In dit artikel vind je de antwoorden op een aantal van de meest gestelde vragen (FAQ) over onkostendeclaraties in Payhawk.
Wordt bij het activeren van onkostendeclaraties het automatisch blokkeren van kaarten automatisch onderbroken, of moet dit handmatig worden ingesteld om ervoor te zorgen dat ontvangstbewijzen na afloop van de declaratieperiode ter controle worden verzonden?
Het mechanisme dat kaarten automatisch blokkeert, blijft gewoon actief. Je kunt echter nog steeds afzonderlijke onkosten indienen als onderdeel van een onkostendeclaratie om te voorkomen dat je kaart wordt geblokkeerd. Deze individuele onkosten worden pas naar de goedkeurder gestuurd als de declaratie volledig is afgerond en ingediend.
Het automatisch blokkeren van kaarten is bedoeld om medewerkers te stimuleren onkosten snel in te dienen. Een onkostendeclaratie kan automatisch worden ingediend na het einde van de declaratieperiode, afhankelijk van de instellingen die zijn geconfigureerd door je Payhawk Beheerder.
Wanneer koppelt Payhawk een onkosten-item automatisch aan een onkostendeclaratie?
Het automatisch koppelen van onkosten aan onkostendeclaraties werkt zoals verwacht wanneer aan de volgende criteria wordt voldaan:
De onkostendeclaratie is nog niet ingediend.
Er wordt een nieuw onkosten-item aangemaakt.
Degene die de onkosten heeft ingediend komt overeen met de eigenaar van de onkostendeclaratie.
Het onkosten-item voldoet aan de criteria die zijn gedefinieerd in het type onkostendeclaratie.
Houd er rekening mee dat het systeem uitgaven voor abonnementen, beheerd door Payhawk, uitsluit van automatische matching met onkostenrapporten.
Hoe wordt automatische kaartblokkering toegepast wanneer kaartuitgaven gekoppeld zijn aan een onkostendeclaratie?
De regel voor automatische kaartblokkering is gebaseerd op de datum waarop de afzonderlijke uitgave is ingediend, niet op de aanmaakdatum van de onkostendeclaratie of het moment waarop deze wordt ingediend.
Zelfs als een kaartuitgave deel uitmaakt van een rapport dat nog niet is ingediend, wordt de aftelling voor automatische blokkering uitsluitend bepaald door de datum van indiening van die uitgave. Het onkostenrapport heeft geen invloed op of vertraagt de toepassing van de automatische blokkering.