De Implementation AI Agent helpt je bij het doorlopen van de belangrijkste installatiestappen om snel aan de slag te kunnen met Payhawk.
Hij helpt je bij taken zoals:
Je boekhoudsysteem koppelen
Geld op je rekening storten
Kaarten uitgeven
Goedkeuringen instellen
Je eerste uitgave doen
De AI Agent past de instellingen aan op basis van je abonnement en accountstatus, zodat je alleen de stappen ziet die relevant zijn voor jouw bedrijf.
Voordat je geld op je rekening kunt storten of kaarten kunt uitgeven, moet je bedrijf de KYC-verificatie doorlopen. Dit kan vijf werkdagen in beslag nemen. Terwijl je wacht, laat de Implementation AI Agent je zien welke andere taken je in de tussentijd kunt uitvoeren. Zodra de verificatie is voltooid, worden de volgende stappen automatisch vrijgegeven. Mocht het Payhawk Compliance-team meer informatie van je nodig hebben, dan laat de AI Agent je dat weten en helpt hij je daarbij.
De Implementation AI-agent houdt je voortgang bij en adviseert je over welke stappen je hierna het beste kunt doen. Je kunt zijn suggesties aanpassen, bijvoorbeeld de boekhoudcodes bij het koppelen van je ERP-systeem, door met hem te chatten.
In de volgende afbeelding zie je een voorbeeld van een installatieplan. De Implementation AI Agent stelt dit plan op aan de hand van wat Payhawk tijdens de aanmelding over je bedrijf heeft geleerd en wat voor jouw bedrijf het beste werkt.
De Implementation AI Agent wordt momenteel geleidelijk uitgerold en is nog niet beschikbaar voor alle klanten.
Je account instellen
Hier zijn de belangrijkste stappen om je van de configuratie naar je eerste aankoop te helpen. Je ziet alleen de stappen die van toepassing zijn op jouw abonnement en rekening.
Je boekhoudsysteem koppelen
Geschatte tijd: ~25 min
Om ervoor te zorgen dat je onkostencategorieën, belastingcodes en rekeningstructuren klaar zijn voordat je begint met uitgeven, is het aan te raden om eerst je ERP-integratie te koppelen.
Deze stap wordt weergegeven als je een ERP-systeem gebruikt.
Wat je moet doen:
Gebruik de koppelingswizard om Payhawk aan je ERP te koppelen en je boekhoudsysteem te verbinden.
Breng je rekeningstelsel in kaart door je onkostencategorieën te koppelen aan je rekeningstelsel. De Implementation AI Agent stelt koppelingen voor op basis van je rekeningnamen en veelvoorkomende patronen. Als je geen ERP-integratie gebruikt, opent de AI Agent de Instellingen zodat je de rekeningen direct kunt koppelen.
Controleer de koppeling en kijk of Payhawk en je ERP goed met elkaar synchroniseren. De Implementation AI Agent stelt voor om een testvergoeding aan te maken om te controleren of alles goed werkt. Je kunt deze stap desgewenst overslaan; dit heeft geen invloed op je configuratie.
Op de volgende afbeelding zie je hoe het eruit ziet als de Implementation AI Agent je helpt bij het koppelen van je ERP.
Geld op je rekening storten
Geschatte tijd: ~10 min
Om te kunnen betalen met een kaart, moet je eerst geld op je Payhawk-rekening zetten.
Deze stap wordt weergegeven nadat je bedrijf de KYC-verificatie heeft doorlopen en alleen als je een prepaid-rekening hebt.
Je eerste kaart uitgeven
Geschatte tijd: ~5 min
Om zo snel mogelijk te kunnen gaan betalen, helpt de Implementation AI Agent je met het uitgeven van je eerste kaart. Hij houdt het simpel door zich te richten op wat je op dit moment nodig hebt. Kaartlimieten en -beperkingen worden alleen getoond als ze relevant zijn voor jouw situatie. Deze stap wordt weergegeven als je abonnement kaarten omvat en je je buiten de VS bevindt.
Op de volgende afbeelding zie je hoe het eruit ziet als de Implementation AI Agent je helpt bij het uitgeven van een kaart.
Je kaarten koppelen
Geschatte tijd: ~20 min
Om je bestaande zakelijke kaarten in Payhawk te blijven gebruiken, kun je ze koppelen via je huidige aanbieder. De Implementation AI Agent stelt aan de hand van je rekening vast wie je kaartaanbieder is en begeleidt je door het koppelingsproces.
Deze stap wordt weergegeven voor klanten in de VS, in plaats van de stap voor het uitgeven van nieuwe kaarten.
Goedkeuringsworkflows instellen
Geschatte tijd: ~15 min
Om te bepalen hoe uitgaven in je bedrijf worden goedgekeurd, helpt de Implementation AI Agent je bij het configureren van goedkeuringsworkflows. Er wordt gevraagd wie uitgaven moet goedkeuren, of je boven bepaalde bedragen een tweede goedkeurder nodig hebt en er worden een paar opties voorgesteld om op je op weg te helpen.
De Implementation AI Agent stelt een goedkeuringsstructuur voor op basis van hoe jouw organisatie haar uitgaven beheert. Standaard wordt er een eenvoudige goedkeuring door de teammanager ingesteld, zodat alles overzichtelijk blijft, tenzij je complexere regels nodig hebt.
De workflow is in eerste instantie van toepassing op alle onkostensoorten. Je kunt ze later aanpassen voor specifieke behoeften.
Op de volgende afbeelding zie je hoe de Implementation AI Agent je helpt bij het instellen van goedkeuringsworkflows voor facturen. Als je een functie noemt, zoals Projectmanager, zoekt de agent de functie die daar het beste bij past binnen je bedrijf.
Je eerste uitgave doen
Geschatte tijd: ~15 min
Om te controleren of alles goed werkt, helpt de Implementation AI Agent je om, nadat je kaarten gereed zijn en er geld op je rekening staat, een echte transactie te doen.
Deze stap wordt alleen weergegeven als je abonnement kaarten omvat.
Hoe de Implementation AI Agent stappen prioriteert
De Implementation AI Agent helpt je om alles in de juiste volgorde in te stellen:
De Agent geeft prioriteit aan de stappen die nodig zijn om zo snel mogelijk te kunnen beginnen met uitgeven. Het koppelen van je boekhoudsysteem, het uitgeven van kaarten en het storten van geld op je rekening krijgen voorrang, omdat deze stappen direct de mogelijkheid bieden om betalingen te doen.
Als er stappen zijn waarvoor goedkeuring nodig is, zoals KYC-verificatie, helpt de agent je om ondertussen verder te gaan met de rest van de installatie.
Overbodige stappen worden overgeslagen. Als je abonnement geen kaarten omvat, worden stappen met betrekking tot kaarten niet weergegeven. Als je een kredietrekening hebt, hoef je geen geld op je rekening te storten.