De uitbreidingen van rollen in Payhawk vormen een aanvulling op een voorgedefinieerde reeks rechten die beperkt zijn tot een specifieke context. Zo heeft een teammanager bijvoorbeeld alleen toegang tot informatie over zijn of haar team en kan hij of zij deze beheren, terwijl een Executive Assistant machtigingen heeft voor een specifiek individu binnen het bedrijf.
De beperking van de roluitbreidingen wat betreft context is ontworpen om de scheiding van taken binnen je bedrijf te nog specifieker te maken en ervoor te zorgen dat medewerkers alleen toegang hebben tot wat ze nodig hebben op basis van hun rol.
Roluitbreidingen voor groepsaccounts
Roluitbreidingen en de bijbehorende rechten kunnen worden bekeken op groepsniveau.
De toewijzing van de roluitbreiding Teammanager aan een medewerker gebeurt op groepsniveau.
De opname van de roluitbreiding Teammanager in een workflow gebeurt op het niveau van de individuele entiteit, op voorwaarde dat entiteitsspecifieke instellingen zijn ingeschakeld op groepsniveau.
De toewijzing van de roluitbreiding Executive Assistant aan een medewerker gebeurt op het niveau van de individuele entiteit.
De roluitbreiding voor de Executive Assistant is niet bedoeld om uitgaven of verzoeken goed te keuren en verschijnt daarom niet als optie in de instellingen van de goedkeuringsworkflow.
De rechten van de roluitbreiding Teammanager kunnen worden gewijzigd op groepsniveau. De rechten van de roluitbreiding Executive Assistant roluitbreiding liggen vast en kunnen niet worden gewijzigd.
Roluitbreidingen voor accounts met één entiteit
Individuele Payhawk-rekeningen (die geen deel uitmaken van een groep):
Kunnen de rechten van de-roluitbreiding Teammanager niet bekijken of configureren, maar deze wel toewijzen aan medewerkers en opnemen in goedkeuringsworkflows met de standaardrechten op accountniveau.
Kunnen de rechten van de-roluitbreiding Executive Assistant niet bekijken of configureren, maar deze wel toewijzen aan medewerkers en opnemen in goedkeuringsworkflows op accountniveau.
Rechten van Payhawk-roluitbreidingen
De roluitbreidingen in Payhawk:
Kan worden toegewezen naast elke ingebouwde Payhawk-rol voor extra mogelijkheden binnen specifieke contexten.
Toestaan om hun vooraf gedefinieerde machtigingen te wijzigen.
Uitbreidingen voor Payhawk-rollen | Toestemmingen |
Teammanager | Met de roluitbreiding Teammanager kunnen teamleiders de kaarten, onkosten en gerelateerde activiteiten van hun teamleden bekijken. Ze kunnen ook onkosten goedkeuren (mits deze zijn opgenomen in goedkeuringsworkflows), kaarten uitgeven, bevriezen en weer vrijgeven en teamleden en andere teammanagers uitnodigen. De rol is ideaal voor teamleiders of managers, omdat deze meer autonomie en de nodige tools biedt om de onkosten en verantwoordelijkheden van hun teamleden efficiënter te beheren. |
Executive Assistant | Met de roluitbreiding Executive Assistant kunnen medewerkers namens iemand anders (bijvoorbeeld een directielid) uitgaven en verzoeken aanmaken en indienen. De functie is ideaal voor executive assistants of teamleden in het ondersteunend personeel die met het systeem moeten werken, onkosten of aanvragen moeten aanmaken en bewerken en Payhawk-gerelateerde taken moeten afhandelen namens managers op hoog niveau, zonder dat ze volledige toegang tot gevoelige gegevens krijgen. |
Categoriemanager | Met de roluitbreiding Categoriemanager kunnen medewerkers onkosten van andere medewerkers die zijn gekoppeld aan de onkostencategorie waaraan de Categoriemanager is toegewezen, bekijken, bijwerken en indienen. Als de Categoriemanager deel uitmaakt van een goedkeuringsworkflow, heeft hij of zij ook de rechten om onkosten goed te keuren. De roluitbreiding is erg handig voor leden van financiële teams of budgeteigenaars. Zij kunnen hiermee onkosten organiseren en zorgen voor een nauwkeurige categorisatie binnen het bedrijf. |
Beheerder van aanpasbare velden | Met de roluitbreiding Beheerder van aanpasbare velden kunnen medewerkers onkosten van andere medewerkers die zijn gekoppeld aan het veld van zelf opgestelde onkosten waaraan de Beheerder van aanpasbare velden is toegewezen, bekijken, bijwerken en indienen. Als de Beheerder van aanpasbare velden deel uitmaakt van een goedkeuringsworkflow, heeft hij of zij ook de rechten om onkosten die aan dat veld zijn toegewezen, goed te keuren. De roluitbreiding is erg handig voor leden van financiële teams die bepaalde specifieke gegevens moeten verzamelen en onkosten consistent moeten bijhouden. |
De roluitbreiding Teammanager
In Payhawk hebben teammanagers andere rechten nodig dan de ingebouwde rollen. Om hun verantwoordelijkheden effectief te beheren, moeten ze de kaarten en onkosten van hun team- en subteamleden kunnen bekijken en overzien.
Teamkaarten bekijken en beheren
Teammanagers kunnen alle kaarten zien die aan de leden van hun teams en subteams zijn uitgegeven door de app-switcher linksboven te openen en naar de weergave kaarten > kaarten van mijn teams te gaan.
