Onder de EU One-Stop Shop (OSS)-regels, moet btw in rekening worden gebracht op SaaS-diensten die worden geleverd aan EU-klanten die niet zijn geregistreerd voor de btw. Dit zorgt ervoor dat de belastingregels van de EU worden nageleefd .
Als er geen geldige btw-registratie beschikbaar is of als deze niet kan worden geverifieerd via de EU VIES (VAT Information Exchange System) systeem, wordt de btw toegepast op basis van het land waar de klant woont. EU VIES is een online tool die wordt gebruikt om btw-registratienummers te valideren van bedrijven die in de Europese Unie zijn geregistreerd.
Redenen voor btw-heffing
Geen geldige Btw-registratie in ons bestand - Als je bedrijf geen geldig Btw/CIF-nummer heeft opgegeven dat kan worden geverifieerd via het EU VIES-systeem, wordt de btw op je facturen toegepast.
Inactieve btw-registratie - Als je btw-nummer niet actief is in het EU VIES-systeem, moet de leverancier lokale btw in rekening brengen.
Speciale gevallen - Voor bedrijven in regio's zoals de Canarische Eilanden, die buiten het btw-gebied van de EU liggen, kan er toch btw in rekening worden gebracht als er geen controleerbare btw-registratie is opgegeven. Een nationaal belastingnummer (NIF) alleen is onvoldoende om btw-vrijstelling aan te tonen.
Zorgen voor btw-vrijstelling
Om btw-kosten op toekomstige facturen te vermijden, zet je een van de volgende stappen:
Geldige btw-registratie overleggen - Dien een btw-registratiecertificaat in dat kan worden gevalideerd via de EU VIES. Dit zorgt ervoor dat je belastingstatus wordt herkend en de btw niet wordt toegepast.
Voor bedrijven op de Canarische Eilanden, officiële belastingdocumenten overleggen waaruit blijkt dat btw niet van toepassing is onder export/extraterritoriale regels.
Valideer je btw-status - Zorg ervoor dat je btw-nummer actief is en correct geregistreerd staat in het EU VIES-systeem. Als je btw-nummer inactief is, werk dan samen met je lokale belastingdienst om het probleem op te lossen.
Belastinginstellingen voor je account bijwerken - Neem contact op met Payhawk Support via chat of op support@payhawk.com om je account bij te werken met de juiste btw-gegevens. Dit voorkomt dat er btw wordt geheven op toekomstige facturen.
Verkeerd toegepaste btw-heffingen corrigeren
Als er ten onrechte btw in rekening is gebracht op een factuur, kun je op de volgende manier een correctie aanvragen:
Breng bewijs van btw-registratie - Stuur officiële documentatie mee, zoals een btw-registratiecertificaat of een gelijkwaardig bewijs, om je btw-status te valideren.
Vraag een creditnota aan - Neem contact op met het factureringsteam van Payhawk om een creditnota uit te schrijven (factuur terugdraaien) en een gecorrigeerde factuur zonder btw.
Verzoek een terugbetaling - Zodra je btw-status is gevalideerd, kun je een terugbetaling aanvragen voor alle btw die verkeerd is toegepast.
Speciale overwegingen voor de Canarische Eilanden
De Canarische Eilanden liggen buiten het btw-gebied van de EU en bedrijven die daar gevestigd zijn, zijn doorgaans vrijgesteld van btw. Om btw-vrijstelling te garanderen:
Geef een geldige btw-registratie die kan worden gecontroleerd via het EU VIES-systeem. Een standaard NIF is niet voldoende.
Als je niet btw-geregistreerd bent, dien dan officiële belastingdocumenten in die aantonen dat btw niet van toepassing is onder export/extraterritoriale regels.
BTW-nummer verificatie voor EU-bedrijven in Payhawk
Als onderdeel van het bedrijfsregistratieproces bij Payhawk moeten EU-bedrijven een geldig btw-nummer opgeven. Dit nummer wordt gebruikt voor facturering, belastingaangifte en btw-terugvordering of verleggingsregelingen, indien van toepassing.
Een geldig btw-nummer is een nummer dat kan worden geverifieerd via het VIES-systeem van de Europese Commissie. Het btw-nummer van je bedrijf moet worden geverifieerd in het VIES-systeem van de Europese Commissie om te verschijnen op Payhawk-facturen.
In sommige EU-landen, zoals Spanje, kan het btw-nummer dezelfde indeling hebben als het lokale belastingidentificatienummer. Voor Payhawk is het echter alleen geldig als het geregistreerd en geverifieerd is in VIES.