Uitgaventypen beheren op groepsniveau

Prev Next

Met het groepsdashboard en de functies voor het beheer van meerdere entiteiten in Payhawk kun je je uitgaventypen op groepsniveau beheren voor alle entiteiten binnen de groep. Zo hoef je niet voor elke entiteit dezelfde instellingen op te geven.

Bijzonderheden

  • Het toepassen van groepsinstellingen op de uitgaventypen kan niet ongedaan worden gemaakt.

  • Uitgaventypen kunnen per entiteit rechtstreeks in de groepsinstellingen worden ingeschakeld.

Groepsinstellingen toepassen op uitgaventypen

Je kunt bepalen of de standaard betalingsuitvoering voor uitgaventypen direct is of wordt gepland op de vervaldatum van de uitgave.

Zo pas je bijvoorbeeld groepsinstellingen toe op het uitgaventype Factuur:

  1. Log in op het Payhawk-webportaal.

  2. Open de app-switcher linksboven en ga naar Instellingen > Uitgaventypen > Factuur.

  3. Zet op het tabblad Instellingen de schakelaar Facturen activeren aan om het betalen van facturen voor je groep in te schakelen.

  4. Selecteer in de vervolgkeuzemenu's:

    • De specifieke entiteiten die facturen gaan gebruiken, of selecteer Alle om het uitgaventype op elke entiteit in de groep toe te passen.

    • De Payhawk-rollen die onkostenverzoeken voor facturen mogen indienen.

    • De standaard betalingsuitvoering voor facturen in je bedrijf.

      • Met de optie Direct wordt het veld Uitvoering betaling onder Betalen > Bevestig details standaard ingesteld op Direct.

      • Met de optie Vervaldatum onkosten wordt het veld Uitvoering betaling onder Betalen > Bevestig details standaard ingesteld op de vervaldatum van de uitgave, zoals uitgelezen door de tool voor gegevensextractie van Payhawk.

  5. Klik op Wijzigingen opslaan. Klik in het dialoogvenster dat wordt geopend op Toepassen.

    Groepsinstellingen, Uitgaven > Factuur, tabblad Instellingen: Facturen activeren aan, de entiteiten die facturen gebruiken, de rollen die facturen mogen aanmaken, de standaard betalingsuitvoering en Wijzigingen opslaan.

Standaard groepsinstellingen voor uitgaventypen toepassen op entiteiten

Zo pas je de al gedefinieerde groepsinstellingen voor uitgaventypen toe op andere entiteiten:

  1. Open de app-switcher linksboven, ga naar Instellingen > Entiteiten en selecteer de gewenste entiteit.

  2. Selecteer in het volgende scherm het keuzerondje STANDAARDINSTELLINGEN VOOR GROEP bij Uitgaventypen en klik op Wijzigingen opslaan.

  3. Vink in het dialoogvenster dat wordt geopend het selectievakje aan en klik op Opslaan om je keuze te bevestigen.

Als een entiteit de uitgaventypen van de groep overneemt, kan de lokale Payhawk-beheerder ze niet wijzigen, omdat ze als alleen-lezen worden weergegeven.

Groepsinstellingen, Entiteiten: de lijst toont of elke entiteit de standaardinstellingen voor de groep of eigen instellingen gebruikt voor onkostenworkflows en uitgaventypen, de entiteitspagina met STANDAARDINSTELLINGEN VOOR GROEP geselecteerd voor uitgaventypen en de bevestiging Wijzigingen opslaan.

Instellingen voor uitgaventypen ophalen uit een entiteit

Je kunt uitgaventypen van een entiteit kopiëren en op de groep toepassen door de betreffende instellingen op te halen.

  1. Open de app-switcher linksboven en ga naar Instellingen > Uitgaventypen.

  2. Klik op het menu met drie puntjes en selecteer Van entiteit ophalen.

  3. Selecteer in het dialoogvenster dat wordt geopend de gewenste entiteit in de vervolgkeuzelijst en klik op Toepassen.

    Groepsinstellingen, Uitgaven: het menu met drie puntjes met Van entiteit ophalen, en het paneel om instellingen van een andere entiteit op te halen met een geselecteerde entiteit en de knop Toepassen.

Handige bronnen