Standaard exporteert Payhawk elke beoordeelde uitgave als factuur naar QuickBooks Online en voegt een aparte factuurbetaling toe zodra de kaarttransactie is verwerkt. Je kunt er ook voor kiezen om kaartuitgaven als uitgaven te exporteren.
Een uitgave is één transactie in QuickBooks Online die rechtstreeks wordt geboekt op de bank- of creditcardrekening waarmee is betaald. Er is geen factuur, geen factuurbetaling en geen boeking in de crediteuren (Accounts Payable).
Voordat je begint
Zorg ervoor dat je Payhawk aan QuickBooks Online hebt gekoppeld.
Wijs elke kaartvaluta, of elke gekoppelde kaart, toe aan een bank- of creditcardrekening in QuickBooks Online. Payhawk boekt de uitgave op die rekening.
Wijzigen hoe kaartuitgaven worden geëxporteerd
Zo wijzig je hoe kaartuitgaven naar QuickBooks Online worden geëxporteerd:
Ga in het Payhawk-webportaal naar Instellingen > Integraties.
Klik op het menu met drie puntjes van de QuickBooks Online-integratie en selecteer Configuratie bewerken.
Stel op het scherm Datamapping onder Kaartuitgaven de optie Exporteren als in op Expenses.
Sla je wijzigingen op.
Vanaf nu wordt elke beoordeelde kaartuitgave als uitgave geëxporteerd. Uitgaven die al in QuickBooks Online staan, blijven ongewijzigd.
Wat wordt geëxporteerd
In de volgende tabel staan de velden die naar QuickBooks Online worden geëxporteerd.
Veld in QuickBooks Online | Waarde uit Payhawk |
|---|---|
Betaalrekening (Payment account) | De bank- of creditcardrekening die aan de valuta van de kaart of aan de gekoppelde kaart is toegewezen |
Betaalwijze (Payment type) | Credit card (creditcard) als de toegewezen rekening een creditcardrekening is. Anders Cash (contant) |
Begunstigde (Payee) | De leverancier van de uitgave |
Datum (Date) | De boekingsdatum van de uitgave |
Referentienummer (Reference number) | Het documentnummer van de uitgave (maximaal 21 tekens) |
Memo | De notitie bij de uitgave |
Regels (Lines) | Hetzelfde als bij een factuur: categorie of artikel, btw-code, klasse, klant/project, locatie, factureerbare status |
Valuta (Currency) | De betaalvaluta, met de wisselkoers |
Bijlagen (Attachments) | De bonnetjes van de uitgave |
Eventuele wisselkoers-, POS- of bankkosten worden als aparte journaalpost op dezelfde kaartrekening geëxporteerd.
Wat hetzelfde blijft
Terugbetalingen en negatieve kaartuitgaven lopen nog steeds via de crediteuren (Accounts Payable), als leverancierscreditnota, journaalpost of kaartterugbetaling.
Factuuruitgaven en declareerbare uitgaven worden altijd als facturen geëxporteerd.
Een kaartuitgave wordt pas geëxporteerd nadat de kaarttransactie is verwerkt. Tot die tijd wacht de export en probeert Payhawk het na verwerking automatisch opnieuw.
Beperkingen
Een kaartuitgave die aan meer dan één kaarttransactie is gekoppeld, kan niet als uitgave worden geëxporteerd. Exporteer deze in plaats daarvan als factuur.
Het wijzigen van de instelling zet al geëxporteerde uitgaven niet om. Om er een op de andere manier te exporteren, maak je de export ongedaan en exporteer je deze opnieuw.
Wanneer je de export ongedaan maakt, verwijdert Payhawk zowel de uitgave als de bijbehorende journaalpost voor kosten uit QuickBooks Online.
Problemen oplossen
Bij het exporteren van kaartuitgaven als uitgaven naar QuickBooks Online kun je problemen tegenkomen. In de volgende tabel staan foutmeldingen en de oplossingen waarmee je ze kunt verhelpen.
Foutmelding | Wat te doen |
|---|---|
This card expense has no settled card transaction to book against, so it can't be exported as an expense. Change the card expenses export type to bills to export it (Deze kaartuitgave heeft geen verwerkte kaarttransactie om op te boeken en kan daarom niet als uitgave worden geëxporteerd. Wijzig het exporttype voor kaartuitgaven in facturen om deze te exporteren) | Wacht tot de transactie is verwerkt. Als je niet kunt wachten, zet Exporteren als dan terug op Bills. |
Card expenses with more than one card transaction can't be exported as expenses. (Kaartuitgaven met meer dan één kaarttransactie kunnen niet als uitgaven worden geëxporteerd.) | Exporteer deze uitgave als factuur. |
This expense is already exported to QuickBooks Online with a different export type. Undo the export before changing how card expenses are exported (Deze uitgave is al met een ander exporttype naar QuickBooks Online geëxporteerd. Maak de export ongedaan voordat je wijzigt hoe kaartuitgaven worden geëxporteerd) | Maak de export ongedaan en exporteer de uitgave opnieuw. |
Configuration for linked card bank accounts mapping is missing. (De configuratie voor de toewijzing van bankrekeningen aan gekoppelde kaarten ontbreekt.) | Wijs de gekoppelde kaart, of de valuta ervan, toe aan een bank- of creditcardrekening in de configuratie van de integratie. |
Document number exceeds the limit of 21 characters. (Het documentnummer overschrijdt de limiet van 21 tekens.) | Verkort het documentnummer van de uitgave. |