Een transactiegeschil treedt op wanneer je een betaling op je rekening betwist vanwege onbevoegde transacties, factureringsfouten, frauduleuze activiteiten of andere problemen. Bij dit proces is meestal het netwerk van uw kaart (bijvoorbeeld Visa) betrokken en kan bewijsmateriaal vereist zijn.
Wanneer kan ik een geschil indienen?
Het hangt van de status van je transactie af in welke gevallen je een geschil kunt indienen.
Lopende transacties
Je kunt geschillen initiëren voor geautoriseerde (openstaande) transacties, maar deze zijn onderworpen aan specifieke voorwaarden en moeten eerst worden bevestigd met een administratieve vergoeding voordat je verder kunt gaan .
Om geschillen te initiëren voor lopende transacties of discrepanties in verrekende bedragen, neem je contact op met Payhawk Support via chat of stuur je een mail naar support@payhawk.com.
Geplaatste transacties
Je kunt formeel alleen geschillen aanmaken nadat een transactie volledig is voltooid (afgewikkeld). Transacties in een geautoriseerde (openstaande) status moeten eerst worden afgewikkeld voordat een geschil kan worden aangemaakt.
Verrekende transacties
Als een geautoriseerde (in afwachting van) transactie later op je account wordt geboekt, kun je deze niet verwijderen. In plaats daarvan kun je een geschillenbeslechting via het kaartnetwerk (bijvoorbeeld Visa) instellen om een terugbetaling aan te vragen.
Timeframes
Je moet geschillen binnen 3 maanden na de transactie melden. Specifiek voor Visa-transacties moet dit binnen 120 dagen na de vereffening gebeuren.
Hoe meld ik een betwiste transactie?
Zo meld je een betwiste transactie:
Blokkeer (bevries) onmiddellijk je zakelijke Payhawk-kaart om verder gebruik te voorkomen.
Reporteer het probleem aan Payhawk Support en de Payhawk Beheerder van je bedrijf.
Onderzoek niet-erkende transacties door datum, tijd, locatie, namen van verkopers en hangende status te controleren.
Als de transactie verdacht of onherkenbaar is, verstrek dan gedetailleerde informatie, waaronder:
Lijst van betwiste transacties met bedragen
Laatste 4 cijfers van de kaart
URL's van betwiste onkosten
Kaartstatus
Dien alle vereiste chargeback-betwistingsformulieren binnen 10 kalenderdagen in, zoals aangegeven door Payhawk.
Verklaar dat de gecompromitteerde kaart niet opnieuw wordt geopend en dat alle gegevens juist zijn.
Voor meer informatie:
Welke kosten zijn van toepassing op geschillen?
Er worden per geschil 25 valutaeenheden in rekening gebracht en de kaarthouder moet dit expliciet bevestigen voordat er verder wordt gegaan. Deze kosten worden gewoonlijk in rekening gebracht in de valuta van de rekening en worden in rekening gebracht door het kaartnetwerk.
Wat gebeurt er met meerdere of terugbetaalde transacties?
Als je meerdere transacties betwist en één daarvan wordt terugbetaald of teruggedraaid door de verkoper, gaat het geschil door voor de resterende niet-teruggedraaide transacties.
Als een verkoper een betwiste transactie terugbetaalt, wordt het betwistingsproces aangepast om het terugbetaalde bedrag uit te sluiten.
Welke soorten transacties kunnen worden beperkt of geblokkeerd?
De volgende specifieke kenmerken zijn van toepassing op basis van het type van de betwiste transactie. Raadpleeg voor meer informatie het artikel over niet-ondersteunde kaarttransacties.
Beperkingen
Restricties kunnen van toepassing zijn als gevolg van de handelaar categorie, land beperkingen, of uitgaven limieten ingesteld door Payhawk Beheerders op je bedrijf. Deze instellingen kunnen indien nodig worden aangepast via het onkostenbeleid.
Transacties met een hoge waarde
Transacties met een hoge waarde kunnen tijdelijk worden geblokkeerd voor controle en vereisen bevestiging voordat ze worden verwerkt.
Onondersteunde transacties
Pogingen om andere financiële instrumenten of quasi-contante transacties zoals inleg voor gokken of de loterij te financieren, worden niet ondersteund.
Wat is het verschil tussen geautoriseerde en afgewikkelde transacties?
Geautoriseerde transacties zijn goedgekeurd maar nog niet afgewikkeld (in afwachting), terwijl afgewikkelde transacties definitieve betalingen zijn. Alleen verrekende transacties worden opgenomen in rapporten en ERP-exports.
Handige tips
Voor afwijkingen tussen gevraagde en gefactureerde bedragen, discrepantieregels staan gedefinieerde drempels voor afwijkingen toe, waardoor goedkeuringsworkflows worden geactiveerd wanneer de aanvaardbare limieten worden overschreden.
Bekijk je rekeningafschriften regelmatig en neem direct actie als je afwijkingen waarneemt. Raadpleeg voor verdere hulp de richtlijnen voor geschillenbeslechting van je kaartnetwerk of neem contact op met Payhawk Support via de chat of stuur een mail naar support@payhawk.com.