Met het groepsdashboard en de mogelijkheden voor beheer van meerdere entiteiten in Payhawk kun je als Payhawk-beheerder van de groep je workflows op groepsniveau beheren. Zo hoef je niet voor elke entiteit handmatig dezelfde workflowinstellingen op te geven.
Standaard workflows voor de groep instellen
Om standaard workflows in te stellen voor je groep entiteiten, doe je het volgende:
Open in het Payhawk-webportaal de app-switcher linksboven en ga naar Instellingen > Workflows.
Om de gewenste workflow te creëren, volg je dezelfde stappen als je voor een enkele entiteit zou doen:
Workflows instellen voor aanvragen en inkooporders
Bijvoorbeeld: om de standaardworkflow voor factuurbetalingen op groepsniveau in te stellen, schakel je over naar de bewerkmodus van de workflow en stel je de voorwaarden in (goedkeurders, bedragen, aanpasbare velden, managers, teams).
Klik op Workflow publiceren om de workflow te activeren.
Als je niet-opgeslagen wijzigingen hebt, zal het systeem hierop wijzen bij het verlaten van het scherm.
Individuele workflowinstellingen toepassen op specifieke entiteiten binnen de groep
Je kunt de standaard workflowinstellingen uitschakelen en individuele workflowinstellingen toepassen op specifieke entiteiten binnen de groep.
Open de app-switcher linksboven en ga naar Instellingen > Entiteiten.
De grijze cirkels geven aan dat de entiteit de standaardgroepsinstellingen gebruikt.
De gele cirkels geven aan dat de entiteit individuele instellingen gebruikt.
Klik in de kolom ONKOSTENWORKFLOWS op de cirkel naast de gewenste entiteit.
Selecteer in het volgende scherm het keuzerondje SPECIFIEK VOOR RECHTSPERSOON.
Klik op Wijzigingen opslaan.
In het dialoogvenster dat opent, vink je het selectievakje aan en klik je op Opslaan om je keuze te bevestigen.
Op dezelfde manier kun je de standaardgroepsinstellingen toepassen op een entiteit waarvoor afzonderlijke workflows zijn ingesteld.
Workflowinstellingen uit een entiteit halen
Je kunt goedkeuringsflows van een entiteit kopiëren en toepassen op de groep door de relevante instellingen over te nemen.
Open de app-switcher linksboven en ga naar Instellingen > Workflows.
Klik op het menu met drie puntjes en selecteer Uitgavetype-workflows ophalen van entiteit.
Selecteer in het dialoogvenster dat opent de gewenste entiteit in het keuzemenu en klik op Toepassen.
Klik op Overschrijven om je keuze te bevestigen.
Opmerkingen over het beheren van workflows
Als een entiteit workflows overneemt van de groepsinstellingen, kunnen alleen Payhawk-beheerders van de groep deze wijzigen. Lokale Payhawk-beheerders zien de workflows in alleen-lezenmodus.
De voorwaarde Leverancier is niet beschikbaar voor workflows op groepsniveau. Omdat elke entiteit een eigen leverancierslijst beheert, kan de voorwaarde Leverancier alleen worden gebruikt in workflows op entiteitsniveau.
Elke entiteit heeft eigen teams, ook als teams in verschillende entiteiten dezelfde naam hebben. De voorwaarde Team in een groepsworkflow geldt alleen voor de teams die je selecteert. Als je het team van één entiteit selecteert, voldoen uitgaven van een team met dezelfde naam in een andere entiteit dus niet aan de voorwaarde en slaan ze die stap over. Selecteer het team van elke entiteit waarop de stap van toepassing moet zijn. Als alle stappen worden overgeslagen, wordt de uitgave goedgekeurd.
Handige bronnen