Je kunt meerdere aanvragen en inkooporders tegelijk importeren met behulp van een Excel-sjabloon dat door het systeem wordt gegenereerd op basis van het gewenste aanvraagtype. Dit is handig voor bedrijven die overstappen op Payhawk, integreren met externe systemen of op grote schaal meerdere gelijksoortige aanvragen of inkooporders aanmaken.
Opmerkingen over het importeren van aanvragen en inkooporders
Voor elk aanvraagtype genereert het systeem een ander importsjabloon dat de vereiste velden bevat.
Bij geïmporteerde aanvragen en inkooporders zal de betaalmethode altijd op geen staan, met uitzondering van deze specifieke velden kunnen alle velden die in het Payhawk-webportaal of met behulp van Payhawk's Developer API kunnen worden aangemaakt als sjabloon worden gegenereerd en vervolgens opnieuw worden geïmporteerd.
Payhawk Beheerders die aanvragen direct in de status open en namens elke werknemer kunnen importeren, kunnen aanvragen en inkooporders importeren. Payhawk-medewerkers kunnen ook importeren, maar kunnen alleen aanvragen aanmaken in de status open en alleen namens zichzelf.
Aanvragen en inkooporders importeren
Zo importeer je aanvragen en inkooporders:
Ga in het Payhawk-webportaal naar aanvragen.
Selecteer de weergave bedrijfsaanvragen.
Klik op het menu met de drie puntjes en selecteer importeren.
Op het volgende scherm:
Selecteer het aanvraagtype voor het importsjabloon dat door het systeem wordt gegenereerd en klik op sjabloon genereren.
Als je het sjabloon al eerder hebt gegenereerd, klik dan op ik heb het sjabloon al eerder gegenereerd.
Het gegenereerde sjabloon wordt vervolgens naar de map downloads van je computer.
Vul in het gegenereerde bestand je gegevens in het gewenste formaat in. Ga vervolgens terug naar het Payhawk-webportaal, upload het gewijzigde bestand en klik op uploaden.
Nadat het systeem de gegevens heeft geanalyseerd bij het importeren, schakel je het selectievakje in en klik je op importeren.
Als je klaar bent met importeren, zie je dat op het scherm. Klik op klaar.
Het sjabloonbestand
Bij het importeren van verzoeken of inkooporders in Payhawk maakt het systeem een importsjabloon aan dat overeenkomt met de configuratie van uw bedrijf voor het geselecteerde verzoektype. Het sjabloonbestand bevat alleen de velden die in uw Payhawk-instellingen zijn gedefinieerd, zoals aangepaste of invoervelden die bij dat verzoektype horen. Velden die in Payhawk als verplicht zijn gemarkeerd, moeten ook in het Excel-sjabloon worden ingevuld.
De importgegevens die u moet aanleveren staan in het tabblad Requests van het sjabloon en kunnen bijvoorbeeld de kolommen Group ID (Groeps-ID) en PO Number (Inkoopordernummer) bevatten:
Het veld Groeps-ID maakt het mogelijk om meerdere rijen te groeperen tot één verzoek of één inkooporder. Wanneer meerdere rijen dezelfde Groeps-ID-waarde delen (bijvoorbeeld 1234), maakt Payhawk één verzoek of inkooporder met meerdere orderregels. Als u de Groeps-ID leeg laat, wordt elke rij als een afzonderlijk verzoek geïmporteerd.
Het veld Inkoopordernummer fungeert als identificatie voor inkooporders met een open status. U kunt dit veld invullen als u wilt verwijzen naar of een bestaande order wilt bijwerken. Laat u het veld leeg, dan genereert Payhawk automatisch een PO-nummer op basis van het geconfigureerde voorvoegsel van uw bedrijf.
Omdat elk verzoektype verschillende velden kan bevatten, verschilt de structuur van het sjabloon afhankelijk van het type dat u selecteert voordat u de import start. Om te zien welke velden in het bestand verschijnen, kunt u de instellingen van het betreffende verzoektype in het Payhawk-portaal bekijken.
Het importsjabloon fungeert als een alternatieve interface voor het in bulk aanmaken van verzoeken en volgt dezelfde datastructuur als het Payhawk-webportaal. Als er tijdens het importproces een fout optreedt, noteert Payhawk automatisch de details in het sjabloonbestand zodat u deze aan het einde van elke betreffende rij kunt bekijken, corrigeren en de gegevens opnieuw kunt uploaden.