De AI Agents van Payhawk maken het mogelijk om veelvoorkomende taken af te ronden en informatie in Payhawk op te vragen. Je kunt gewoon met ze chatten en hoeft niet van alles handmatig te doen.
Of je nu uitgaven moet indienen, een reis wilt boeken, bedrijfskaarten wilt beheren of inkoopaanvragen wilt doen: je kunt met de AI Agents communiceren in Slack, MS Teams (momenteel alleen ondersteund door de Financial Controller AI Agent), het Payhawk-webportaal of de Payhawk-app om alles efficiënter te regelen.
AI Agents van Payhawk, waaronder de Financial Controller, Implementation, Payments, Procurement en Travel agents, ondersteunen allerlei taken via een chatfunctie. Deze mogelijkheden zijn onderverdeeld in skills en playbooks.
Skills
Skills zijn enkelvoudige taken die een AI Agent standaard kan uitvoeren. Voorbeelden zijn een uitgave indienen, een onkostendeclaratie indienen, een kaart blokkeren of een inkooporder uitlezen.
Elke agent heeft een set skills, maar je hoeft niet zelf bij te houden welke agent welke taak beheert. Wanneer je verzoek een skill nodig heeft die bij een andere agent hoort, stuurt Payhawk het automatisch naar die agent en wordt het daardoor afgehandeld.
Playbooks
Playbooks voeren volledige financiële processen in meerdere stappen uit. Denk aan het uitvoeren van een maandafsluiting. Je kunt ze zien als recepten: een playbook voert elke keer dezelfde reeks skills in dezelfde volgorde uit om een vooraf bepaald resultaat te bereiken. Playbooks regelen gestructureerde processen zoals de maandafsluiting en uitgebreidere taken zoals het boeken van een vlucht of hotel.
Payhawk bevat standaard (ingebouwde) playbooks, zoals het playbook Controleren of de volgende betalingsronde gedekt is, dat de beschikbaarheid van valuta controleert voor komende betalingsrondes, of de 3-way match, die bestelde, ontvangen en gefactureerde bedragen vergelijkt om verschillen op te sporen en ontbrekende documentatie op te vragen voorafgaand aan betaling.
Elk playbook wordt beheerd door een agent, afhankelijk van het werk dat het doet. Dezelfde routering geldt als bij skills, dus je kunt elke agent vragen om elk playbook uit te voeren.
Zelfgemaakte playbooks
Je kunt je eigen playbooks maken. Je maakt een nieuw playbook aan via de chat, en het kan eventueel voortbouwen op bestaande skills en ingebouwde playbooks. Zo kun je bijvoorbeeld stappen toevoegen aan het standaardproces voor de maandafsluiting. Zelfgemaakte playbooks maken gebruik van de data in Payhawk en de functionaliteit die je organisatie al heeft.
Rechten en toegang
Toegang tot skills en playbooks is afhankelijk van iemands rol. Dat betekent dat je alleen de acties ziet en in gang kunt zetten die bij jouw rol passen. De meeste playbooks zijn gemaakt voor de rollen Payhawk Accountant en Payhawk Beheerder, terwijl de rol Payhawk Medewerker toegang heeft tot een beperkter aantal.
Skills en playbooks vinden en uitvoeren
In het Payhawk-webportaal en de Payhawk-app kun je skills en playbooks filteren op onderwerp, agent en type. Je kunt playbooks uitvoeren binnen alle entiteiten binnen je organisatie. Wanneer je een playbook opent, toont Payhawk je eerst de stappen, zodat je die kunt beoordelen voordat het wordt uitgevoerd.
Payhawk bewaart alle interacties en acties. Er wordt geen geschiedenis verwijderd, zodat je op elk moment eerdere uitvoeringen kunt terugkijken.
Startpunten
Je kunt met je data werken en je taken uitvoeren door de skills en playbooks van de AI Agents van Payhawk te gebruiken, of door je AI-assistent te koppelen aan het Payhawk-MCP en daar de playbooks te gebruiken.
Beide startpunten leveren dezelfde resultaten op, zodat gebruikers de methode kunnen kiezen die het beste bij hun workflow past:
Gebruik de AI Agents van Payhawk als je vooral in het Payhawk-webportaal werkt.
