Alles over de Financial Controller AI Agent

De Financial Controller AI Agent is een slimme tool die werknemers namens de financiële teams automatisch herinnert om ontbrekende onkostendocumenten in te dienen of openstaande goedkeuringen af te ronden – rechtstreeks in het Payhawk‑webportaal, de mobiele app, of via communicatiekanalen zoals Slack (binnenkort ook in MS Teams).  

De AI Agent stuurt herinneringen naar medewerkers op vooraf ingestelde momenten (bijvoorbeeld aan het einde van de maand) en kan worden gebruikt voor afzonderlijke entiteiten of meerdere entiteiten binnen een groep.

• Voor meer gemak kun je ook de slimme onkostendeclaratie inschakelen en automatisch declaraties genereren voor de onkosten van je bedrijf.

• Als je niet precies weet wat de Financial Controller AI Agent voor je kan doen, kun je het hem rechtstreeks vragen.

Financiële afdelingen verliezen veel tijd door ontvangstbevestigingen te sturen, goedkeuringen die niet op tijd worden ingediend en toezicht op naleving. Daardoor loopt de maandafsluiting vaak vertraging op. De Financial Controller AI Agent van Payhawk pakt deze problemen aan door onkosten bij te houden, het verzamelen van bonnetjes en goedkeuringsworkflows te automatiseren, waardoor de er aan het einde van de maand minder tijd verloren gaat aan handmatig natrekken van onderdelen uit het declaratieproces.

De belangrijkste functies

De Financial Controller AI Agent kan je processen stroomlijnen en in verschillende situaties efficiënter werken.

Hoe de Financial Controller AI Agent werkt voor financiële afdelingen

Door gebruik te maken van de Financial Controller AI Agent kunnen financiële teams processen stroomlijnen en de efficiëntie verhogen door:

• Updates in real time voor zowel indieners als goedkeurders, wat zorgt voor transparantie en snellere besluitvorming.

• Geautomatiseerde opvolging via meerdere kanalen, zoals e‑mail, opmerkingen, pushmeldingen en chat, om uitgaven op schema te houden.

• Verbeterd workflowoverzicht, snellere maandafsluiting en minder knelpunten.

Hoe de Financial Controller AI Agent werkt voor medewerkers

Zowel in het Payhawk‑product (webportaal en mobiele app) als via het communicatiekanaal kunnen medewerkers naadloos reageren op slimme Payhawk‑herinneringen en het volgende doen:

• Slimme herinneringen ontvangen voor ontbrekende documenten, onkostendeclaraties en goedkeuringen.

• Uitgaven rechtstreeks in de chat indienen en goedkeuren.

• Via een chatfunctie alle vereiste gegevens invoeren, zoals categorieën en aangepaste velden, zonder te hoeven switchen naar een andere app.

Herinneringsschema's

Standaard stuurt de Financial Controller AI Agent tijdens werkdagen gebundelde herinneringen naar medewerkers voor het indienen en goedkeuren van onkosten. In plaats van je over elke onkost afzonderlijk te informeren, groepeert de Agent alle openstaande items in één verzamelherinnering op het geplande tijdstip, zodat je een duidelijk overzicht krijgt van alles wat je aandacht vereist. Een herinnering die op een niet-werkdag zou vallen (weekend of feestdag in het land waar de bedrijfsentiteit is gevestigd) verschuift naar het eerstvolgende beschikbare moment.

Standaardfrequentie

De Financial Controller AI Agent volgt een vastgesteld herinneringsschema dat bepaalt hoe vaak medewerkers verzamelherinneringen ontvangen. Standaard past de AI Agent de herinneringsfrequentie aan op basis van de urgentie van de openstaande onkosten:

• Gedurende de maand worden herinneringen op regelmatige intervallen verstuurd, waarbij de AI Agent alle openstaande items in elke melding groepeert.

• Wanneer het einde van de maand nadert, neemt de herinneringsfrequentie toe om ervoor te zorgen dat alle onkosten op tijd worden ingediend en goedgekeurd.

• Na het einde van de maand worden nog enkele dagen opvolgherinneringen verstuurd voor eventueel resterende onopgeloste items.

De AI Agent past ook zijn toon en vasthoudendheid gedurende de maand aan en wordt directer naarmate de deadlines naderen.

Aangepaste frequentie

Je kunt ook je eigen herinneringsschema instellen door te communiceren met de AI Agent via het communicatiekanaal of in het Payhawk-webportaal zoals hieronder beschreven:

1. Ga in het Payhawk-webportaal naar instellingen > AI Office > Financial Controller Agent > instellen.

2. Schakel de optie standaardfrequentie uit.

3. Klik op de link aanpassen. Dit brengt je naar een gesprek met de Financial Controller AI Agent in het Payhawk-webportaal.

4. Vertel de agent hoe vaak je wilt dat hij herinneringen naar je medewerkers stuurt.

Om terug te keren naar de standaardherinneringsfrequentie, kun je communiceren met de AI Agent of de stappen volgen in het Payhawk-webportaal:

1. Ga in het Payhawk-webportaal naar instellingen > AI Office > Financial Controller Agent > Instellen.

2. Schakel de optie standaardfrequentie in.

3. Klik in het dialoogvenster dat verschijnt op switchen naar standaardinstelling om te bevestigen.

Wanneer een medewerker het automatisch ophalen van online bonnen en facturen heeft geactiveerd en zich heeft geauthenticeerd bij het portaal van de leverancier, probeert de Financial Controller AI Agent eerst de bon automatisch op te halen voordat er een herinnering wordt gestuurd om deze handmatig te uploaden. Zie voor meer informatie het artikel over het gebruik van de Financial Controller AI Agent voor het automatisch ophalen van online bonnen en facturen.

Toegang tot de Financial Controller AI Agent

De Financial Controller AI Agent komt is splinternieuw en is beschikbaar in zowel de Payhawk-app als het webportaal.

De AI Agent is alleen toegankelijk via het communicatiekanaal als een Payhawk‑beheerder van je bedrijf het communicatiekanaal heeft ingeschakeld in het Payhawk‑webportaal via Instellingen > AI Office.

Om de Payhawk‑Slack-integratie volledig te benutten, moeten medewerkers zich eerst authenticeren en het communicatiekanaal toegang geven tot hun uitgavendata. Voor meer informatie, zie de medewerkerhandleiding voor het instellen van de Slack-verbinding.

Verwerking van je gegevens

Meer informatie over hoe Payhawk persoonsgegevens verwerkt voor de Financial Controller AI Agent, vind je in de volgende documenten:

• Algemene voorwaarden van Payhawk

• Wereldwijd privacybeleid - Heeft betrekking op persoonsgegevens waarvoor Payhawk optreedt als Gegevensverantwoordelijke.

• Addendum Gegevensverwerking - Heeft betrekking op persoonsgegevens waarvoor Payhawk optreedt als Gegevensverwerker.

Volgende stappen

• De Financial Controller AI Agent koppelen aan Slack

• Medewerkershandleiding voor het gebruik van de Financial Controller AI Agent in Slack