Je kunt je teams en workflows effectiever organiseren in Payhawk door gebruik te maken van ingebouwde rollen en roluitbreidingen. Elke rol heeft specifieke machtigingen die aansluiten bij de structuur, verantwoordelijkheden en het interne beleid van je bedrijf, waardoor een robuuste scheiding van taken en toegangscontroles op verschillende niveaus mogelijk zijn voor een betere beveiliging en overzicht.
Wanneer je je Payhawk-account deelt met andere medewerkers, moet je ze afzonderlijk een specifieke rol toewijzen.
Rechten
Rechten hebben betrekking op de beschikbare machtigingen voor een rol of roluitbreiding in Payhawk. Bijvoorbeeld, een medewerker met de standaard beschikbare rol Medewerker heeft het recht om de onkosten te bekijken die hij of zij heeft ingediend, maar mag geen andere onkosten binnen het bedrijf inzien.
Rollen voor groepsaccounts
Rollen en de bijbehorende rechten kunnen worden bekeken op groepsniveau.
De toewijzing van rollen aan medewerkers wordt uitgevoerd via de app Medewerker (op groeps- en individueel niveau).
De opname van een rol in een workflow gebeurt op het niveau van de individuele entiteit, op voorwaarde dat entiteitsspecifieke instellingen zijn ingeschakeld op groepsniveau.
Rollen voor accounts met één entiteit
Payhawk-accounts met één entiteit (die geen deel uitmaken van een groep) kunnen de rechten van Payhawk-rollen niet inzien, maar deze wel toewijzen aan medewerkers en opnemen in goedkeuringsworkflows op accountniveau.
Standaarrollen in Payhawk
De standaarrollen in Payhawk
Standaard is een aantal machtigingen gedefinieerd die de belangrijkste toegangsniveaus en verantwoordelijkheden voor deze globale rollen bepalen.
Niet toestaan hun vooraf gedefinieerde machtigingen te wijzigen.
Payhawk Accountants en Beheerders kunnen standaard onkosten beoordelen. Alle andere rollen moeten apart worden toegevoegd aan de beoordelingsstap in de workflows van je bedrijf.
Standaarrollen in Payhawk | Rechten |
Medewerker | Kaarthouders van door het bedrijf uitgegeven Payhawk-kaarten. Ze kunnen hun onkosten indienen en categoriseren, en informatie over hun kaarten en eventuele abonnementen bekijken. |
Accountant | Bevat alle rechten voor Payhawk-werknemers, plus de mogelijkheid om kosten te beheren en te controleren, geëxtraheerde gegevens bewerken en onkosteninformatie exporteren voor rapportage- of accountingdoeleinden. |
Beheerder | Omvat alle rechten van Payhawk Accountant, plus volledige toegang om kaarten uit te geven en te deactiveren, limieten aan te passen, uitgavenbeleid te configureren, geldopnames te beheren, werknemers uit te nodigen en facturering en administratieve instellingen af te handelen. |
IT-beheerder | Bevat een beperkt aantal beheerdersrechten die gericht zijn op systeemconfiguratie. Met de rol van IT-beheerder kunnen de eerste installatie, beveiligingsinstellingen en integraties (bijvoorbeeld ERP-systemen bekijken, koppelen of loskoppelen) worden beheerd zonder dat toegang vereist is tot vertrouwelijke gegevens zoals accountinstellingen, onkosten of financiële gegevens. Deze rol is ideaal om systeemconfiguratietaken te scheiden van financiële controles. |
Senior AP Specialist | Bevat een beperkt aantal van de rechten die Payhawk Accountant heeft, zoals geselecteerde administratieve instellingen. De rol van Senior AP Specialist scheidt toegang tot betalingsgegevens en bevestigingsrechten en ligt als het ware tussen de rollen Payhawk-beheerder en Payhawk-accountant in. De rol is ideaal voor medewerkers die boekhoudkundige instellingen moeten beheren. |
Auditor | Omvat alle rechten van de Payhawk-beheerder, maar met alleen-lezen toegang. Met deze rol kunnen medewerkers alle instellingen en gegevens bekijken, maar geen wijzigingen aanbrengen. Deze rol is ideaal voor auditors, consultants of teamleden die toezicht moeten houden op systeemconfiguraties zonder deze te kunnen wijzigen. |
Rollen en rechten in Payhawk bekijken
Je kunt de beschikbare rollen in Payhawk bekijken door naar groepsdashboard > instellingen > rollen en machtigingen te gaan.
De volledige lijst met rechten die zijn ingeschakeld voor een roluitbreiding kan worden ingezien door de gewenste rol of roluitbreiding te selecteren in groepsdashboard > instellingen > rollen en machtigingen.
Het logboek voor Payhawk-rollen weergeven
Je kunt alle activiteiten van de verschillende Payhawk-rollen bekijken, zoals wijzigingen en toewijzingen van rollen, updates van machtigingen en uitnodigingen.
Ga op het groepsdashboard naar instellingen > rollen en machtigingen..
Klik op het menu (de drie stippen) en selecteer logboek bekijken.
Selecteer op het volgende scherm een van de volgende opties:
Rolwijziging - Hierin kun je updates van rechten en machtigingen van de rol inzien.
Gebruikersrollen - Hierin kun je updates van de roltoewijzing aan een specifieke gebruiker bekijken.
Alle - Hierin kun je beide typen updates bekijken.