Werken met de AI Agents van Payhawk

Met de Payhawk AI Agents voer je veelvoorkomende taken in Payhawk uit door te chatten met een AI-assistent, in plaats van alles handmatig te doen.

Je kunt in je eigen woorden beschrijven wat je nodig hebt, een kant-en-klare skill of playbook uitvoeren, of je eigen playbooks maken voor de taken die je het vaakst herhaalt.

Je kunt op een van de volgende manieren direct in gesprek gaan met de AI Agent in het Payhawk-webportaal:

• Door een chat te starten op het scherm dashboard.

• Door in de rechterbovenhoek naast je profielfoto op het pictogram AI Office te klikken, waardoor het AI Office als zijpaneel op het dashboard wordt geopend.

• Door in het zijpaneel AI Office op het uitvouwpictogram te klikken, waardoor het AI Office in volledig scherm wordt geopend.

In elk geval kun je je gesprek met de AI Agent voortzetten.

Je kunt ook de geschiedenis van je gesprekken met de AI Agent bekijken in het scherm AI Office door te klikken op geschiedenis.

In plaats van te typen, kun je je bericht aan de AI Agent ook inspreken in elke taal die Payhawk ondersteunt:

1. Klik in het chatvenster op het microfoonpictogram (Dicteren) en begin te praten. Een golfvorm laat zien dat de AI Agent luistert, en je woorden verschijnen als tekst in het chatvenster.

2. Klik op het pictogram Stoppen wanneer je klaar bent met praten.

3. Controleer de tekst en klik op de verzendpijl.

Praten met de AI Agent in de mobiele app

Je kunt direct in gesprek gaan met de AI Agent in de mobiele Payhawk-app door een chat te starten op het scherm dashboard of door op het pictogram AI Office te tikken. In beide gevallen verschijnt het scherm AI Office en kun je je gesprek voortzetten.

Je kunt ook de geschiedenis van je gesprekken met de AI Agent bekijken in het scherm AI Office door te tikken op geschiedenis.

Je kunt je bericht ook inspreken in plaats van typen. Tik in het chatvenster op het microfoonpictogram en begin te praten. Je woorden verschijnen als tekst in het chatvenster. Tik op het stoppictogram wanneer je klaar bent met praten, controleer de tekst en tik op de verzendpijl.

Vanuit de onderste navigatiebalk van het scherm AI Office in de mobiele Payhawk-app kun je ook op Reizen tikken om al je afgelopen en aankomende reizen te bekijken. Zie voor meer informatie het artikel Bestaande reizen en reisschema's bekijken en bijwerken.

De AI Agents in Slack gebruiken

Je kunt vragen stellen of taken uitvoeren met de AI Agents in Slack, mits de Payhawk-beheerder van je bedrijf dit communicatiekanaal heeft ingeschakeld.

De AI Agents werken met alle Slack-abonnementen, inclusief het gratis abonnement.

Raadpleeg de volgende handleidingen voor gedetailleerde informatie over het gebruik van het Slack-kanaal voor interactie met de AI Agents van Payhawk:

• Medewerkershandleiding voor het gebruik van de Payhawk Travel AI Agent in Slack

• Medewerkershandleiding voor het gebruik van de Financial Controller AI Agent in Slack

• Medewerkershandleiding voor het gebruik van de Payhawk Procurement AI Agent in Slack

• Medewerkershandleiding voor het gebruik van de Payhawk Payments AI Agent in Slack

De AI Agents in MS Teams gebruiken

Momenteel is de MS Teams-integratie alleen beschikbaar voor de Financial Controller AI Agent. Zie voor meer informatie de medewerkershandleiding voor het gebruik van de Payhawk Financial Controller AI Agent in MS Teams.

Een playbook uitvoeren

Een playbook is een kant-en-klare procedure met meerdere stappen die een AI Agent in de juiste volgorde volgt, zodat je niet elke stap zelf hoeft te onthouden of te herhalen. Playbooks verwerken financiële taken van begin tot eind, zoals het najagen van je ontbrekende bonnetjes, het uitvoeren van een onkostencontrole of het afsluiten van de maand.

Een playbook uitvoeren:

1. Open in het AI Office de lijst met beschikbare skills en playbooks. Ze zijn gegroepeerd per AI Agent (bijvoorbeeld de Financial Controller AI Agent) en elk playbook heeft de tag PLAYBOOK. Gebruik de zoekfunctie of de optie Filter toevoegen om het gewenste playbook te vinden.

2. Selecteer een playbook om de details te openen. Je ziet een korte beschrijving, de genummerde Stappen die het uitvoert en, onder Hoe te starten, de zin waarmee je het kunt starten.

3. Klik op Uitvoeren om het playbook uit te voeren, of typ de voorgestelde zin (bijvoorbeeld 'Jaag mijn ontbrekende bonnetjes na') naar de AI Agent in de chat.

Je ziet alleen de playbooks die je mag uitvoeren, op basis van de acties die elk van de stappen uitvoert.

Een skill uitvoeren

Een skill is een enkele, gerichte actie die een AI Agent kan uitvoeren, zoals het weergeven van je openstaande indieningen, het ophalen van een factuur bij een leverancier of het indienen van een onkostendeclaratie. In tegenstelling tot een playbook voltooit een skill één specifieke taak in plaats van een volledige procedure met meerdere stappen.

Een skill uitvoeren:

1. Open in het AI Office de lijst met skills en playbooks en zoek de skill die je nodig hebt. Een skill heeft de tag SKILL. Je kunt zoeken of filteren op AI Agent.

2. Selecteer een skill om de beschrijving te zien en, onder Hoe te starten, de zin waarmee je de skill start.

3. Klik op Uitvoeren, of typ de voorgestelde zin (bijvoorbeeld 'Wat moet ik nog indienen?') naar de AI Agent in de chat.

Skills en playbooks van Payhawk zijn gemarkeerd als Payhawk, terwijl die welke jij of je team maakt zijn gemarkeerd als Aangepast.

Eigen playbooks maken

Als geen van de kant-en-klare skills of playbooks een taak dekt die je regelmatig uitvoert, kun je de AI Agent vragen een eigen playbook voor je te maken. Je beschrijft de taak in je eigen woorden en de assistent stelt een gestructureerd playbook op dat hij daarna bij elke uitvoering volgt.

Een eigen playbook maken:

1. Vertel de AI Agent in de chat wat je wilt automatiseren (bijvoorbeeld 'Ik wil een nieuw playbook maken') en beschrijf de taak en wanneer die moet worden uitgevoerd.

2. De assistent controleert je bestaande bibliotheek en stelt, als niets de taak dekt, een nieuw playbook op. Bekijk de voorgestelde details, waaronder de beschrijving, Wanneer te gebruiken, de Stappen die het volgt, de voorwaarde Klaar wanneer en Waartoe het toegang heeft (de acties en gegevens die het gebruikt).

3. Als je wijzigingen wilt, vertel de assistent dan wat er moet worden aangepast. Als je tevreden bent, selecteer je Skill maken om het playbook op te slaan.

Je eigen playbook wordt vervolgens toegevoegd aan je bibliotheek, gemarkeerd als Aangepast, en je kunt het op elk moment uitvoeren, net als elk ander playbook.