De Payments AI Agent van Payhawk is jouw AI-assistent voor het oplossen van problemen met kaarttransacties en het opvragen van algemene informatie over vergoedingen via een eenvoudig en direct chatgesprek.
Hier volgt een overzicht van de belangrijkste mogelijkheden van de Payments AI Agent:
Introductie van de mogelijkheden van de Payments AI Agent - de Payments AI Agent geeft zelf aan hoe hij je kan helpen als hij voor het eerst een bericht van je ontvangt, of hij vertelt je wat hij kan doen als je hem daarom vraagt.
Kaartbeheer - Je kunt kaartgegevens opvragen, kaarten blokkeren en deblokkeren en nieuwe kaarten aanvragen.
Kaarttransacties - Je kunt informatie krijgen over voltooide en in behandeling zijnde kaarttransacties. De Agent informeert je proactief over mislukte kaarttransacties en helpt je bij het oplossen ervan.
Aanvragen en goedkeuringen - Je kunt een verzoek indienen voor extra saldo op je kaart. De Payments AI Agent stuurt je een bericht als het verzoek is goedgekeurd of afgewezen.
Vergoedingen, dagvergoedingen, kilometervergoedingen - Je kunt algemene informatie opvragen over vergoedingen, dagvergoedingen en kilometervergoedingen. De Payments AI Agent stuurt je een bericht wanneer de status daarvan is gewijzigd, bijvoorbeeld in geretourneerd,goedgekeurd of betaald.
Help en kennis - Je hebt direct toegang tot de helpartikelen van Payhawk over alledaagse onderwerpen met betrekking tot vergoedingen en betalingen.
Langetermijngeheugen - De Payments AI Agent kan je persoonlijke voorkeuren onthouden en de volgende keer dat je hem gebruikt, zal de Agent op de door jou gewenste manier reageren of specifieke acties voor je uitvoeren.
Audittrails voor compliance - De Payments AI Agent volgt uw Payhawk-workflows en registreert al uw acties, zodat financiële afdelingen controle behouden en een duidelijk audittraject volgen.
Meer informatie over de meldingen die de Agent je proactief verstuurt, vind je in het gedeelte meldingen van de Payments AI Agent.
Introductie van de mogelijkheden van de Agent
Hier zie je een voorbeeldreactie van de Payments AI Agent als je vraagt wat hij voor je kan doen:
Voorbeeldvraag | Typische reactie |
|---|---|
Hallo, waarmee kun je mij helpen? | Ik ben je Payments Agent en help je graag bij het beheren van je Payhawk-kaarten en uitgaven. Op basis van je account kan ik het volgende voor je doen: Kaartbeheer Ik kan je helpen je actieve kaarten te beheren binnen je verschillende entiteiten:
Saldo en transacties
Terugbetalingen
Algemene richtlijnen Ik kan vragen beantwoorden over hoe Payhawk werkt. Zo kan ik je regels omtrent onkosten uitleggen, vertellen hoe je een kaart activeert of laten zien wat een virtuele kaart is. Wat kan ik voor je doen? |
Kaartbeheer
De Payments AI Agent helpt je je Payhawk-kaarten en in de VS gekoppelde kaarten te beheren en biedt de volgende functies:
Een overzicht bieden van je kaarten
Kaartlimieten en opwaardeerdata bekijken (voor Amerikaanse gekoppelde kaarten die dit ondersteunen)
Informatie verstrekken over het bestedingsbeleid dat geldt voor de kaart
Kaarten blokkeren en deblokkeren
Nieuwe kaarten aanvragen (met uitzondering van in de VS gekoppelde kaarten)
In de volgende tabel vind je een overzicht met voorbeeldvragen voor het beheren van je kaarten:
Voorbeeldvraag | Typische reactie |
|---|---|