Gebruik het Payhawk-MCP als je voornamelijk data uit Payhawk via externe AI-assistenten gebruikt en opvraagt.
Interactie
Om een taak uit te voeren, hoef je alleen je verzoek te formuleren of een vraag te stellen. De AI Agents zoeken de juiste skill of het juiste playbook en starten de juiste actie. Voor gedetailleerde informatie over specifieke mogelijkheden kunnen gebruikers de agents direct bevragen.
Korte uitleg van de mogelijkheden van de agents
In de onderstaande tabel tref je een kort overzicht aan van wat elke AI Agent van Payhawk kan doen.
AI Agent | Dit doet de AI Agent voor je |
|---|---|
Beheert de volledige levenscyclus van uitgaven: uitgaven indienen, bonnetjes uploaden en matchen, facturen van leveranciers ophalen en je eigen items volgen of intrekken. Als beoordelaar of goedkeurder kun je je beoordelingswachtrij afwerken, uitgaven goedkeuren, afwijzen of terugsturen (individueel of met meerdere tegelijk), en categorieën, btw en velden op grote schaal hercoderen. Daarnaast verzorgt de agent je afsluiting, exports, ongeëxporteerde en mislukte uitgaven, budgetten, het najagen van uitgaven aan de hand van een door jouzelf opgesteld herinneringsschema en krijg je rapportages, beoordelingen van afwijkingen en een volledige audit trail. | |
Begeleidt Payhawk Beheerders stap voor stap door het installatieproces. Stelt een persoonlijk uitrolplan op, toont altijd de eerstvolgende niet-geblokkeerde stap en handelt blokkades op de achtergrond af. Je wordt stap voor stap begeleid bij het koppelen van je boekhoudingssysteem of ERP, het koppelen van grootboekrekeningen, het opzetten van goedkeuringsworkflows, het uitgeven van kaarten en het opwaarderen van je rekening. De agent controleert daarna of alles werkt, zodat je binnen enkele dagen de eerste uitgaven kunt doen. | |
Deze agent beheert kaarten, middelen en bedrijfstegoeden op één plek. Bekijk kaarten en uitgaven, blokkeer, deblokkeer of sluit een kaart, vraag een nieuwe kaart, extra middelen of contant geld aan, en verwerk declaraties, kilometervergoedingen en vergoedingen met de Payments AI Agent. Presenteert je de cashpositie, runway en dekking van betalingsrondes over verschillende valuta en entiteiten, beantwoordt vragen over uitgaven, rekeningen, abonnementen en wisselkoersen, en houdt iedereen op de hoogte met meldingen over afwijzingen, claims en lage saldi. | |
Maakt en volgt inkoopaanvragen van begin tot eind: zet een behoefte in gewoon taalgebruik om naar het juiste type aanvraag, vult deze vooraf in op basis van een offerte of link en biedt je de mogelijkheid de status te volgen. Goedkeurders kunnen goedkeuren, afwijzen, terugsturen, bewerken of reageren, een 3-way match uitvoeren en ontvangstbewijzen en facturen vastleggen. Daarnaast beheert de agent leveranciers, budgetten en verplichtingen en beantwoordt hij vragen over uitgaven aan leveranciers en uitgaven per aanvraag. | |
Organiseert en boekt zakelijke reizen van begin tot eind. Zoek en vergelijk vluchten en hotels binnen het beleid, kies tarieven en hotelkamers en boek op de juiste entiteit en kaart met de Travel AI Agent. Bekijk, wijzig of annuleer reizen, boek voor collega’s, groepen of routes met meerdere steden en check automatisch in. Goedkeurders kunnen aanvragen beoordelen en erover beslissen. De agent regelt ook terugbetalingen, omboekingen, loyaliteitsprogramma’s, dagvergoedingen en reisdocumenten. | |
Alle AI Agents van Payhawk | Elke agent kan uitleggen hoe Payhawk werkt voor jouw instelling. Alle agents (behalve de Payments AI Agent) kunnen ook personen en wat zij beheren opzoeken, teams tonen en een vervanger instellen voor wanneer je afwezig bent. |
De gedetailleerde lijst met mogelijkheden en ondersteunde playbooks per agent vind je in de documentatie van de betreffende agents: