De Financial Controller AI Agent is een krachtige automatiseringspartner die het zware werk van uitgavenbeheer en de maandafsluiting op zich neemt. Door medewerkers te begeleiden bij het stapsgewijs indienen van uitgaven, bonnetjes automatisch te koppelen en facturen rechtstreeks uit leveranciersportalen op te halen, zorgt de AI Agent ervoor dat financiële gegevens juist en volledig zijn zonder voortdurend handmatig ingrijpen.
De AI Agent doet meer dan alleen herinneringen sturen: hij beheert proactief de volledige boekhoudkundige cyclus. Hij prioriteert goedkeuringswachtrijen, signaleert inconsistenties in de codering en bewaakt het budgetverbruik om mogelijke overschrijdingen te voorspellen. Voor financiële teams vereenvoudigt hij complexe workflows zoals maandafsluitingen en consolidaties over meerdere entiteiten, en biedt hij een geconsolideerd overzicht van de uitgaven terwijl hij ontbrekende documenten automatisch bij de verantwoordelijken opvraagt.
Geïntegreerd met je boekhoudsystemen en bestaande goedkeuringsworkflows houdt de Financial Controller AI Agent een nauwkeurig audittrail bij. Hij zorgt ervoor dat elke uitgave correct wordt gecodeerd, goedgekeurd en geëxporteerd, zodat je financiële team zich kan richten op strategische analyse in plaats van op administratief achterhalen van documenten.
Voor meer gemak kun je ook de slimme onkostendeclaratie inschakelen en automatisch declaraties genereren voor de onkosten van je bedrijf.
Als je niet precies weet wat de Financial Controller AI Agent voor je kan doen, kun je het hem rechtstreeks vragen.
Veelvoorkomende uitdagingen bij onkostenbeheer
Financiële afdelingen verliezen veel tijd door ontvangstbevestigingen te sturen, goedkeuringen die niet op tijd worden ingediend en toezicht op naleving. Daardoor loopt de maandafsluiting vaak vertraging op. De Financial Controller AI Agent van Payhawk pakt deze problemen aan door onkosten bij te houden, het verzamelen van bonnetjes en goedkeuringsworkflows te automatiseren, waardoor de er aan het einde van de maand minder tijd verloren gaat aan handmatig natrekken van onderdelen uit het declaratieproces.
Hoe de Financial Controller AI Agent werkt voor financiële afdelingen
Door gebruik te maken van de Financial Controller AI Agent kunnen financiële teams processen stroomlijnen en de efficiëntie verhogen door:
Updates in real time voor zowel indieners als goedkeurders, wat zorgt voor transparantie en snellere besluitvorming.
Geautomatiseerde opvolging via meerdere kanalen, zoals e‑mail, opmerkingen, pushmeldingen en chat, om uitgaven op schema te houden.
Bedrijfsbreed inzicht voor gebruikers met het recht Bedrijfsuitgaven bekijken. Zij kunnen uitgaven beoordelen, goedkeuren en namens anderen indienen, binnen één of meerdere entiteiten.
Hoe de Financial Controller AI Agent werkt voor medewerkers
Zowel in het Payhawk‑product (webportaal en mobiele app) als via het communicatiekanaal kunnen medewerkers naadloos reageren op slimme Payhawk‑herinneringen en het volgende doen:
Slimme herinneringen ontvangen voor ontbrekende documenten, onkostendeclaraties en goedkeuringen.
Uitgaven rechtstreeks in de chat indienen en goedkeuren.
Via een chatfunctie alle vereiste gegevens invoeren, zoals categorieën en aangepaste velden, zonder te hoeven switchen naar een andere app.
Upload meerdere bonnetjes tegelijk en laat de AI Agent elk bonnetje aan de juiste uitgave koppelen.
Beoordeel uitgaven die op beoordeling wachten en maak een nieuwe uitgave aan als een bonnetje niet bij een bestaande uitgave past.
Toegang tot de Financial Controller AI Agent
De Financial Controller AI Agent komt is splinternieuw en is beschikbaar in zowel de Payhawk-app als het webportaal.
De AI Agent is alleen toegankelijk via het communicatiekanaal als een Payhawk‑beheerder van je bedrijf het communicatiekanaal heeft ingeschakeld in het Payhawk‑webportaal via Instellingen > AI Office.
Om de Payhawk‑Slack-integratie volledig te benutten, moeten medewerkers zich eerst authenticeren en het communicatiekanaal toegang geven tot hun uitgavendata. Voor meer informatie, zie de medewerkerhandleiding voor het instellen van de Slack-verbinding.
Verwerking van je gegevens
Meer informatie over hoe Payhawk persoonsgegevens verwerkt voor de Financial Controller AI Agent, vind je in de volgende documenten:
Wereldwijd privacybeleid - Heeft betrekking op persoonsgegevens waarvoor Payhawk optreedt als Gegevensverantwoordelijke.
Addendum Gegevensverwerking - Heeft betrekking op persoonsgegevens waarvoor Payhawk optreedt als Gegevensverwerker.