk persoonsgegevens verwerkt voor de Financial Controller AI Agent, vind je in de volgende documenten:
Wereldwijd privacybeleid - Heeft betrekking op persoonsgegevens waarvoor Payhawk optreedt als Gegevensverantwoordelijke.
Addendum Gegevensverwerking - Heeft betrekking op persoonsgegevens waarvoor Payhawk optreedt als Gegevensverwerker.