Welke kaarten heb ik? | Je virtuele EUR-kaart met nummer **0035 is actief en heeft een beschikbaar saldo van 1000,00 euro. Het is een betaalpas waarmee je online kunt betalen. Je kunt ook extra saldo vragen en de kaart blokkeren en deblokkeren. De limiet van de kaart wordt op 1 januari automatisch verhoogd naar 1000 euro. Als de gebruiker deel uitmaakt van meer dan één entiteit, wordt de reactie per entiteit gegroepeerd. Voorbeeldreactie: "Je hebt meerdere kaarten bij verschillende accounts. Ik geef je een overzicht van je actieve en inactieve kaarten: Payhawk VK
Payhawk Spanje
Payhawk EOOD
|
Wat is mijn huidige kaartlimiet? | Je virtuele kaart eindigend op **0021 heeft een limiet van 150,00 euro. |
Ik ben mijn kaart kwijt. (begrepen als Mijn kaart blokkeren) | Je kaart eindigend op **0021 is bevroren. |
Deblokkeer mijn kaart. | Je kaart die eindigt op **0021 is gedeblokkeer en je kunt hem weer gebruiken. |
Vraag een nieuwe virtuele kaart aan. (als kaartaanvragen zijn toegestaan in instellingen) | Ik heb een nieuwe virtuele kaart aangevraagd voor je Payhawk-account met de reden 'Abonnement Slack'. |
Welk uitgavenbeleid geldt voor mijn kaart? | Je hebt één actieve kaart: je fysieke metalen EUR-kaart die eindigt op **3444. Deze kaart valt onder het uitgavenbeleid voor medewerkers, dat de volgende controles omvat:
|
Kaarttransacties
De Payments AI Agent geeft informatie over al je voltooide, in behandeling zijnde en mislukte kaarttransacties . Hij controleert de status van je betalingen en weet waarom een tansactie is mislukt. De Payments AI Agent kan uitleg geven over geweigerde transacties en je helpen problemen op te lossen voor zowel Payhawk-kaarten als in de VS gekoppelde kaarten. De Agent heeft de volgende functies:
Controleren van succesvolle en uitstaande transacties en terugbetalingen
Mislukte transacties inzien
Begrijpen waarom betalingen zijn mislukt en hoe ze kunnen worden hersteld
De gebruiker proactief informeren over een mislukte kaarttransactie:
Legt de oorzaak uit, bijvoorbeeld limiet van de kaart overschreden, bevroren kaart, beleidsbeperking.
Stelt de juiste oplossing voor en start indien nodig de goedkeuringsworkflow, bijvoorbeeld door een aanvulling van je saldo aan te vragen.
Synchroniseert geld- en kaartaanvragen over vesrchillende kanalen heen om te voorkomen dat bepaalde acties meerdere malen worden uitgevoerd.
In de volgende tabel vind je een overzicht met voorbeeldvragen voor informatie over je kaarttransacties:
Voorbeeldvraag | Typische reactie |
|---|---|
Wat zijn de laatste tien transacties op mijn kaart? | Ik heb de transactiegeschiedenis van je fysieke euro-kaart eindigend op **5555 (Payhawk EOOD) voor het afgelopen jaar bekeken (de maximale periode waarin ik kan zoeken) en heb één transactie gevonden: Payhawk EOOD 1 nov. 2025: 20,00 BGN (10,43 EUR) bij UBB ST.TOSHEV 1-9 Status: mislukt Reden: onjuiste pincode ingevoerd Als je transacties van meer dan een jaar geleden wilt bekijken, ga dan naar het [Payhawk-portaal]. Wil je dat ik ook de transacties van een van je virtuele kaarten bekijk? |
Waarom is mijn transactie naar Restaurant Lavele nog steeds niet verwerkt? | Je transactie naar Restaurant Lavele ter waarde van 525 euro, geautoriseerd op 25 november 2025, zal naar verwachting binnen maximaal 10 dagen worden afgewikkeld of teruggeboekt. |
Toon mijn laatste 5 mislukte transacties | De Agent geeft informatie over het bedrag, de verkoper, de datum, het tijdstip (in tijdzone UTC), de reden en het ontbrekende bedrag. |
Waarom is mijn betaling aan Uber op 20 okboter 2025 geweigerd? | Je transactie aan Uber ter waarde van 100 euro op 20 oktober 2025 09:19u UTC is geweigerd, omdat de kaartlimiet onvoldoende was. |
