Europa staat aan de vooravond van een van de grootste veranderingen op het gebied regelgeving sinds de introductie van de AVG, waarbij elk land overstapt op gestructureerde, door machines leesbare e-facturen in plaats van pdf-facturen.
De EN 16931 (de Europese norm voor elektronische facturatie) definieert de semantische en syntactische standaard achter de XML-indelingen en maakt automatisering, nauwkeurigheid en geschiktheid voor toekomstige nationale kaders mogelijk.
Om zich hieraan te kunnen aanpassen, hebben bedrijven technologie nodig die activiteiten vereenvoudigt, de kwaliteit van gegevens garandeert en financiële teams voorbereidt op een gefragmenteerd landschap van formats en deadlines.
Payhawk werkt samen met Invopop (een door Peppol gecertificeerde Access Point (AP) provider), een e-facturatie-gateway voor meerdere netwerken. Invopop is een AP provider voor vele landen binnen en buiten Europa, inclusief Peppol BIS 3.0, Factur-X, XRechnung, Facturae, en andere nationale schema's vermeld op het volledige overzicht van Invopop.
Hierdoor kan Payhawk in alle Europese landen gestructureerde e-facturen ontvangen, valideren, goedkeuren, betalen en exporteren, ongeacht de onderliggende infrastructuur van elk land.
Hieronder volgt een voorbeeld van een xRechnung e-factuur in XML-formaat:
Hoe verwerkt Payhawk e-facturen?
Payhawk ondersteunt momenteel de verwerking van meerdere indelingen en versies van e-facturen via de dekking van Invopop, waaronder ZUGFeRD en XRechnung (Duitsland), Peppol BIS 3.0 (UBL), Factur-X (Frankrijk), UBL & CII-varianten.
Binnenkomende gestructureerde e-facturen worden met behulp van identificatienummers naar de juiste afzender gezonden, zoals het Peppol Participants-ID, btw-nummer of SIRET, afhankelijk van het land.
De cyclus van e-facturatie in Payhawk
Payhawk verwerkt gestructureerde e-facturen aan de hand van de volgende stappen:
Hoewel de stappen lijken op het verwerken van pdf-bestanden, is de onderliggende workflow fundamenteel anders. XML-facturen moeten namelijk een speciale validatie ondergaan, per land aan specifieke regels voldoen en zorgen voor gestructureerde gegevens van hoge kwaliteit voor goedkeuring, betaling en reconciliatie.
E-facturen ontvangen
Wanneer leveranciers gestructureerde e-facturen versturen via het netwerk van hun land, bijvoorbeeld Peppol of PDP/PPF, worden de documenten via de volgende stappen bij Payhawk afgeleverd:
Leverancier
Toegangspunt leverancier
Netwerk, bijvoorbeeld Peppol of PDP/PPF
Invopop
Payhawk
Zodra de factuur bij Payhawk belandt, zoekt het systeem uit of deze al betaald is met een kaart. Is dat het geval, dan wordt de factuur als document toegevoegd aan de betreffende kaarttransactie. Als de factuur nog betaald moet worden, wordt deze aangemaakt als een nieuwe rekening en zal hij te zien zijn op het tabblad indienen.
De meeste gestructureerde e-facturen worden aangeleverd in XML-indeling. Payhawk genereert automatisch een voorbeeld in pdf voor optimale leesbaarheid en bewaart het originele XML-bestand, zodat het kan worden gecontroleerd en geëxporteerd.
Als leveranciers hybride pdf-bestanden uitgeven met ingesloten XML, zoals Factur-X in Frankrijk of ZUGFeRD in Duitsland, gebruikt Payhawk het originele pdf-bestand en wordt de ingesloten XML verwerkt zonder dat een extra voorbeeldbestand wordt gegenereerd.
Gegevens uit e-facturen ophalen
E-facturen worden automatisch gecontroleerd aan de hand van EN 16931-regels en landspecifieke regelingen.
Een ander belangrijk voordeel van e-facturen is hun gestructureerde en gestandaardiseerde indeling, waardoor Payhawk gegevens met 100% nauwkeurigheid kan extraheren. Automatisch worden ingevulde velden van de e-factuur gemarkeerd met een blauw pictogram, waardoor ze gemakkelijk te herkennen zijn.
Je kunt nog steeds de details van je onkosten nog steeds bewerken en tekst rechtstreeks vanuit het pdf-bestand selecteren, of het nu een gegenereerd voorbeeld of het originele document is, net zoals je dat zou doen met elk ander document in Payhawk.
De goedkeuringsflow voor e-facturen volgen
De goedkeuringsflow voor onkosten met e-facturen in Payhawk werkt precies net als die voor gewone documenten. Ongeacht het type document dat wordt geüpload, volgt Payhawk het goedkeuringsproces dat je hebt gedefinieerd. Het belangrijkste verschil is dat er minder handmatige correcties nodig zijn dankzij de opgeschoonde gestructureerde gegevens.
Uitvoering van betalingen voor e-facturen
Zodra ze zijn goedgekeurd, kunnen e-facturen direct via Payhawk worden betaald. Hierdoor kunnen financiële teams het volledige AP-proces in één systeem beheren, van het ontvangen van de gestructureerde e-factuur tot het uitvoeren van de betaling en afstemming.
Exporteren van onkosten met een e-factuur
Het exporteren werkt net als bij andere onkosten, maar omvat de gestructureerde datum en bronbestanden:
Voor XML-facturen: Payhawk exporteert zowel het originele XML-bestand als het PDF-voorbeeld.
Voor hybride gestructureerde pdf-facturen (Factur-X of ZUGFeRD): Payhawk exporteert de originele pdf-bestanden met de ingesloten XML.
Dit is van toepassing ongeacht of je naar een geïntegreerd ERP- of boekhoudsysteem exporteert of dat je de standaard exportfunctionaliteit gebruikt.