Wanneer een medewerker je organisatie verlaat of op een andere afdeling binnen dezelfde entiteit gaat werken, kun je zijn of haar fysieke of virtuele kaart opnieuw toewijzen aan een andere medewerker. Je hoeft de kaart niet te sluiten.
Dit zorgt ervoor dat uitgaven voor actieve abonnementen, terugkerende betalingen aan leveranciers en advertenties ononderbroken doorgaan, zonder dat de oude kaart moet worden gesloten, een nieuwe uitgegeven moet worden en elk leveranciersportaal handmatig moet worden bijgewerkt. Zo voorkom je onderbrekingen en handmatige aanmeldingen en updates op verschillende portalen.
Je kunt zowel fysieke als virtuele kaarten opnieuw toewijzen als de kaart is gekoppeld aan een actief abonnement of minstens twee transacties bij dezelfde online verkoper heeft gedaan.
Je kunt gekoppelde kaarten of kaarten voor eenmalig gebruik niet opnieuw toewijzen.
Kaarten van medewerkers opnieuw toewijzen
Zo wijs je de kaart van een medewerker opnieuw toe op entiteitniveau:
Ga in het Payhawk-webportaal naar kaarten.
Selecteer de gewenste kaart door erop te klikken.
Klik op het optiemenu (drie stippen) en selecteer de optie kaart opnieuw toewijzen.
Als de kaart opnieuw mag worden toegewezen, wordt het vervolgmenu geopend:
Kies in het uitklapmenu de gebruiker aan wie de kaart wordt toegewezen en de reden van toewijzing.
In het gedeelte Abonnementen zie je bij welkeverkopers de kaart wordt gebruikt voor de betaling van abonnementen.
In het gedeelte Andere terugkerende betalingen zie jewebshops waar ten minste twee betalingen eerder zijn gedaan. Het zou kunnen dat dit abonnementen zijn.
Alle in aanmerking komende verkopers zijn standaard geselecteerd. Je kunt de selectie van verkopers waarvoor je deze kaart niet wilt gebruiken ongedaan maken als je de kaart opnieuw hebt toegewezen. Je kunt later de verkopers uit deze lijst weer inschakelen via de instellingen voor geavanceerde controles van de kaart.
Schakel het selectievakje in om te bevestigen dat je begrijpt dat deze handeling niet ongedaan kan worden gemaakt.
Klik op Opnieuw toewijzen. De nieuwe kaarthouder ontvangt bericht via een e-mail en een pushmelding in de Payhawk-app.
Kaarten van verwijderde medewerkers opnieuw toewijzen na synchronisatie met HR
Als een medewerker via een integratie met een HR-systeem inactief gemaakt wordt, worden zijn of haar kaarten automatisch geblokkeerd in Payhawk. Je ontvangt via e-mail een bericht waarin staat dat de medewerker niet meer actief is en welke kaarten opnieuw moeten worden toegewezen of gesloten als deze niet opnieuw mogen worden toegewezen.
Je kunt deze kaarten vervolgens beheren via de taak Kaarten opnieuw toewijzen of sluitenop je Dashboard.
Nadat je op de openstaande taak hebt geklikt, word je doorgestuurd naar de app Kaarten met alle kaarten die opnieuw moeten worden toegewezen of gesloten. Je kunt de kaarten afzonderlijk beheren.
Kaarten opnieuw toewijzen wanneer medewerkers handmatig worden verwijderd
Hoe je kaarten opnieuw moet toewijzen als een medewerker handmatig van een entiteitniveau wordt verwijderd, lees je in ons artikel Medewerkers uitnodigen en verwijderen.
Hoe je kaarten opnieuw moet toewijzen als een medewerker handmatig van een groepsniveau wordt verwijderd, lees je in ons artikel Medewerkers beheren op groepsniveau.
Opnieuw toegewezen kaarten
Zodra de kaart opnieuw is toegewezen, verschijnt deze in het kaartoverzicht van de nieuwe kaarthouder.
Houd er rekening mee dat na de toewijzing van een kaart:
De kaart wordt losgekoppeld van het bestaande uitgavenbeleid. Indien nodig kunnen Payhawk beheerders de uitgavencontroles bekijken en aanpassen na het opnieuw toewijzen.
De tokens van digitale portemonnees van de vorige kaarthouder worden verwijderd.
Online betalingen zijn mogelijk.
Opnames bij geldautomaten zijn uitgeschakeld.
De kaart wordt vergrendeld voor de verkopers die zijn geselecteerd tijdens het opnieuw toewijzen. Dat betekent dat transacties naar andere verkopers worden geweigerd.
Opnieuw toegewezen kaarten kunnen niet worden toegevoegd aan digitale portemonnees zoals Apple Pay en Google Wallet.
Opmerkingen bij opnieuw toegewezen kaarten
Als de kaart van de vorige kaarthouder gecompromitteerd is of als er een frauduleuze transactie heeft plaatsgevonden, sluit de kaart dan in plaats dat je deze opnieuw toewijst, en geef een nieuwe kaart uit aan de nieuwe kaarthouder.
We raden je aan de fysieke kaart weg te gooien nadat deze opnieuw is toegewezen. Deze kan toch niet meer gebruikt worden.
Nadat de kaart opnieuw is toegewezen, koppelt Payhawk alle toekomstige transacties aan de nieuwe kaarthouder.
Historische transacties die zijn uitgevoerd voordat de kaart opnieuw werd toegewezen, blijven gekoppeld aan de oorspronkelijke kaarthouder voor het geval deze tijdens een audit gecontroleerd worden. De transacties zijn volledig inzichtelijk in het activiteitenlogboek van de kaart, inclusief wie het initiatief heeft genomen voor het opnieuw toewijzen ervan, wanneer dit is gebeurd en welke terugkerende betalingen zijn overgedragen.
De oorspronkelijke kaarthouder kan de kaart niet meer zien of gebruiken. Niet-ingediende uitgaven op de opnieuw toegewezen kaart moeten worden afgehandeld voordat je de vorige kaarthouder verwijdert.
Alle openstaande terugkerende aanvragen die aan de opnieuw toegewezen kaart zijn gekoppeld, worden automatisch overgedragen aan de nieuwe kaarthouder, zodat goedgekeurde kaartopwaarderingen niet worden onderbroken.