In Payhawk kun je aanvraagtypen en eigenaren beheren, en aanvragen verplaatsen naar andere entiteiten. Welke beheermogelijkheden je hebt, hangt af van je gebruikersrechten en de configuratie van de aanvraag.
Aanvraagtypen wijzigen
Alleen de eigenaar van de aanvraag, gebruikers met machtigingen voor aanvragen namens het bedrijf, Teammanagers, beoordelaars of assistenten kunnen het aanvraagtype wijzigen.
Zo wijzig je een aanvraagtype:
Ga in het Payhawk-webportaal naar Aanvragen.
Selecteer de gewenste aanvraag door erop te klikken.
Klik op het optiemenu (drie stippen) en selecteer de optie Type wijzigen.
In het venster dat verschijnt, selecteer je het nieuwe aanvraagtype door erop te klikken. Let op: als het nieuw geselecteerde aanvraagtype bepaalde velden niet bevat, worden deze velden verwijderd uit de aanvraag die je aan het wijzigen bent.
In het venster zie je alleen de typen aanvragen die je op basis van je rol mag aanmaken. Als een marketingaanvraag bijvoorbeeld alleen kan worden aangemaakt door gebruikers met de rol Marketing en jij die rol niet hebt, dan verschijnt die niet in de lijst met beschikbare aanvraagtypen.
Klik op Wijzigen.
Eigenaren van aanvragen wijzigen
Alleen gebruikers met machtigingen aanvragen te doen namens je bedrijf en beoordelaars kunnen de eigenaar van de aanvraag wijzigen. Om veiligheidsredenen kan de eigenaar van de aanvraag dat zelf niet doen, tenzij hij of zij een van de bovenstaande machtigingen heeft.
Zo wijzig je de eigenaar van een aanvraag:
Ga in het Payhawk-webportaal naar Aanvragen.
Selecteer de gewenste aanvraag door erop te klikken.
Klik op het optiemenu (drie stippen) en selecteer de optie Eigenaar wijzigen
Selecteer in het venster dat verschijnt de nieuwe eigenaar van de aanvraag via het uitklapmenu. Let op, het systeem geeft alleen een overzicht van gebruikers weer die toestemming hebben om aanvragen van dat specifieke type te maken. Gebruikers die geen aanvragen van dat type mogen maken, worden uitgeschakeld en grijs weergegeven.
Klik op Wijzigen.
Aanvragen naar andere entiteiten verplaatsen
Een aanvraag naar een andere entiteit verplaatsen is een ondersteunde functie in Payhawk. Je kunt deze gebruiken om een aanvraag opnieuw toe te wijzen aan een andere entiteit binnen je groep, bijvoorbeeld als een fondsaanvraag of kaartoplading onder de verkeerde entiteit is ingediend. De verplaatste aanvraag behoudt de bijbehorende historie en goedkeuringsstatus. Je kunt geen directe fondsoverboekingen of kaartopladingen tussen entiteiten uitvoeren buiten de aanvragenworkflow in Payhawk, maar je kunt wel de optie Verplaatsen naar entiteit gebruiken die hieronder wordt beschreven.
De optie om een aanvraag naar een andere entiteit te verplaatsen kan alleen gebruikt worden voor aanvragen met uit een groep overgenomen aanvraagtypen.
Zo verplaats je een aanvraag naar een andere entiteit:
Ga in het Payhawk-webportaal naar Aanvragen.
Selecteer de gewenste aanvraag door erop te klikken.
Klik op het optiemenu (drie stippen) en selecteer de optie Verplaatsen naar entiteit.
In het venster dat verschijnt, selecteer je de nieuwe entiteit in het uitklapmenu. Let op: je ziet alleen entiteiten die op groepsniveau hetzelfde aanvraagtype overnemen. Entiteiten zijn alleen selecteerbaar als zowel de aanvrager als de gebruiker die de verplaatsing uitvoert toegewezen rollen hebben binnen die entiteiten.
Klik op Wijzigen.
