Payhawk kan worden geĆÆntegreerd met SAP S/4HANAĀ®, zodat je volledige controle hebt over de uitwisseling van gegevens tussen beide systemen.
Payhawk voert een datasynchronisatie uit wanneer de koppeling met SAP S/4HANA voor het eerst tot stand wordt gebracht. Optioneel kun je als Payhawk Beheerder de gegevenssynchronisatie op verzoek activeren.
De integratie creƫert een bankrekening voor elke actieve valuta in Payhawk. Je kunt ook de begindatum opgeven van de saldi die je wilt synchroniseren tussen Payhawk en SAP S/4HANA. Bekijk de exacte gegevensvelden die worden gedeeld tussen de twee systemen.
Stamgegevens en aangepaste velden
Het volgende diagram geeft een overzicht van de gegevens die automatisch tussen de systemen worden gesynchroniseerd.
Deintegratie werkt in twee richtingen:
SAP S/4HANA naar Payhawk: Je stamgegevens van SAP S/4HANA, zoals grootboekrekeningen, belastingcodes, kostenplaatsen en leveranciers, worden naar Payhawk gehaald zodat je team uitgaven kan categoriseren met behulp van echte gegevens uit SAP S/4HANA.
Payhawk naar SAP S/4HANA: Wanneer een onkosten-item wordt gecontroleer, wordt het automatisch in SAP S/4HANA geboekt als journaalpost of factuur van een leverancier, compleet met betalingsgegevens en ontvangstbijlagen.
Beoordeelde onkosten en verwerkte betalingen
In het onderstaande schema zie je welke gegevens worden uitgewisseld over beoordeelde onkosten en verwerkte betalingen tussen Payhawk en SAP S/4HANA.
Uitgaven en betalingen doorzetten naar SAP S/4HANA
Zodra een onkosten-item is gemarkeerd als gecontroleerd door een Payhawk Accountant of Beheerder, zal Payhawk het naar SAP S/4HANA doorsturen als journaalpost of factuur van een leverancier, afhankelijk van het onkostentype en je configuratie.
Kaart- en factuurkosten worden geƫxporteerd als journaalposten of facturen van leveranciers, terwijl vergoedingen, kilometer- en dagvergoedingen altijd worden geƫxporteerd als journaalposten.
Betalingen worden automatisch geƫxporteerd wanneer ze door de bank zijn goedgekeurd en verrekend.
Bankafschriften worden geƫxporteerd als bankafschriften.
Naar SAP S/4HANA geƫxporteerde gegevensvelden
Payhawk exporteert de volgende gegevensvelden naar SAP S/4HANA:
Valuta - De valuta van de transactie.
Opmerking - Het veld opmerking voor de uitgave in Payhawk wordt weergegeven in de Documentbeschrijving veld van de uitgave in SAP S/4HANA.
Documentdatum
Boekhouddatum - De datum waarop de uitgave verwerkt is.
Onkostennummer - De Externe referentie.
Leverancier - Zakenpartner
Categorie - Gekoppeld aan de grootboekrekening van SAP S/4HANA.
Bedrag - Het totaalbedrag min het belastingtarief voor de uitgave.
Kostenplaats - Deze is gekoppeld aan een Payhawk-team of gesynchroniseerd als een aangepast veld.
Belastingcode
Beschrijving
Wisselkoer - Wanneer een kaart wordt gebruikt voor een transactie in een andere valuta dan de valuta van de kaart, past Visa of Mastercard een wisselkoers toe. Payhawk exporteert de betreffende uitgave vervolgens naar SAP S/4HANA in de valuta van de kaart, met behulp van deze koers. Als de valuta van de kaart echter ook verschilt van de basisvaluta van SAP S/4HANA, vinden er twee omrekeningen plaats: een van Visa of Mastercard en een andere van het boekhoudsysteem, bijvoorbeeld voor een factuur in vreemde valuta.