Als een Payhawk Beheerder bij je bedrijf Payhawk heeft geactiveerd in Slack, zie je de Payhawk-app in het Slack-kanaal van je bedrijf.
De Payhawk-applicatie, Procurement Agent genaamd, is te vinden in je Apps sectie en wordt weergegeven zoals in de volgende afbeelding.
Dankzij deze integratie kan Payhawk je meldingen sturen voor ontbrekende aanvraagdocumenten, aanvragen direct indienen in Slack en aanvragen goedkeuren of afwijzen als je deel uitmaakt van een goedkeuringsworkflow.
Om optimaal te profiteren van de integratie tussen Payhawk en Slack, moet je een verificatieproces doorlopen, waardoor Slack toegang krijgt tot je Payhawk-gegevens.
Ook als je niet achter je laptop zit, kun je de Payhawk-app gebruiken vanuit Slack op je telefoon of direct werken in de mobiele app van Payhawk.
Verifiëren in Slack
Voordat je Slack kunt gebruiken om documenten en aanvragen in te dienen, moet je een verificatieproces doorlopen, waardoor Slack toegang krijgt tot je onkosten.
Als je e-mailadressen voor Slack en Payhawk overeenkomen, maar je hebt je niet geverifieerd, zie je de Payhawk-app wel in Slack en ontvang je slimme herinneringen, maar kun je geen acties ondernemen als het uploaden van onkostendocumenten of het indienen van onkosten.
Als je e-mailadressen voor Slack en Payhawk niet overeenkomen of als je meerdere Slack-accounts hebt, zie je de Payhawk-app wel in Slack, maar ontvang je geen slimme herinneringen en kun je geen acties ondernemen, totdat je het verificatieproces doorlopen hebt.
Als medewerker kun je je op de volgende manier verifiëren bij Slack:
Ga naar Slack en selecteerProcurement Agent. Als de Payhawk-app niet verschijnt in de lijst, klik dan op apps toevoegen en zoek naar Procurement Agent.
Om het verificatieproces te starten, voer je in Slack het commando
/payhawk-loginin. Je krijgt vervolgens dit antwoord:
Klik in het volgende scherm op toestaan.
Op het moment waarop je je eerste actie wilt uitvoeren, vraagt de Procurement AI Agent je om je te verifiëren.
Aanvragen indienen en documenten uploaden via Slack
Als medewerker kun je je reisaanvraag rechtstreeks in Slack ter goedkeuring indienen met de Procurement AI Agent, die zal:
Je door het proces leiden.
Details van aanvragen op basis van je beschrijving en optionele documenten of URL's automatiseren.
Je op de hoogte houden of eventuele vragen die opkomen beantwoorden.
De Procurement AI Agent is een conversatietool. Dat betekent dat je een aanvraag kunt indienen door tegen de Travel AI Agent te "praten" en de nodige informatie te verstrekken:
Ga naar Slack en selecteer de Payhawk-app.
Vertel de AI Agent wat je aanvraag inhoudt. Je kunt ook het document uploaden of de link naar het gewenste item in de chat plakken.
De AI Agent zal om alle benodigde gegevens vragen.
Zodra de benodigde gegevens verzameld zijn, zal de AI Agent de status van je aanvraag samenvatten en je vragen om de indiening te bevestigen.
Aanvragen goedkeuren in Slack
Als goedkeurder die onderdeel is van de workflow van je bedrijf, ontvang je Slack-meldingen wanneer reisaanvragen op jouw goedkeuring wachten. Je goedkeuringsverantwoordelijkheden zijn afhankelijk van de specifieke workflow waar je deel van uitmaakt.
Zo keur je de aanvraag goed, wijs je hem af of voorzie je hem van een reactie:
Ga naar Slack en selecteer de Payhawk-app.
Klik op de betreffende actie - in dit geval goedkeuren.
De taalvoorkeuren voor meldingen in Slack bijwerken
Je kunt de taal van de meldingen die je ontvangt in Slack wijzigen via je profielinstellingen.
De wijziging geldt alleen voor nieuwe berichten; eerder verzonden meldingen worden niet alsnog vertaald.