Als er een nieuwe medewerker bij je bedrijf komt werken, kun je hem of haar via e-mail of via sms uitnodigen voor je teamstructuur in Payhawk, of je kunt medewerkers ook in bulk toevoegen zonder ze een uitnodiging te sturen. Als een medewerker het bedrijf verlaat, moet je hem of haar verwijderen.
Om een medewerker voor meerdere entiteiten uit te nodigen, gebruik je de Payhawk-functies voor meerdere entiteiten, of je voegt de gebruiker aan elke entiteit afzonderlijk toe.
Medewerkers uitnodigen via e-mail of sms
Nodig als volgt medewerkers uit voor je organisatie in Payhawk:
Ga in het Payhawk-webportaal naar het tabblad werknemers > werknemers.
Klik op de knop + nieuw.
In het dialoogvenster kun je medewerkers via e-mail uitnodigen of via sms op hun mobiele telefoonnummer.
Om een e-mailuitnodiging te versturen, voer je het e-mailadres van de medewerker in, selecteer je de Payhawk-rol die je aan deze medewerker wilt toewijzen en klik je op uitnodigen. De medewerker ontvangt nu een e-mail met een registratielink.
Verstuur een sms-uitnodiging door het e-mailadres van de medewerker in te voeren en de knop uitnodigen via sms in te schakelen. Vul de naam en het mobiele nummer van de medewerker in, selecteer de Payhawk-rol en klik op uitnodigen. De medewerker ontvangt nu een sms met een registratielink.
De status van de uitnodiging van de medewerker wordt gewijzigd en de medewerker wordt verplaatst naar het tabblad werknemers > actief zodra men zich aanmeldt bij Payhawk.
Medewerkers uitnodigen bij een bulkimport
Je kunt medewerkers ook in bulk toevoegen zonder ze meteen een uitnodiging te sturen, bijvoorbeeld als je eerst je teams en goedkeuringsworkflows wilt instellen.
Zo importeer je medewerkers zonder ze uit te nodigen:
Ga naar werknemers, klik op het optiemenu (drie stippen) naast + nieuw en selecteer importeren.
Selecteer alleen toevoegen en klik op sjabloon genereren.
Vul het sjabloon in en selecteer nee in de kolom uitnodiging verzenden.
Upload het sjabloon, vink het bevestigingsvakje aan en klik op importeren. De medewerkers krijgen dan de status 'uitgenodigd', maar ontvangen geen uitnodigingsmail. Goedkeuringen die aan hen zijn toegewezen, blijven wachten totdat ze zich registreren.
Als je klaar bent om ze uit te nodigen, kan een Payhawk-beheerder elke medewerker openen onder werknemers > uitgenodigd en op uitnodiging opnieuw verzenden klikken. Tot die tijd kunnen medewerkers zelf toegang krijgen via wachtwoord vergeten? of via SSO (als je bedrijf dat gebruikt), en ontvangen ze nog steeds bepaalde andere e-mails, zoals verzoeken om kaartgoedkeuring.
Medewerkers verwijderen
Je kunt zowel actieve Payhawk-gebruikers als medewerkers met openstaande uitnodigingen verwijderen.
Groepsbeheerders in Payhawk kunnen alleen op groepsniveau worden verwijderd.
Verwijder als volgt een medewerker uit je bedrijf:
Ga in het Payhawk-webportaal naar het tabblad werknemers > werknemers.
Selecteer de gewenste medewerker door op zijn of haar dossier te klikken.
Klik op het optiemenu (drie stippen) en selecteer de optie medewerker verwijderen.
Als de gebruiker kaarten heeft met terugkerende betalingen, geef dan in het venster dat verschijnt aan wat er met deze kaarten moet gebeuren:
Selecteer de optie kaarten die opnieuw kunnen worden toegewezen blokkeren en de rest sluiten als je de kaarten die opnieuw kunnen worden toegewezen wilt blokkeren en de rest van de kaarten voor die gebruiker wilt sluiten. Je kunt dan kaarten die opnieuw kunnen worden toegewezen beheren via de wachtende taak kaarten opnieuw toewijzen of sluiten vanaf je dashboard. Nadat je op de in behandeling zijnde taak hebt geklikt, word je doorgestuurd naar de app kaarten met alle kaarten die opnieuw moeten worden toegewezen. Je kunt de kaarten afzonderlijk beheren.
Selecteer de optie alle kaarten nu sluiten als je alle kaarten onmiddellijk wilt sluiten.
Bevestig je keuze en klik op verwijderen.
Als je er binnen je bedrijf medewerkers verspreid over meerdere entiteiten werken, kun je ze ook op groepsniveau verwijderen door een soortgelijk proces te volgen.
Opmerkingen over het verwijderen van medewerkers
De hieronder beschreven informatie over het verwijderen van medewerkers is ook van toepassing op integraties met HR-systemen (HRIS).
Zo verwijder je een medewerker:
Dien alle niet-ingediende onkosten in, want deze worden verwijderd als de medewerker uit het systeem wordt verwijderd.
Zorg ervoor dat alle terug te betalen of andere onbetaalde onkosten volledig zijn verwerkt, aangezien deze niet meer kunnen worden vergoed als de medewerker is verwijderd.
Onbetaalde onkostendeclaraties blijven zichtbaar in het systeem, maar er kunnen geen verdere acties op worden ondernomen.
Wanneer je een medewerker verwijdert uit Payhawk:
Alle historische gegevens, inclusief ingediende onkosten, transacties, rapporten en activiteitenlogboeken, blijven toegankelijk voor financiële en nalevingsdoeleinden.
De medewerker verschijnt niet meer in de lijst met actieve werknemers.
Verwijderde historische gegevens van medewerkers blijven verschijnen in de weergave alles van relevante secties (bijvoorbeeld kaarten, onkosten) en kunnen nog steeds worden opgenomen in exports en rapporten.