Een betalingsbevestiging is een bericht dat een klant naar een leverancier stuurt om te bevestigen dat een betaling is voldaan. Meestal staat hierin hoeveel er is betaald, wanneer de betaling plaatsvond en voor welke factuur deze is gedaan, zodat de leverancier de binnenkomende betaling aan de juiste factuur kan koppelen en de boekhouding kan afstemmen.
Het sturen van een dergelijke bevestiging is gebruikelijk bij zakelijke betalingen en leveranciers hoeven zelf niet na te gaan of, en wanneer, ze betaald zijn.
Over betalingsbevestigingen in Payhawk
Een betalingsbevestiging voor een leverancier wordt uitsluitend per e-mail verstuurd voor de betreffende betaling en bevat een link naar de statuspagina voor die betaling.
Daarop kan de leverancier de belangrijkste stappen volgen (in gang gezet, in behandeling, afgerond), en details als het betaalde bedrag, de datum en de factuurreferentie inzien.
De link naar de statuspagina van de betaling blijft 2 maanden geldig. Binnen die periode kan de leverancier de betaling tot en met de afwikkeling volgen en deze aan afstemmen met de financiële administratie, zonder contact op te hoeven nemen met jouw Finance-team.
Medewerkers ontvangen geen betalingsbevestigingen voor hun onkostenvergoedingen. Als een betaling aan een leverancier via Payhawk wordt afgewezen of teruggeboekt, stuurt Payhawk geen betalingsbevestiging en krijgt de leverancier geen melding van de niet-uitgevoerde betaling.
Wat je leverancier ontvangt
Je leverancier ontvangt:
Een e-mail van Payhawk waarin staat dat een betaling onderweg is.
Een beveiligde link naar een statuspagina, die in de verschillende fasen van de betaling wordt bijgewerkt.
Een bevestiging die als document kan worden gedownload, beschikbaar via de statuspagina waar je via de beveiligde link op terecht komt, die de leverancier kan bewaren voor je eigen administratie.
Je leverancier heeft geen account of inloggegevens van Payhawk nodig om de details van deze betaling te bekijken. Wel moet de leverancier om de betalingsbevestiging te kunnen downloaden bij wijze van extra beveiligingsmaatregel het e-mailadres invoeren waarnaar deze verstuurd is.
Wat er op de statuspagina staat
Op de statuspagina van de betaling staat een overzicht van de volgende betalingsgegevens:
Het betaalde bedrag.
De valutadatum, de dag waarop het geld naar verwachting wordt bijgeschreven.
Een tijdlijn die loopt van In gang gezet tot Afgerond.
De betalingsreferentie en de rekeningen en creditnota's die met de betaling worden voldaan.
Op de statuspagina staan geen bankgegevens. Het bevestigingsdocument dat kan worden gedownload, is het formele bewijs en bevat de betalingsgegevens van zowel de betaler als de ontvanger.
Wanneer een betalingsbevestiging daadwerkelijk wordt verstuurd
Of de betalingsbevestiging daadwerkelijk naar je leverancier wordt verstuurd, hangt af van het betalingssysteem dat voor die specifieke betaling is gebruikt.
Bijvoorbeeld:
Als een betaling via FPS (in GBP) ofSEPA (in EUR) wordt gedaan, wordt de betalingsbevestiging naar de leverancier verstuurd op het moment waarop de betaling is verwerkt.
Als een betaling via SWIFT wordt gedaan, wordt de betalingsbevestiging verstuurd zodra de ontvangende bank aan Payhawk doorgeeft op welke datum de betaling verwacht wordt.
E-mails instellen voor het versturen van betalingsbevestigingen
Standaard is de optie om een betalingsbevestiging naar een leverancier te sturen ingeschakeld voor elke leverancier die je hebt opgeslagen in Payhawk, en je ziet dit in de app Leveranciers. Als er voor een leverancier alleen een e-mailadres is ingevuld, wordt de betalingsbevestiging automatisch naar dat adres gestuurd.
Je kunt echter ook op een van de volgende manieren andere ontvangers toevoegen voor de betalingsbevestigingen:
Door de gegevens van een leverancier te bewerken in de app Leveranciers
Bij het bevestigen van de betalingsgegevens van een uitgave - De e-mailadressen die je invult terwijl je de betalingsgegevens bevestigt, worden automatisch opgeslagen bij de leverancier in de app Leveranciers en vervangen het e-mailadres van de leverancier waarop deze de bevestiging ontvangt.
Bij de autorisatie van een betaling - De e-mailadressen die je invult op het moment waarop je een betaling autoriseert, moeten handmatig worden bevestigd door de betreffende medewerker. Pas daarna worden ze bijgewerkt in het profiel van de leverancier in de app Leveranciers en krijgen ze opnieuw voorrang op het e-mailadres waarop betalingsbevestigingen oorspronkelijk ontvangen zouden worden.
Je kunt er ook voor kiezen om een betalingsbevestiging te sturen naar een leverancier die geen e-mailadres heeft ingevuld in Leveranciers op het moment waarop je een betaling autoriseert. Zodra de betaling is geautoriseerd, toont Payhawk een optie waarmee je e-mailadressen voor betalingsbevestigingen kunt toevoegen.
Betalingsbevestigingen worden naar e-mailadressen gestuurd in de volgende volgorde van prioriteit:
De e-mailadressen die je ter plekke invult – bij het bevestigen van de betalingsgegevens of het autoriseren van de betaling.
Het e-mailadres van de leverancier – standaard ingeschakeld.
Het e-mailadres dat de AI van Payhawk uit de bijgevoegde uitgavendocumenten haalt.
Een echte betalingsbevestiging herkennen
Om je leveranciers te helpen een echte betalingsbevestiging van een neppe te onderscheiden, kun je ze de volgende gegevens verstrekken:
De e-mail met de betalingsbevestiging komt van een payhawk.com-adres, en de beveiligde link blijft 60 dagen geldig.
Voor het openen van de link met betalingsgegevens is geen account of gebruikersnaam nodig. Als deze is aangeklikt opent zich een alleen-lezenpagina die uitsluitend voor deze ene betaling is gegenereerd.
Payhawk zal een leverancier nooit om een wachtwoord, bankgegevens, kaartgegevens of een betaling vragen om een betalingsbevestiging te bekijken.
Een leverancier hoeft nooit bankgegevens te verifiëren of opnieuw in te voeren om het geld te ontvangen. De betaling is al uitgevoerd.
Als een pagina of e-mail die beweert een betalingsbevestiging te zijn de leverancier vraagt om in te loggen, een vergoeding te betalen of bankgegevens te bevestigen, moet deze als verdacht worden beschouwd.
Als het bedrag, de rekeningen of de creditnota's niet kloppen, moet de leverancier direct contact met jou opnemen. Jij beheert de betaling, en Payhawk kan de gegevens daarvan niet wijzigen.
De geschiedenis van betalingsbevestigingen bekijken
Het versturen van de betalingsbevestiging is terug te zien op het tabblad Activiteit van de uitgave die is geautoriseerd voor betaling.
