Met het groepsdashboard en de beheerfuncties voor meerdere entiteiten in Payhawk kun je je uitgaven- en onkostensoorten op groepsniveau beheren voor al je entiteiten binnen een groep. Zo hoef je niet voor elke entiteit dezelfde instellingen op te geven.
Bijzonderheden
Eenmaal ingesteld, kunnen groepsinstellingen voor de uitgaven- en onkostensoorten niet worden teruggedraaid.
Groepsinstellingen configureren voor rekeningen
Je kunt instellen of de standaardbetaling voor rekeningen onmiddellijk moet worden uitgevoerd of gepland wordt voor vervaldatums van uitgaven.
Log in op het Payhawk-webportaal.
Ga naar Instellingen > Uitgavetypen > Rekeningen.
Schakel op het tabblad Instellingen de schakelaar Rekeningen inschakelen in om het betalen van rekeningen voor je groep in te schakelen.
Selecteer in de vervolgkeuzemenu’s:
De Payhawk-rollen die onkostendeclaraties voor rekeningen kunnen indienen.
De standaardmanier waarop rekeningen binnen je bedrijf worden betaald.
Met de optie Onmiddellijk wordt het veld Uitvoering betaling onder Betalen > Gegevens bevestigen standaard ingesteld op Onmiddellijk.
Met de optie Vervaldatum uitgave wordt het veld Uitvoering betaling onder Betalen > Gegevens bevestigen standaard ingesteld op de vervaldatum van de uitgave, zoals geëxtraheerd door de OCR-tool van Payhawk.
Klik op Wijzigingen opslaan. Klik in het dialoogvenster dat verschijnt op Toepassen.
Groepsinstellingen toepassen voor de andere uitgaven- en onkostensoorten
Je kunt groepsinstellingen toepassen op het kilometertype. Bijvoorbeeld op de volgende manier:
Ga naar Instellingen > Uitgavetypen > Kilometervergoeding.
Schakel op het tabblad Instellingen de optie Kilometerdeclaraties inschakelen in om het uitgavetype voor kilometervergoedingen voor je groep te gebruiken.
Selecteer in de vervolgkeuzemenu's de Payhawk-rollen die kilometerverzoeken kunnen indienen.
Klik op Wijzigingen opslaan. Klik in het dialoogvenster dat verschijnt op Toepassen.
Standaard groepsinstellingen voor onkostensoorten toepassen op entiteiten
Je kunt reeds gedefinieerde groepsinstellingen voor uitgaven- en onkostensoorten toepassen op andere entiteiten, op de volgende manier:
Ga in het Payhawk-webportaal naar Groepsdashboard > Instellingen > Overzicht > Entiteiten en selecteer de gewenste entiteit.
Schakel in het volgende scherm GROUP DEFAULTS in voor onkostensoorten en klik op wijzigingen opslaan.
In het dialoogvenster dat opent, vink je het selectievakje aan en klik je op opslaan om je keuze te bevestigen.
Als een entiteit groepsuitgavensoorten overneemt, kan een lokale Payhawk-beheerder deze niet wijzigen. Deze worden dan weergegeven als alleen-lezen.
Instellingen voor uitgavensoorten uit een entiteit ophalen
Je kunt uitgavensoorten kopiëren van een entiteit en ze toepassen op de groep door relevante instellingen over te nemen.
Ga in het Payhawk-webportaal naar Groepsdashboard > Instellingen > Uitgavensoorten.
Klik op het menu met de drie stippen en selecteer van entiteit ophalen.
Selecteer in het dialoogvenster dat opent de gewenste entiteit in het keuzemenu en klik op Toepassen.
