Herfsteditie 2026: Prompt je financials | Meld je aan voor het webinar

Medewerkershandleiding voor het gebruik van de Financial Controller AI Agent in MS Teams

Prev Next

Als een Payhawk Beheerder van je bedrijf je Payhawk-account heeft gekoppeld aan MS Teams, zie je de Payhawk-app Financial Controller AI Agent in de werkruimte van MS Teams onder Apps.

Met de Financial Controller AI Agent kunnen medewerkers binnen MS Teams rechtstreeks communiceren met Payhawk en onkosten indienen, beoordelen en goedkeuren zonder hun workflow te verlaten.

Gebruiksscenario's

Afhankelijk van de taken die je moet uitvoeren en je machtigingen, kun je de Financial Controller AI Agent gebruiken in verschillende veelvoorkomende scenario's wat betreft onkostenbeheer. .

De voorgestelde prompts en vragen hieronder zijn voorbeelden die bedoeld zijn om te laten zien hoe je kunt communiceren met de AI Agent in MS Teams. Je bent vrij om met de AI Agent te chatten in je eigen woorden en stijl.

Voor het eerst inloggen en authenticeren in MS Teams

Wanneer je de Financial Controller AI Agent voor het eerst opent in MS Teams, moet je je Payhawk-account verifiëren bij MS Teams.

Als deze stap is voltooid, hoef je je niet opnieuw te authenticeren, tenzij je de integratie handmatig verbreekt.

Stap (Wat je moet doen)

Resultaat (Wat de AI Agent doet)

  1. Open de Financial Controller AI Agent in MS Teams. Stuur een eenvoudig bericht zoals "Hallo."

De AI Agent concludeert dat je Payhawk-account nog niet gekoppeld is en toont de knop Inloggen.

  1. Klik op de knop inloggen.

Er wordt ter verificatie een nieuw browservenster geopend.

  1. Daarin meld je je aan met je inloggegevens voor Payhawk.

De AI Agent controleert je inloggegevens en koppelt je account.

  1. Klik in het scherm Gelukt op Klaar.

Je ziet een bevestiging die aangeeft dat je Payhawk-account gekoppeld is.

  1. Keer terug naar de MS Teams-app.

Je kunt nu rechtstreeks in MS Teams blijven chatten en acties uitvoeren met de AI Agent.

Gesprekskosten indienen

Wanneer je account gekoppeld is, kun je direct chatten met de AI Agent om onkosten te bekijken en in te dienen.

Stap (Wat je moet doen)

Resultaat (Wat de AI Agent doet)

  1. Ga naar MS Teams en start een chatgesprek met de Financial Controller AI Agent.

De chatfunctie wordt geopend en je kunt een bericht sturen aan de AI Agent.

  1. Type "Heb ik uitstaande onkosten?".

De AI Agent antwoordt met een lijst van je openstaande onkosten, bijvoorbeeld "Delta Airlines, Netflix, Costa Coffee".

  1. Selecteer een onkosten-item door te antwoorden met "Ik wil graag de onkosten voor Netflix indienen."

De AI Agent suggereert gerelateerde waarden voor ontbrekende gegevens, bijvoorbeeld "Categorie: Abonnementen, Opmerking: Netflix-abonnement".

  1. Bevestig door te antwoorden met "Ja, ga je gang" .

De AI Agent werkt de onkosten bij, dient deze in en bevestigt dit vervolgens in de chat.

Onkosten indienen door een document te uploaden

Je kunt onkosten ook indienen door een kassabon of een afbeelding van een factuur te uploaden.

Stap (Wat je moet doen)

Resultaat (Wat de AI-agent doet)

  1. Download of open je onkostendocument (bon of factuur).

  2. Sleep het bestand naar de chat of klik op het pictogram Bestand toevoegen in MS Teams.

De AI Agent bevestigt het document te hebben ontvangen en verwerkt.

  1. Wacht terwijl de AI Agent de details van de onkosten ophaalt met de OCR van Payhawk.

Na voltooiing bevestigt de AI Agent dat de onkosten zijn ingediend en laat hij belangrijke details zien, bijvoorbeeld "Categorie: maaltijden, Bedrag € 45,00".

Slimme herinneringen ontvangen voor uitstaande onkosten en acties

De Financial Controller AI Agent herinnert je proactief aan uitstaande onkosten en acties .

Stap (Wat je moet doen)

Resultaat (Wat de AI Agent doet)

  1. Wanneer een herinnering automatisch wordt geactiveerd, ontvang je een bericht van de AI Agent in MS Teams.

De AI Agent stuurt "Er staan onkosten klaar om te worden ingediend!".

  1. Reageer direct op de AI Agent met de ontbrekende gegevens, bijvoorbeeld "Categorie: Opleiding en teamevenementen; Opmerking: Uitgave voor teambuilding."

De AI Agent werkt de het onkosten-item bij en bevestigt in de chat als het is ingediend.

Onkosten goedkeuren in MS Teams

Als je deel uitmaakt van een workflow voor het goedkeuren van onkosten, kun je deze via de Financial Controller AI Agent direct goedkeuren in MS Teams, zonder dat je naar het Payhawk-webportaal hoeft te gaan.

Stap (Wat je moet doen)

Resultaat (Wat de AI Agent doet)

  1. Type "Zijn er onkosten die ik moet goedkeuren?"

De AI Agent stuurt alle lopende goedkeuringen terug met details, bijvoorbeeld "Uber, € 33,49".

  1. Antwoord met "Goedkeuren."

De AI Agent bevestigt je goedkeuring met een bericht, bijvoorbeeld "De onkosten voor Uber ter waarde van € 33,49 zijn goedgekeurd".

De taalvoorkeuren voor meldingen van MS Teams bijwerken

Je kunt de taal van de slimme herinneringen die je ontvangt in MS Teams wijzigen via je profielinstellingen.

De wijziging geldt alleen voor nieuwe berichten; eerder verzonden slimme herinneringen worden niet alsnog vertaald.