De FinancialāÆControllerāÆAIāÆAgent is een slimme tool die werknemers namens de financiĆ«le teams automatisch herinnert om ontbrekende onkostendocumenten in te dienen of openstaande goedkeuringen af te rondenāÆāāÆrechtstreeks in het Payhawkāwebportaal, de mobiele app, of via communicatiekanalen zoals Slack (binnenkort ook in MSāÆTeams).
De AIāÆAgent stuurt herinneringen naar medewerkers op vooraf ingestelde momenten (bijvoorbeeld aan het einde van de maand) en kan worden gebruikt voor afzonderlijke entiteiten of meerdere entiteiten binnen een groep.
Voor meer gemak kun je ook de slimme onkostendeclaratie inschakelen en automatisch declaraties genereren voor de onkosten van je bedrijf.
Als je niet precies weet wat de Financial Controller AI Agent voor je kan doen, kun je het hem rechtstreeks vragen.
Veelvoorkomende uitdagingen bij onkostenbeheer
Financiƫle afdelingen verliezen veel tijd door ontvangstbevestigingen te sturen, goedkeuringen die niet op tijd worden ingediend en toezicht op naleving. Daardoor loopt de maandafsluiting vaak vertraging op. De Financial Controller AI Agent van Payhawk pakt deze problemen aan door onkosten bij te houden, het verzamelen van bonnetjes en goedkeuringsworkflows te automatiseren, waardoor de er aan het einde van de maand minder tijd verloren gaat aan handmatig natrekken van onderdelen uit het declaratieproces.
De belangrijkste functies
De Financial Controller AI Agent kan je processen stroomlijnen en in verschillende situaties efficiƫnter werken.
Functionaliteit | Mogelijkheid |
Automatisch meldingen sturen | De Financial Controller AI Agent:
|
Medewerkers achterna zitten in een extra communicatiekanaal | Door Payhawk te koppelen aan Slack kunnen alle gebruikers Slack op een nieuwe manier gebruiken. Vanuit Slack kunnen ze met Payhawk communiceren en hun werk direct in dat kanaal doen. Meer informatie vind je in de Medewerkershandleiding over het activeren van de koppeling met Slack. |
Verbeteringen goedkeuringsproces |
|
Onkosten indienen waar je werkt |
|
Slimme assistentie | Hoewel de Financial Controller AI Agent dagelijkse "howāto"ā en algemene vragen niet direct kan beantwoorden, verwijst hij je door naar de Payments AI Agent. De Payments AI Agent zal je vervolgens rechtstreeks antwoorden met informatie uit de Payhawk Helpdesk. Als je een actie vraagt die onder een andere Payhawk AI Agent valt, laat de Financial Controller AI Agent je weten welke agent kan helpen. Die agent stuurt je vervolgens een bericht zodat je de taak kunt afronden. Bijvoorbeeld, als je de Financial Controller AI Agent vraagt om een reis naar Wenen te boeken, legt hij uit dat de Travel AI Agent verantwoordelijk is voor boekingen. De Travel AI Agent stuurt je daarna een bericht om het gesprek voort te zetten en te helpen met de boeking. |
Hoe de Financial Controller AI Agent werkt voor financiƫle afdelingen
Door gebruik te maken van de FinancialāÆControllerāÆAIāÆAgent kunnen financiĆ«le teams processen stroomlijnen en de efficiĆ«ntie verhogen door:
Updates in real time voor zowel indieners als goedkeurders, wat zorgt voor transparantie en snellere besluitvorming.
Geautomatiseerde opvolging via meerdere kanalen, zoals eāmail, opmerkingen, pushmeldingen en chat, om uitgaven op schema te houden.
Verbeterd workflowoverzicht, snellere maandafsluiting en minder knelpunten.
Hoe de Financial Controller AI Agent werkt voor medewerkers
Zowel in het Payhawkāproduct (webportaal en mobiele app) als in Slack kunnen medewerkers naadloos reageren op slimme Payhawkāherinneringen en het volgende doen:
Slimme herinneringen ontvangen voor ontbrekende documenten, onkostendeclaraties en goedkeuringen.