Teammanagers hebben geen toegang tot de volledige kaartgegevens of kunnen de kaartlimieten niet wijzigen, maar ze kunnen kaarten van gebruikers binnen hun teamstructuur wel blokkeren. Als een kaart eenmaal is bevroren door een teammanager, kan deze alleen worden gedeblokkeerd door een andere teammanager of een Payhawk-beheerder.
Teamuitgaven bekijken en beheren
Om de onkosten te controleren, kunnen teammanagers de app-switcher linksboven openen en naar de weergave uitgaven > mijn teamuitgaven gaan, die een overzicht biedt van alle onkosten die door hun team- en subteamleden zijn gemaakt. Ze kunnen onkosten bewerken voordat ze worden ingediend en mogen ook onkosten indienen namens de respectieve eigenaren.
In Payhawk kun je ervoor kiezen om teammanagers niet toe te wijzen aan specifieke teams of de teamstructuur volledig uit te schakelen voor je organisatie.
De machtigingen van de rol Teammanager bewerken
Om de machtigingen van de roluitbreiding Teammanager bij te werken:
Open de app-switcher linksboven en ga naar instellingen > rollen en machtigingen.
Selecteer onder roluitbreidingen de optie Teammanager.
Schakel op het tabblad machtigingen de benodigde machtigingen in of uit.
Klik op wijzigingen opslaan.
De roluitbreiding Executive Assistant
In Payhawk hebben Executive Assistants unieke rechten nodig die verschillen van de ingebouwde rollen op het platform. Om de aan hen toegewezen directieleden of hooggeplaatste managers efficiënt te ondersteunen, hebben ze toegang nodig om de bijbehorende onkosten en verzoeken te bekijken, aan te maken en in te dienen.
Gedelegeerde uitgaven aanmaken en bekijken
Executive assistants kunnen de uitgaven van de personen die zij ondersteunen bekijken door de app-switcher linksboven te openen en naar de weergave uitgaven > gedelegeerde uitgaven te gaan.
Om een nieuwe uitgave aan te maken namens de toegewezen persoon, klikken executive assistants op nieuw, schakelen ze de optie uitgave namens iemand anders aanmaken in, en selecteren ze de juiste persoon uit de lijst.
Gedelegeerde aankopen aanmaken en bekijken
Executive assistants kunnen de aankopen van de personen die zij ondersteunen bekijken door de app-switcher linksboven te openen en naar de weergave verzoeken > gedelegeerde aankopen te gaan.
Om een nieuwe aankoop namens de toegewezen persoon te doen, klikken ze op nieuw, schakelen ze de optie aanvraag namens iemand anders in, en kiezen ze de juiste persoon uit de lijst.
De roluitbreidingen Categoriemanager en Beheerder van aanpasbare velden
Om onkosten te controleren, kunnen Categoriemanagers en Beheerders van aanpasbare velden naar de weergave uitgaven > mijn beheerde uitgaven gaan. Hierin treffen zij een overzicht aan van alle onkosten die zijn ingediend door medewerkers in de entiteit of groep entiteiten van de onkostencategorie of het aangepaste veld waaraan zij zijn toegewezen. Categoriemanagers en Beheerders van aanpasbare velden kunnen onkosten bewerken voordat ze worden ingediend en mogen ook onkosten namens de respectieve eigenaren indienen.
Roluitbreidingen toewijzen
Om de roluitbreidingen Teammanager toe te wijzen, moet je een medewerker toewijzen als Teammanager.
Zo wijs je de roluitbreiding Executive Assistant toe of bewerk je deze:
Log in op het gewenste Payhawk-account.
Open de app-switcher linksboven, ga naar medewerkers en selecteer de gewenste medewerker.
Klik op bewerken in het tabblad profiel, onder assistent.
In het venster dat wordt geopend:
Selecteer heeft een assistent om de Executive Assistant toe te voegen die de geselecteerde medewerker zal ondersteunen, en kies de relevante naam in de keuzelijst.
Selecteer assisteert iemand anders om de geselecteerde medewerker aan te wijzen als Executive Assistant die taken namens een andere persoon uitvoert, en kies de relevante naam in de keuzelijst.
Klik op opslaan.
Roluitbreidingen en rechten bekijken
Je kunt de roluitbreidingen in Payhawk bekijken door de app-switcher linksboven te openen en naar instellingen > rollen en machtigingen te gaan.
De volledige lijst met rechten die zijn ingeschakeld voor een roluitbreiding kun je inzien door de app-switcher linksboven te openen, naar instellingen > rollen en machtigingen te gaan en de gewenste roluitbreiding te selecteren.
Het logboek voor Payhawk-roluitbreidingen weergeven
Je kunt alle activiteiten van de verschillende Payhawk-roluitbreidingen bekijken, zoals wijzigingen en toewijzingen van roluitbreidingen, updates van machtigingen en uitnodigingen.
Open de app-switcher linksboven en ga naar instellingen > rollen en machtigingen.
Klik op het menu (de drie stippen) en selecteer logboek bekijken.
Selecteer op het volgende scherm een van de volgende opties:
Rolwijziging - Hierin kun je updates van rechten en machtigingen van de roluitbreiding inzien.
Gebruikersrolwijziging - Hierin kun je updates van de toewijzing van de roluitbreiding aan een specifieke gebruiker bekijken.
Alle - Hierin kun je beide typen updates bekijken.
Nuttige bronnen