Betalingsbevestigen kunnen worden verstuurd naar het e-mailadres van de leverancier dat al in Payhawk is geregistreerd. Deze optie is standaard ingeschakeld.
Je kunt de gegevens van leveranciers ook bewerken en specifieke e-mailadressen voor betalingsbevestigingen invoeren, en daarnaast e-mailadressen van ontvangers toevoegen terwijl je betalingsgegevens bevestigt of betalingen autoriseert.
E-mailadressen van ontvangers toevoegen door de gegevens van leveranciers te bewerken
Zo stuur je betalingsbevestigingen van een leverancier naar iemand anders dan de standaardcontactpersoon:
Ga in het Payhawk-webportaal naar de app Leveranciers.
Selecteer de leverancier.
Ga naar Contactgegevens bewerken.
Selecteer Betalingsbevestiging naar verschillende ontvangers sturen.
Voer de e-mailadressen van de ontvangers in. Wil je er meer dan één toevoegen? Scheid ze dan met een komma of met de toets Enter.
Klik op Opslaan. Vanaf nu ontvangen de ontvangers die je hebt ingesteld alle toekomstige betalingsbevestigingen voor die leverancier.
E-mailadressen van leveranciers opgeven tijdens het bevestigen van betalingen
Zo kun je e-mailadressen van ontvangers opgeven terwijl je betalingsgegevens bevestigt:
Ga in het webportaa van Payhawk naar Betalen > Gegevens bevestigen en open de betreffende betaling voor de rekening.
Vul in het veld E-mailadres voor betalingsbevestiging de e-mailadressen in waarnaar je de bevestiging wilt sturen. Scheid meerdere e-mailadressen met een komma of met de toets Enter.
Bevestig de betalingsgegevens.
Als je hier e-mailadressen invult, worden de contactgegevens van de leverancier automatisch bijgewerkt. De optie voor het standaard e-mailadres wordt uitgeschakeld en de nieuwe adressen worden opgeslagen voor die leverancier.
Als er een e-mailadres op het gekoppelde uitgavedocument staat, zal de AI van Payhawk dit e-mailadres herkennen en automatisch in het veld invullen.
E-mailadressen van leveranciers opgeven tijdens het autoriseren van betalingen
Zo kun je e-mailadressen van ontvangers opgeven terwijl je betaling autoriseert:
Ga in het Payhawk-webportaal naar Betalen > Autoriseren en open de betreffende betaling voor de rekening.
Selecteer in het menu (de drie stippen) de optie Betalingsbevestiging versturen.
Controleer de e-mailadressen van de ontvangers of voeg ze toe.
Wil je deze e-mailadressen voor later opslaan? Zorg er dan voor dat je Deze e-mailadressen opslaan bij [supplier] voor betalingsbevestigingen in de toekomst hebt geselecteerd. Hiervoor heb je rechten nodig om leveranciers te bewerken.
Klik op Versturen.
Betalingsbevetigingen activeren als je meerdere betalingen tegelijk autoriseert
Bevestigingen kunnen worden beheerd als onderdeel van een bulkautorisatie. Wanneer meerdere betalingen tegelijk worden geautoriseerd, verschijnt in het venster Bevestiging versturen naar welke leveranciers je nog eens moet kijken, bijvoorbeeld leveranciers zonder e-mailadres of adressen die uit facturen zijn overgenomen en nog moeten worden gecontroleerd.
Voeg de ontvangers toe of controleer ze voor elke leverancier.
Zorg dat Ook nieuwe e-mailadressen opslaan in de contactgegevens van de leverancier is geselecteerd als je ze wilt opslaan.
Klik op Versturen.
Voeg de ontvangers toe of controleer ze voor elke leverancier.
Selecteer Ook nieuwe e-mailadressen opslaan in de contactgegevens van de leverancier om ze op te slaan.
Klik op Versturen.
Als je een betalingsbevestiging opnieuw wilt verzenden, moet je dit per rekening doen, omdat je alleen meerdere betalingen tegelijk kunt versturen voor de eerste verzending van bevestigingen.
Een betalingsbevestiging opnieuw versturen
Als een leverancier de oorspronkelijke e-mail kwijtraakt, kan de bevestiging opnieuw worden verzonden. Payhawk verzendt de e-mail dan opnieuw met de oorspronkelijke beveiligde link, die de huidige betalingsstatus weergeeft.
Open de rekening in het Payhawk-webportaal.
Selecteer Betalingsbevestiging versturen.
Controleer het e-mailadres van de ontvanger dat in het venster verschijnt en bevestig het.
Betalingsbevestigingen verzenden naar leveranciers zonder contactgegevens
Als een leverancier geen e-mailadres opgegeven heeft, zie je op het scherm voor betalingsbevestigingen op het tabblad Betalen > Autoriseren aan dat er geen betalingsbevestiging is verzonden.
Klik op E-mailadres toevoegen om bevestiging te sturen.
Voer het e-mailadres van de ontvanger in.
Klik op Versturen.
