Failed to export into SAP S/4HANA. This G/L account cannot be used for this type of transaction.

Foutmelding

Failed to export into SAP S/4HANA. This G/L account cannot be used for this type of transaction.

(Exporteren naar SAP S/4HANA is mislukt. Deze grootboekrekening kan niet worden gebruikt voor dit type transactie.)

Betrokken ERP-integraties

• SAP S/4HANA®

Oorzaak

Bij het exporteren van een uitgave kun je tegen een fout aanlopen die aangeeft dat de itemcategorie die aan je grootboekrekening is toegewezen niet is toegestaan voor deze specifieke boekhoudkundige transactie.

SAP S/4HANA gebruikt boekhoudkundige regelsets, Document Splitting-regels genoemd, om gebalanceerde financiële boekingen te garanderen. Elk transactietype, zoals een leveranciersfactuur, heeft een strikte lijst met toegestane Item Categories (itemcategorieën), bijvoorbeeld Expense, Tax of Vendor.

Deze fout treedt op omdat de grootboekrekening (G/L) die voor de uitgave is geselecteerd in SAP S/4HANA is geclassificeerd onder een itemcategorie die volledig onverwacht of geblokkeerd is voor leveranciersfacturen. Als een uitgaverekening bijvoorbeeld per ongeluk is geclassificeerd als itemcategorie Revenue (opbrengst) of Asset (activum), wijst SAP S/4HANA de transactie af, omdat die categorieën niet thuishoren in een standaard boeking van een leveranciersuitgave.

Oplossing

Voordat je wijzigingen aanbrengt in SAP S/4HANA, controleer je of de juiste rekening is geselecteerd in Payhawk:

1. Log in op het Payhawk-webportaal.

2. Ga naar de app Uitgaven.

3. Open de betreffende uitgave door erop te klikken en controleer de toegewezen categorie of grootboekrekening.

4. Zorg ervoor dat je niet per ongeluk een opbrengst-, balans- of bankrekening hebt geselecteerd voor een standaard zakelijke uitgave.

5. Als er een fout is gemaakt, lost het wijzigen van de uitgave naar een geschikte grootboekrekening voor uitgaven in Payhawk het probleem meestal meteen op.

Als de keuze van de grootboekrekening correct is voor dit zakelijke gebruik, moet de boekhouding of een systeembeheer corrigeren hoe die grootboekrekening in SAP S/4HANA is geclassificeerd.

SAP S/4HANA Public Cloud Edition

Zo los je dit probleem op in SAP S/4HANA Public Cloud Edition:

1. Log in op je SAP Fiori launchpad met configuratietoegang.

2. Open je configuratieomgeving, zoals Central Business Configuration of Manage Your Solution.

3. Zoek en open de configuratiestap Classify G/L Accounts for Document Splitting.

4. Zoek de specifieke grootboekrekeningcode die in je fout wordt genoemd.

5. Bekijk de Item Category die eraan is toegewezen. Als deze onjuist is, wijzig hem dan naar een categorie die compatibel is met leveranciersboekingen, bijvoorbeeld 02000 voor Expense.

6. Sla je wijzigingen op.

SAP S/4HANA Private Cloud Edition

Zo los je dit probleem op in SAP S/4HANA Private Cloud Edition:

1. Voer transactiecode GSP_LZG uit of ga naar SPRO > Financial Accounting > General Ledger Accounting > Business Transactions > Document Splitting > Classify G/L Accounts for Document Splitting.

2. Voer je rekeningschema in en zoek de betreffende grootboekrekening.

3. Controleer de kolom Item Category. Als deze verkeerd is geclassificeerd, werk hem dan bij naar de juiste categorie, bijvoorbeeld Expense.

4. Als de itemcategorie ongewijzigd moet blijven, moet een beheer de regels van de transactievariant bijwerken in transactie GSP_RD (Define Document Splitting Rules) om die specifieke itemcategorie voor je factuurtype toe te staan.

5. Sla de configuratie op in een transportverzoek.

Volgende stappen

Zodra de classificatie van de grootboekrekening in SAP S/4HANA is gecorrigeerd of de juiste categorie in Payhawk is toegewezen, ga je terug naar Payhawk en volg je deze stappen:

1. Log in op het Payhawk-webportaal.

2. Ga naar de app Uitgaven.

3. Zoek de openstaande uitgave op en klik op beoordelen om de export opnieuw te proberen.