In Bulgarije hebben werknemers die op zakenreis gaan recht op dagvergoedingen (per diems), waarmee ze maaltijd- en bijkomende kosten tijdens hun reis kunnen betalen. De dagvergoedingen worden geregeld door de Verordening inzake Zakenreizen in het land en door de Verordening inzake Zakenreizen en Bijscholingen in het buitenland. De dagvergoedingen in Bulgarije bedragen berekend op basis van dagelijkse percentages.
Voorwaarden voor belastingvrije dagvergoedingen
Om dagvergoedingen als niet-belastbaar te kunnen behandelen, moeten werkgevers de Bulgaarse autoriteiten een gedegen motivering van de reiskosten kunnen verstrekken. Dagvergoedingen zijn voor de werknemer belastingvrij, mits aan de volgende voorwaarden wordt voldaan:
De werkgever moet voorafgaand aan de reis een officiële reisopdracht afgeven, ondertekend door de werkgever. Voor binnenlandse reizen mag de reisopdracht elektronisch worden afgegeven.
De werknemer moet binnen drie dagen na terugkeer van de reis een verslag indienen over de verrichte werkzaamheden en een uitgebreide onkostendeclaratie bijvoegen voor alle kosten die tijdens de reis zijn gemaakt.
Verblijfskosten worden volledig vergoed op basis van een factuur of een ander bewijsstuk, zoals de hotelreservering, tot het door de werkgever goedgekeurde maximumbedrag.
De dagvergoeding mag niet hoger zijn dan tweemaal het in de regelgeving vastgestelde bedrag. Bedragen boven deze limiet worden beschouwd als belastbaar inkomen.
Payhawk berekent de dagvergoedingen op basis van de reisgegevens. De reisopdracht en het reisverslag worden buiten Payhawk om beheerd.
Bijzonderheden
Hieronder beschrijven we nog een aantal aanvullende richtlijnen en voorwaarden met betrekking tot dagvergoedingen voor zakenreizen in Bulgarije:
Wanneer de werkgever gedurende de reis gratis maaltijden en accommodatie verstrekt, is deze geen dagvergoeding verschuldigd. De Bulgaarse regelgeving voorziet niet in procentuele inhoudingen voor maaltijden.
Er wordt geen dagvergoeding uitbetaald voor de dagen waarop de werknemer terugkeert naar zijn vaste werkplek.
Payhawk stelt geen reisopdracht op en biedt geen extra hulpmiddelen voor het documenteren van de reisgegevens. De reisopdracht, de onkostendeclaratie en de door de Bulgaarse autoriteiten vereiste bewijsstukken worden buiten Payhawk om opgesteld en bewaard.
De eerste en laatste dag van een reis
De eerste dag van een reis geldt altijd als volledige dag. De laatste dag geldt als volledige dag of halve dag, afhankelijk van het tijdstip van terugkomst. Alle dagen daartussen zijn volledige dagen.
Eerste dag (de dag waarop de reis begint): altijd een volledige dag, ongeacht het tijdstip van vertrek.
Laatste dag (de dag waarop de reis eindigt): een volledige dag als de medewerker na 12:00 terugkomt, een halve dag als de medewerker om 12:00 of eerder terugkomt.
Payhawk stelt dit automatisch in op basis van de reisdata en het tijdstip van terugkomst. U hoeft de eerste en de laatste dag niet handmatig te markeren.
Bijvoorbeeld: een medewerker vertrekt op maandag om 8:00 en komt op vrijdag om 11:00 terug.
Maandag is de eerste dag en geldt dus als volledige dag.
Dinsdag, woensdag en donderdag zijn volledige dagen.
Vrijdag is de laatste dag en eindigt om 11:00, dus vóór 12:00. Daarmee geldt vrijdag als halve dag.
Dat is 4 volledige dagen en 1 halve dag.
Binnenlandse reizen
Vanaf 1 januari 2026 bedraagt de minimale dagvergoeding voor binnenlandse zakenreizen 22 euro per reisdag wanneer de werknemer op de bestemming overnacht. Voor reizen zonder overnachting bedraagt de dagvergoeding 11 euro.
Stel dat een medewerker van Sofia naar Plovdiv reist en de volgende reisdetails heeft opgegeven:
In het Payhawk-sjabloon kunnen de tarieven voor Bulgarije als volgt worden ingesteld:
Bestemming: Bulgarije
Bestemmingscode: BGR
Munteenheid: EUR
Een halve dag:11
Eerste/laatste dag: 11
Volledige dag: 22
Ontbijt, lunch, diner: 0, 0, 0. De kolommen voor inhoudingen zijn op 0 ingesteld, omdat de Bulgaarse regelgeving geen procentuele inhoudingen toepast op verstrekte maaltijden.
In dit geval berekent het systeem de tarieven op de volgende manier:
Eerste/Laatste dag: 44 euro zal worden berekend en opgenomen in de dagvergoeding voor de eerste en laatste dag van de tweedaagse reis.
Ontbijt: 0 euro zal worden berekend en opgenomen in de dagvergoeding.
Lunch: 0 euro zal worden berekend en opgenomen in de dagvergoeding.
Dinner: 0 euro zal worden berekend en opgenomen in de dagvergoeding.
Reizen naar het buitenland
Voor internationale zakenreizen zijn de minimale dagvergoedingen per land van bestemming vastgelegd in bijlage 2 van de Verordening inzake Zakenreizen en Bijscholingen in het buitenland. Alle bedragen zijn weergegeven in euro's en variëren, afhankelijk van het land, van 35 tot 80 euro per dag.
Stel dat een medewerker van Sofia naar München reist en de volgende reisdetails heeft opgegeven:
In het Payhawk-sjabloon worden op basis van de door de werknemer ingevoerde gegevens de bijbehorende kolommen op de volgende manier ingevuld:
Bestemming: Duitsland
Bestemmingscode: DEU-München
Munteenheid: EUR
Volledige dag: 56
Eerste/laatste dag: 28
Ontbijt, lunch, diner: 0, 0, 0.
In dit geval berekent het systeem de tarieven op de volgende manier:
Eerste/Laatste dag: 112 euro zal worden berekend en opgenomen in de dagvergoeding voor de eerste en laatste dag van de tweedaagse reis.
Ontbijt: 0 euro zal worden berekend en opgenomen in de dagvergoeding.
Lunch: 0 euro zal worden berekend en opgenomen in de dagvergoeding.
Dinner: 0 euro zal worden berekend en opgenomen in de dagvergoeding.