De Payments AI Agent is een AI-gestuurde assistent die medewerkers en managers helpt om taken rond kaarten, uitgaven en onkostenvergoedingen direct via een eenvoudig gesprek af te handelen, zonder uw Finance-team te hoeven inschakelen. U kunt hem vragen om een kaart of extra geld aan te vragen, te controleren waarom een transactie is geweigerd, een onkostenvergoeding op te volgen, een uitgavenbeleid te bekijken of inzicht te krijgen in de liquiditeit en de bedrijfsuitgaven, en hij handelt de taak van begin tot eind af.
Hij werkt via vaardigheden en draaiboeken: een vaardigheid voert één enkele taak uit, zoals een kaart aanvragen, een kaart blokkeren, een wisselkoers controleren of een verzoek om geld goedkeuren, terwijl een draaiboek vaardigheden combineert tot een end-to-end workflow, zoals controleren of een aankomende betaalronde gedekt is of alles overdragen wat samenhangt met een vertrekkende medewerker. Door de status van transacties uit te leggen en veelvoorkomende problemen op te lossen, bijvoorbeeld een verzoek om bijstorting bij onvoldoende saldo, vervangt de Agent het heen-en-weer mailen en de supporttickets, deblokkeert hij medewerkers en houdt hij Finance-teams vrij om zich op werk met meer toegevoegde waarde te richten.
Elke actie vindt plaats binnen het bestaande Payhawk-uitgavenbeleid en de goedkeuringsworkflows, waardoor processen compliant, consistent en volledig controleerbaar blijven.
Weet u niet precies wat de Payments AI Agent voor u kan doen, dan kunt u het hem rechtstreeks vragen of de volledige lijst bekijken met skills en playbooks die hij ondersteunt.
Veelvoorkomende uitdagingen bij kaartbeheer
Alledaagse problemen op het gebied van uitgaven, zoals mislukte transacties, onvoldoende saldo of beperkingen door beleid, hinderen medewerkers en kosten de administratieve en financiële teams veel tijd en middelen.
Medewerkers kunnen de redenen voor deze problemen niet inzien en zijn voor een oplossing afhankelijk van handmatige tussenkomst van de beheerder. Beheerders lopen ondertussen vast in een reactieve cyclus van goedkeuringen, probleemoplossing en heen-en-weer communicatie. Dit alles leidt tot tijdverspilling, frustratie aan beide kanten en financiële teams die zich als een ondersteuningsteam gedragen.
Met de Payments AI Agent kunnen medewerkers zichzelf bedienen zonder uw Finance-team erbij te hoeven betrekken. De Agent beantwoordt vragen en voert taken uit, zoals geld aanvragen, een kaart blokkeren, een uitgavenbeleid controleren of een onkostenvergoeding opvolgen, zodat medewerkers niet onnodig worden vertraagd en het Finance-team zich op belangrijker werk kan richten.
Hoe de Payments AI Agent werkt voor financiële afdelingen
Door de Payments AI Agent te gebruiken, vereenvoudigen financiële afdelingen en managers het kaartbeheer en krijgen ze de antwoorden waarvoor voorheen een rapport of een verzoek aan een ander team nodig was, terwijl ze de algehele efficiëntie verhogen door middel van:
Minder onderbrekingen, omdat medewerkers direct uitleg en oplossingen krijgen voor mislukte kaarttransacties en de financiële afdeling alleen echte uitzonderingen afhandelt.
Minder kosten voor ondersteuning en operationele activiteiten, omdat de Agent terugkerende problemen opvangt, zoals mislukte betalingen, geblokkeerde kaarten, financieringsaanvragen en vragen over vergoedingen. Op die manier bevrijdt de Agent financiële afdelingen van taken met weinig toegevoegde waarde, terwijl medewerkers zelfstandig kunnen werken, alleen binnen de grenzen die de financiële afdeling al heeft gesteld.
Vertrouwen in naleving, omdat elke herstelactie, aanvraag of kaartactie automatisch het gedefinieerde uitgavenbeleid, de goedkeuringsworkflows en de auditvereisten van je bedrijf weerspiegelt.
Antwoorden over uitgaven en liquiditeit op aanvraag, omdat managers en de financiële afdeling verzoeken om geld en contanten kunnen goedkeuren of afwijzen, de kaarten, transacties en te vergoeden bedragen van een team kunnen bekijken (afgestemd op hun rol), de bedrijfsuitgaven kunnen uitsplitsen per team of periode, de liquiditeitspositie over verschillende valuta's en entiteiten kunnen controleren en kunnen zien wanneer een saldo bijna op is.
Dit omvat vragen over:
inkomend geld (stortingen)
uitgaand geld (uitgaande betalingen vanaf het saldo)
internationale bankoverschrijvingen
leveranciersfacturen
abonnementen en terugkerende uitgaven
uitgavenbeleid voor kaarten en uitgavencontroles
Draaiboeken gaan nog verder: controleren of kaartlimieten nog passen bij hoe mensen uitgeven, nagaan of een aankomende betaalronde gedekt is, een wekelijks overzicht van de teamuitgaven maken of alles overdragen wat samenhangt met een vertrekkende medewerker.
Hoe de Payments AI Agent werkt voor medewerkers
Dankzij de Payments AI Agent kunnen medewerkers het volgende doen:
Een nieuwe kaart, extra geld of contanten aanvragen en een kaart blokkeren of deblokkeren, met snelle commando's in het Payhawk-webportaal, de mobiele app en Slack (MS Teams binnenkort beschikbaar).
De details, limieten en het beschikbare saldo van een kaart controleren en het uitgavenbeleid bekijken dat op hen van toepassing is.
In real time meldingen ontvangen over mislukte of geweigerde kaarttransacties, met de reden en duidelijke, bruikbare stappen om het probleem direct op te lossen, inclusief een waarschuwing voordat een terugkerende abonnementsafschrijving dreigt te mislukken door onvoldoende saldo.
Inzicht hebben in recente kaarttransacties, machtigingen en terugbetalingen.
Vragen over onkostenvergoedingen opvolgen, zoals eigen uitgaven, kilometerdeclaraties en dagvergoedingen, en een melding krijgen wanneer een declaratie is goedgekeurd, uitbetaald of teruggestuurd.
Algemene vragen stellen over de functies en handleidingen van Payhawk, en antwoord krijgen op vragen over Payhawk-betalingen en kaartgerelateerde onderwerpen.
De Payments AI Agent activeren
De Payments AI Agent is splinternieuw en is beschikbaar in zowel de Payhawk-app als het webportaal.
De AI Agent is alleen toegankelijk in Slack als een Payhawk‑beheerder van je bedrijf het communicatiekanaal heeft ingeschakeld in het Payhawk‑webportaal via Instellingen > AI Office.
Om de Payhawk‑Slack‑integratie volledig te benutten, moeten medewerkers zich eerst authenticeren en Slack toegang geven tot hun uitgavendata. Voor meer informatie, zie de medewerkerhandleiding voor het instellen van de Slack‑verbinding.
Verwerking van je gegevens
Meer informatie over hoe Payhawk persoonsgegevens verwerkt voor de Payments AI Agent, vind je in de volgende documenten:
Wereldwijd privacybeleid - Heeft betrekking op persoonsgegevens waarvoor Payhawk optreedt als Gegevensverantwoordelijke.
Addendum Gegevensverwerking - Heeft betrekking op persoonsgegevens waarvoor Payhawk optreedt als Gegevensverwerker.