Om bedrijven te helpen bij het beheren van compliance rond het indienen van onkosten, hanteert Payhawk automatische blokkeringsregels voor kaarten. In dit artikel leggen we uit hoe deze functie werkt, welke stappen je kunt nemen om te voorkomen dat je kaart automatisch geblokkeerd wordt en hoe je dergelijke regels kunt oplossen of configureren.
Overzicht van beleid voor het automatisch blokkeren van kaarten
Een Payhawk-kaart kan zo worden ingesteld dat deze automatisch wordt geblokkeerd als uitgaven niet worden ingediend nadat een ingestelde drempel is overschreden.
Een onkosten-item wordt als te laat beschouwd als het langer dan de toegestane periode de status indienen behoudt. Deze periode, bijvoorbeeld zeven dagen, kan variëren.
De kaart kan worden geblokkeerd als een bepaald aantal onkosten-items te laat is ingediend, bijvoorbeeld vijf in vijf dagen.
Redenen voor het automatisch blokkeren van kaarten
Wanneer de drempel voor niet-ingediende onkosten is bereikt, wordt de kaart geblokkeerd en kan er niet mee worden betaald.
Kaarten kunnen worden geblokkeerd door waarschuwingen van het betalingsnetwerk, zoals Visa, die wijzen op mogelijk gecompromitteerde gegevens, zoals CVV of PAN.
Kaarten kunnen worden geblokkeerd door waarschuwingen van het netwerk, zoals mogelijke fraude die Visa heeft gedetecteerd. Deze blokkades beschermen rekeningen tegen ongeautoriseerde transacties. Als zich zo’n probleem voordoet, neem dan contact op met het Support-team van Payhawk.
Voorkomen dat kaarten automatisch worden geblokkeerd
Zo voorkom je dat kaarten door het systeem worden geblokkeerd:
Controleer je onkosten regelmatig en rond openstaande declaraties af.
Voor openstaande autorisaties voor hotelboekingen of vergelijkbare gevallen kun je een tijdelijke afbeelding toevoegen en de onkosten indienen met een notitie waarin je uitlegt dat het om een verwachte autorisatie gaat die zal vervallen.
Payhawk stuurt meldingen om gebruikers eraan te herinneren hun onkosten in te dienen en te voorkomen dat hun kaart automatisch geblokkeerd wordt.
Een geblokkeerde kaart weer activeren
Wanneer een kaart wordt geblokkeerd vanwege niet-ingediende onkosten:
Onkosten moeten worden gedeclareerd. In sommige configuraties wordt een kaart alweer actief als één achterstallige declaratie is ingediend. Andere beleidsinstellingen vereisen echter dat alle achterstallige declaraties worden afgehandeld voordat de kaart weer gebruikt kan worden.
Zodra de kaart weer actief is, kunnen je geweigerde betalingen opnieuw proberen uit te voeren.
Beleid voor automatisch blokkeren configureren
Als Payhawk Beheerder kun je de regels voor automatisch blokkeren zo configureren:
Ga in het Payhawk-webportaal naar kaarten > instellingen > geavanceerde limieten.
Klik op bewerken.
Onder kaarten automatisch blokkeren pas je de instellingen aan zodat ze voldoen aan je eisen:
Bepaal de termijn waarbinnen onkosten als op tijd worden beschouwd en geef aan wanneer ze te laat zijn.
Stel in hoeveel te late declaraties je toestaat voordat een kaart automatisch wordt geblokkeerd.
Schakel de automatische blokkeerregel volledig uit als deze niet nodig is.
Klik op opslaan.