De directe integratie tussen Payhawk en Rillet biedt een complete oplossing voor het exporteren van zowel gegevens in het kader van onkostenbeheer als van betalingstransacties.
De integratie heeft betrekking op alle financiële activiteiten binnen het platform, inclusief zowel centraal beheerde onkosten als onkosten van medewerkers en afzonderlijke wissel- en transactiekosten.
Zodra de koppeling tot stand gebracht is, worden je rekeningschema, btw-tarieven, leveranciers en zelf aangemaakte velden van Rillet naar Payhawk overgezet. Alle beoordeelde uitgaven en afgehandelde betalingen worden naar Rillet geëxporteerd als het bijbehorende boekhoudkundige document. Je hoeft zelf geen gegevens of CSV-bestanden te uploaden.
Stamgegevens en aangepaste velden
Wanneer je de koppeling tot stand brengt, importeert Payhawk je stamgegevens uit Rillet, zodat je uitgaven boekt met dezelfde gegevens als in je grootboek. De gegevens worden regelmatig vernieuwd, zodat nieuwe rekeningen of leveranciers die je in Rillet aanmaakt automatisch ook in Payhawk verschijnen.
In het schema hieronder zie je welke gegevens automatisch tussen de twee systemen worden gesynchroniseerd.
Beoordeelde onkosten en verwerkte betalingen
Zodra een uitgave in Payhawk is beoordeeld, wordt deze direct naar Rillet geëxporteerd als rekening, samen met de boekingsgegevens en het bijbehorende document. Zodra de betaling is afgehandeld, exporteert Payhawk ook de bijbehorende banktransactie, zodat je grootboek wordt afgeletterd.
In het onderstaande diagram zie je de gegevens over beoordeelde uitgaven en afgehandelde betalingen die tussen de systemen van Payhawk en Rillet zijn uitgewisseld.
Naar Rillet geëxporteerde gegevensvelden
Payhawk exporteert de volgende gegevensvelden naar Rillet:
Leverancier - Als de leverancier niet in Rillet staat, waarschuwt Payhawk de gebruiker dat dit mogelijk een nieuwe leverancier is en wordt de optie getoond om deze aan te maken vanuit Payhawk. Heb je de rol Payhawk-medewerker, dan kun je een aanvraag doen bij een Payhawk-beheerder. Een leverancier die je in Payhawk aanmaakt, wordt ook als leverancier in Rillet geregistreerd. Facturen van leveranciers worden als rekeningen geëxporteerd voor de gekoppelde leverancier in Rillet. Onkostenvergoedingen, kilometervergoedingen en dagvergoedingen worden als rekeningen of onkostenvergoedingen geëxporteerd voor één algemene tijdelijke leverancier of rekening, of voor de medewerker die als leverancier is aangemaakt in Rillet, zodat je de verschuldigde bedragen per medewerker kunt bijhouden.
Categorie - Toegewezen aan het rekeningschema van Rillet.
Documentnummer
Documentdatum
Serviceperiode - Zodra de Payhawk-beheerder de datum van de serviceperiode in Payhawk wijzigt, wordt de documentdatum van de uitgave die in het ERP-systeem is geboekt, overschreven. Je kunt dit gebruiken om een uitgave in een toekomstige boekhoudperiode te boeken.
Vervaldatum - Payhawk exporteert de vervaldatum voor alle onkosten betaald via de bank. Als er geen vervaldatum is ingevoerd, gebruikt Payhawk de onkostendatum als vervaldatum.
Opmerking - Het veld Opmerking voor de uitgave in Payhawk wordt in Rillet weergegeven als de regelomschrijving van de uitgave.
Documentafbeelding - De bon of factuur die aan de uitgave is gekoppeld.
Totaalbedrag - Het nettobedrag van de uitgave plus de belasting, indien van toepassing.
Valuta
Btw-tarief - Het btw-tarief dat door Rillet wordt verstrekt.
Payhawk-bankrekening - Gekoppeld aan de corresponderende bankrekening in Rillet.
Zelf aangemaakte velden - Payhawk importeert de velden van Rillet, zoals afdelingen, evenementen en projecten, en maakt het mogelijk deze als uitgavenvelden te gebruiken.
Kosten - Wissel en POS-kosten worden als afzonderlijke banktransacties geëxporteerd en op een zelfgekozen boekhoudcode geboekt, zodat kosten gescheiden blijven van de uitgave.
Volgende stappen