Heb ik onlangs geld teruggekregen? | Je hebt onlangs één onkostenvergoeding ontvangen:
|
Financieringsverzoeken en goedkeuringen
Je kunt de Payments AI Agent gebruiken om extra saldo aan te vragen voor je kaart. De Agent houdt je op de hoogte wanneer je financieringsverzoeken worden goedgekeurd of afgewezen. Hij heeft de volgende functies:
Een nieuw financieringsverzoek in gang zetten, behalve voor in de VS gekoppelde cards
Je informeren wanneer een aanvraag is goedgekeurd of afgewezen
Financieringsverzoeken die nog in behandeling zijn, annuleren
In de volgende tabel vind je een voorbeeldvraag voor een financieringsverzoek:
Voorbeeldvraag | Typische reactie |
|---|---|
Vraag om 300 euro voor een lunch op locatie voor het team. | Ik heb een verzoek ingediend voor een opwaardering van 300 EUR op uw kaart eindigend op **0021 voor team offsite catering. Je ontvangt bericht zodra het verzoek is goedgekeurd. |
Vergoedingen, dagvergoedingen, kilometervergoedingen
De Payments AI Agent beantwoordt algemene vragen over je vergoedingen, dagvergoedingen en kilometervergoedingen. HIj heeft de volgende functies:
Een overzicht geven van de vergoeding, dagvergoeding of kilometervergoeding, inclusief de datum van indiening, het bedrag en de valuta, of de declaratie is goedgekeurd en wat de vervolgstappen zijn.
Je proactief op de hoogte stellen van statuswijzigingen van vergoedingen, dagvergoedingen en kilometervergoedingen, en een vermelding van de status goedgekeurd, geretourneerd of betaald.
In de volgende tabel vind je een lijst met voorbeeldvragen over algemene kwesties op het gebied van vergoedingen, dagvergoedingen en kilometervergoedingen:
Voorbeeldvraag | Typische reactie |
|---|---|
Heb ik nog openstaande vergoedingen? | Ja, je hebt één vergoeding die nog moet worden betaald:
|
Wat is er gebeurd met de vergoeding voor mijn reis naar Sozopol? | De kilometervergoeding voor je reis naar Sozopol, over een afstand van 272 mijl (437 kilometer) en een prijs van 138 BGN, is gecategoriseerd als Reisboeking en moet nog worden ingediend. Zodra deze is ingediend, goedgekeurd en gecontroleerd, kan de betaling worden in gang worden gezet. |
Hulp en kennis
De Payments AI Agent beantwoordt algemene vragen over Payhawk en bespaart je zo tijd met het doorspitten van hulpartikelen. HIj heeft de volgende functies:
Relevante Payhawk helpartikelen ophalen
Belangrijke concepten en processen uitleggen
In de volgende tabel vindt u een lijst met voorbeeldvragen voor alledaagse vragen over het Payhawk platform:
Voorbeeldvraag | Typische reactie |
|---|---|
Hoe dien ik een dagvergoeding in? | Om een dagvergoeding in te dienen, kun je je reisgegevens invoeren in Payhawk. Het systeem berekent automatisch de hoogte van de dagvergoeding op basis van de duur van de reis, de bestemming en het aantal declareerbare maaltijden. Payhawk biedt ook een Excel-sjabloon met standaard dagvergoedingen die je zelf kunt aanpassen. Je kunt deze actie uitvoeren via het Payhawk-portaal of de mobiele app. |
Tips voor de beste resultaten
Wees zo specifiek mogelijk wanneer je een transactie opvraagt: noem bijvoorbeeld de verkoper, het bedrag en de datum, EUR 250 naar Booking op 30 juli.
Beschrijf duidelijk het beoogde resultaat: Vraag om een tegoed van 300 EUR, Blokkeer mijn kaart.
Als je twijfelt, laat de Payments AI Agent je dan begeleiden, want die kan een oplossing voorstellen en automatisch de juiste goedkeuringsflow starten.