Uitgaven rechtstreeks in de chat indienen en goedkeuren.
Via een chatfunctie alle vereiste gegevens invoeren, zoals categorieƫn en aangepaste velden, zonder te hoeven switchen naar een andere app.
Herinneringsschema's
Standaard stuurt de Financial Controller AI Agent tijdens werkdagen automatische herinneringen naar medewerkers voor het indienen en goedkeuren van onkosten. Een herinnering die verstuurd zou worden in het weekend of op een feestdag, verschuift naar het volgende ingestelde moment.
Type herinnering | Voorbeelden | Scheme herinneringen (lokale tijd) | Opmerkingen |
Onkosten die moeten worden goedgekeurd | Ingediende onkosten in afwachting van goedkeuring | Herinneringen om 16.00 uur lokale tijd:
| |
Kaartbetalingen die moeten worden ingediend | Restaurants, taxi's en aankopen in winkels | Herinneringen om 10.00 uur lokale tijd:
| Kaart gebruikt bij het verkooppunt (POS). |
Online kaartbetalingen die moeten worden ingediend | Online abonnementen en mobiele apps | Herinneringen om 10.00 uur lokale tijd:
| Coulanter door ontvangstbewijzen die in inboxen of apps van leveranciers zitten. |
Eind van de maand | Alle lopende aanvragen en goedkeuringen | Herinneringen om 11.00 uur lokale tijd:
| Zorgt ervoor dat de declaratie aan het einde van de maand ingediend is. |
Je kunt ook je eigen herinneringsschema instellen door te communiceren met de AI Agent in Slack of in het Payhawk-webportaal zoals hieronder beschreven:
Ga in het Payhawk-webportaal naar instellingen > AI Office > Financial Controller Agent > instellen.
Schakel de optie standaardfrequentie uit.
Klik op de link aanpassen. Dit brengt je naar een gesprek met de Financial Controller AI Agent in het Payhawk-webportaal.
Vertel de agent hoe vaak je wilt dat hij herinneringen naar je medewerkers stuurt.
Om terug te keren naar de standaardherinneringsfrequentie, kun je communiceren met de AI Agent of de stappen volgen in het Payhawk-webportaal:
Ga in het Payhawk-webportaal naar instellingen > AI Office > Financial Controller Agent > Instellen.
Schakel de optie standaardfrequentie in.
Klik in het dialoogvenster dat verschijnt op switchen naar standaardinstelling om te bevestigen.
Online kassabonnen ophalen is een BĆØta-functie die binnenkort beschikbaar komt en waarmee kassabonnen voor online betalingen automatisch kunnen worden opgehaald. Zodra deze functie beschikbaar is, zal het herinneringsschema voor deze transacties dienovereenkomstig worden aangepast.
Toegang tot de FinancialāÆControllerāÆAIāÆAgent
De Financial Controller AI Agent komt is splinternieuw en is beschikbaar in zowel de Payhawk-app als het webportaal.
De AIāÆAgent is alleen toegankelijk in Slack als een Payhawkābeheerder van je bedrijf het communicatiekanaal heeft ingeschakeld in het Payhawkāwebportaal via InstellingenāÆ>āÆAIāÆOffice.
Om de PayhawkāSlackāintegratie volledig te benutten, moeten medewerkers zich eerst authenticeren en Slack toegang geven tot hun uitgavendata. Voor meer informatie, zie de medewerkerhandleiding voor het instellen van de Slackāverbinding.
Verwerking van je gegevens
Meer informatie over hoe Payhawk persoonsgegevens verwerkt voor de Financial Controller AI Agent, vind je in de volgende documenten:
Wereldwijd privacybeleid - Heeft betrekking op persoonsgegevens waarvoor Payhawk optreedt als Gegevensverantwoordelijke.
Addendum Gegevensverwerking - Heeft betrekking op persoonsgegevens waarvoor Payhawk optreedt als Gegevensverwerker.