Foutmelding
The existing document has already been cleared and cannot be reversed or deleted.
(Het bestaande document is al afgeletterd en kan niet worden teruggeboekt of verwijderd.)Betrokken ERP-integraties
SAP S/4HANA®
Oorzaak
Wanneer je een uitgave probeert bij te werken, te verwijderen of terug te boeken, kun je een fout tegenkomen die aangeeft dat het document al is afgeletterd.
In SAP S/4HANA betekent afgeletterd (cleared) dat een openstaande post, zoals een factuur of een uitgave, al officieel is gematcht met een betaling, een bankafschriftregel of een creditnota. Zodra een document is afgeletterd, beschouwt SAP S/4HANA de transactie als volledig afgewikkeld en vergrendelt het deze. Door deze beschermende vergrendeling verhindert SAP S/4HANA strikt dat een extern hulpmiddel of gebruiker het document terugboekt of verwijdert totdat die koppeling met de betaling is verbroken.
Oplossing
Voordat je iets aanpast in SAP S/4HANA, bekijk je de status van de uitgave in Payhawk:
Log in op het Payhawk-webportaal.
Ga naar de app Uitgaven en open de uitgave door erop te klikken.
Controleer of de uitgave is gemarkeerd als Paid (betaald). Als je een uitgave probeert te verwijderen of te wijzigen die je financiële team al heeft afgewikkeld of gematcht met een bankoverschrijving, wijst SAP S/4HANA de wijziging af.
Als de uitgave nog niet aan een betaling gematcht mag zijn, moet je de afwikkelingsstatus aanpakken.
Om het oorspronkelijke uitgavedocument te wijzigen of terug te boeken, moet de boekhouding eerst de betaling loskoppelen van de factuur in SAP S/4HANA. Dit proces heet het aflettering terugzetten (resetting the clearing).
SAP S/4HANA Public Cloud Edition
Zo los je dit probleem op in SAP S/4HANA Public Cloud Edition:
Log in op je SAP Fiori launchpad en open de app Reset Cleared Items.
Zoek het nummer van het afletterdocument of de boeking die hoort bij de betaling van deze uitgave.
Selecteer het document en kies de actie Reset.
Het systeem vraagt of je alleen het aflettering wilt terugzetten — waardoor de factuur en betaling gescheiden maar actief blijven — of Reset and Reverse, waarmee de betaalboeking volledig wordt geannuleerd. Kies de optie die past bij je huidige behoefte.
Sla je wijzigingen op. Het oorspronkelijke uitgavedocument is nu weer een openstaande post.
SAP S/4HANA Private Cloud Edition
Zo los je dit probleem op in SAP S/4HANA Private Cloud Edition:
Voer transactiecode
FBRA(Reset Cleared Items) uit.Voer het Clearing document number, de Company Code en het Fiscal Year in.
Klik op het pictogram Save of ga naar Clearing > Reset Cleared Items.
Er verschijnt een pop-up. Selecteer Only resetting als je alleen de betaling wilt loskoppelen, of Resetting and reversal als ook de betaling zelf moet worden geannuleerd.
Zodra dit is verwerkt, is de beperking op de factuur opgeheven.
Volgende stappen
Nu de afletterkoppeling in SAP S/4HANA succesvol is teruggezet, is het oorspronkelijke document ontgrendeld. Ga terug naar Payhawk en volg deze stappen:
Log in op het Payhawk-webportaal.
Ga naar de app Uitgaven.
Open de openstaande uitgave en klik op beoordelen om de transactie opnieuw te exporteren of bij te werken.