De Payments AI Agent van Payhawk is jouw AI-assistent voor het oplossen van problemen met kaarttransacties en het opvragen van algemene informatie over vergoedingen via een eenvoudig en direct chatgesprek.
Door de status van transacties uit te leggen en veelvoorkomende problemen op te lossen, bijvoorbeeld een opwaardeerverzoek voor onvoldoende geld, vervangt de agent heen-en-weer-e-mails en supporttickets, blokkeert hij medewerkers en laat hij financiƫle teams vrij om zich te richten op werk van hogere waarde.
Elke actie vindt plaats binnen het uitgavenbeleid van Payhawk en volgt de goedkeuringsworkflows, waardoor processen binnen het kader van het beleid, consistent en volledig controleerbaar blijven.
Als je niet precies weet wat de Payments AI Agent voor je kan doen, kun je het hem rechtstreeks vragen.
Veelvoorkomende uitdagingen bij kaartbeheer
Alledaagse problemen op het gebied van uitgaven, zoals mislukte transacties, onvoldoende saldo of beperkingen door beleid, hinderen medewerkers en kosten van administratieve en financiƫle afdelingen veel tijd.
Medewerkers kunnen de redenen voor deze problemen niet inzien en zijn voor een oplossing afhankelijk van de tussenkomst van de beheerder. Beheerders lopen ondertussen vast in een reactieve cyclus van goedkeuringen, probleemoplossing en heen en weer-gecommuniceer. Dit alles leidt tot tijdverspilling, frustratie aan beide kanten en financiƫle afdeling die eigenlijk het werk van een ondersteuningsteam uitvoeren.
Met de Payments AI Agent kunnen medewerkers zichzelf bedienen zonder dat ze de financiƫle afdeling erbij hoeven te betrekken. De Agent verstrekt informatie en voert workflows uit, bijvoorbeeld financieringsaanvragen, zodat medewerkers niet onnodig worden vertraagd en financiƫle afdelingen zich kunnen richten op hun eigen taken.
De belangrijkste functies
De Payments AI Agent helpt processen te stroomlijnen en de efficiƫntie in verschillende gevallen te verbeteren.
Functionaliteit | Mogelijkheid |
Introductie van de mogelijkheden van de Payments AI Agent | De Payments AI Agent geeft zelf aan hoe hij je kan helpen als hij voor het eerst een bericht van je ontvangt, of hij vertelt je wat hij kan doen als je hem daarom vraagt. |
Kaartbeheer | Kaarthouders kunnen kaartgegevens opvragen, kaarten blokkeren en deblokkeren en nieuwe kaarten aanvragen. |
Kaarttransacties | De Payments AI Agent kan kaarthouders voorzien van informatie over voltooide en in behandeling zijnde kaarttransacties. De Agent informeert gebruikers proactief over mislukte transacties en helpt hen bij het oplossen ervan. |
Aanvragen en goedkeuringen | Kaarthouders kunnen een verzoek indienen voor extra saldo op hun kaart. De Payments AI Agent stuurt gebruikers een bericht als het verzoek is goedgekeurd of afgewezen. |
Vergoedingen, dagvergoedingen, kilometervergoedingen | Kaarthouders kunnen algemene informatie opvragen over vergoedingen, dagvergoedingen en kilometervergoedingen. De Payments AI Agent stuurt gebruikers een bericht wanneer de status daarvan is gewijzigd. |
Slimme assistentie | De Payments AI Agent kan dagelijkse "how-to"ā en algemene vragen beantwoorden met informatie uit de Payhawk Helpdesk. Als je een actie vraagt die onder een andere Payhawk AI Agent valt, laat de Payments AI Agent je weten welke agent kan helpen. Die agent stuurt je vervolgens een bericht zodat je de taak kunt afronden. Bijvoorbeeld, als je de Payments AI Agent vraagt om een reis naar Wenen te boeken, legt hij uit dat de Travel AI Agent verantwoordelijk is voor boekingen. De Travel AI Agent stuurt je daarna een bericht om het gesprek voort te zetten en te helpen met de boeking. Gebruikers hebben direct toegang tot de helpartikelen van Payhawk over alledaagse onderwerpen met betrekking tot vergoedingen en betalingen. |
Langetermijngeheugen | De Payments AI Agent kan de persoonlijke voorkeuren van gebruikers onthouden en de volgende keer dat ze hem gebruiken, zal de Agent op de door hen gewenste manier reageren of specifieke acties voor hen uitvoeren. |
Controles op naleving | De Payments AI Agent volgt de Payhawk-workflows van de gebruiker en registreert al diens acties, zodat financiƫle afdelingen controle hebben en een duidelijk audittraject volgen. |
Hoe de Payments AI Agent werkt voor financiƫle afdelingen
Door de Payments AI Agent te activeren, kunnen financiƫle afdelingen processen op het gebied van kaartbeheer stroomlijnen en in verschillende situaties efficiƫnter werken door middel van:
Minder onderbrekingen, omdat medewerkers direct uitleg en oplossingen krijgen voor mislukte kaarttransacties en de financiƫle afdeling alleen echte uitzonderingen afhandelt.
Minder kosten voor ondersteuning en operationele activiteiten, omdat de Agent terugkerende problemen opvangt, zoals mislukte betalingen, geblokkeerde kaarten, financieringsaanvragen en vragen over vergoedingen. Op die manier bevrijdt de Agent financiƫle afdelingen van inefficiƫnte taken, terwijl medewerkers zelfstandig kunnen werken, alleen binnen de grenzen die de financiƫle afdeling al heeft gesteld.
Vertrouwen in naleving, omdat elke herstelactie, aanvraag of kaartactie automatisch het gedefinieerde uitgavenbeleid, de goedkeuringsworkflows en de auditvereisten van je bedrijf weerspiegelt.
Hoe de Payments AI Agent werkt voor medewerkers
Dankzij dePayments AI Agent kunnen medewerkers het volgende doen:
Een financieringsverzoek indienen, kaarten blokkeren of deblokkeren en nieuwe kaarten aanvragen, met snelle commando's in het Payhawk-webportaal, de mobiele app en Slack (MS Teams binnenkort beschikbaar).
In real time meldingen ontvangen met informatie over mislukte of geweigerde kaarttransacties, met duidelijke, bruikbare stappen om het probleem direct op te lossen.
Recente kaarttransacties, machtigingen en terugbetalingen inzichtelijk maken.
Krijg hulp als je vragen hebt over vergoedingen, zoals onkosten die je cash betaald hebt of kilometer- en dagvergoedingen.
Stel algemene vragen over de functies en de gebruikershandleidingen van Payhawk.
Krijg antwoord op je vragen over betalingen via Payhawk en andere onderwerpen die met je betaalkaart(en) te maken hebben.
De Payments AI Agent activeren
De Payments AI Agent is splinternieuw en is beschikbaar in zowel de Payhawk-app als het webportaal.
De toegang van medewerkers tot de AI Agent in Slack is afhankelijk van of een Payhawk Beheerder binnen je bedrijf het communicatiekanaal in het Payhawk-webportaal heeft ingeschakeld vanuit instellingen > AI Office.
Verwerking van je gegevens
Meer informatie over hoe Payhawk persoonsgegevens verwerkt voor de Payments AI Agent, vind je in de volgende documenten:
Wereldwijd privacybeleid - Heeft betrekking op persoonsgegevens waarvoor Payhawk optreedt als Gegevensverantwoordelijke.
Addendum Gegevensverwerking - Heeft betrekking op persoonsgegevens waarvoor Payhawk optreedt als Gegevensverwerker.