Als een Payhawk Beheerder bij je bedrijf heeft ingesteld dat een ontvangstbevestiging vereist is voor de aanvraagcategorie, dan moet je deze uploaden wanneer de aangevraagde goederen of diensten geheel of gedeeltelijk zijn geleverd. Jij en alle bevoegde medewerkers en rollen in je bedrijf kunnen een ontvangstbewijs (GRN) uploaden naar het systeem.
Ontvangstbewijzen bekijken en downloaden
Zo bekijk je een ontvangstbewijs of inkooporder (indien ingeschakeld voor je bedrijf) in het Payhawk-webportaal:
Ga naar aanvragen en selecteer de gewenste aanvraag of inkooporders.
Klik op het tabblad ontvangstbewijs en selecteer het document dat je wilt bekijken.
In het dialoogvenster dat verschijnt, kun je de details van het document bekijken. Om een ontvangstbewijs te downloaden, klik je erop. Het document wordt gedownload naar je lokale map downloads.
Ontvangen hoeveelheid bekijken op openstaande aanvragen
Zo bekijk je de ontvangen hoeveelheid van een open aanvraag of inkooporder in het Payhawk-webportaal:
Ga naar aanvragen.
Selecteer de gewenste aanvraag of inkooporder door erop te klikken.
Navigeer naar het gedeelte bedrag.
Bekijk de ontvangen hoeveelheid in de kolom ontvangen hoeveelheid.
Je kunt zo ook de status van een bonnetje dat bij een onkosten-item hoort bekijken in het Payhawk-webportaal:
Ga naar onkosten.
Selecteer het gewenste onkosten-item door erop te klikken.
Navigeer naar categorisatie > status ontvangen.
Houd je muis boven de status 'Ontvangen' om de status van de ontvangstbevestiging te bekijken.
Als de Status ontvangen bijvoorbeeld Afwijking is, kun je zowel de aangevraagde als de ontvangen hoeveelheid voor de aanvraag of inkooporder zien.
Ontvangstbewijzen uploaden in het portaal
Zo upload je een ontvangstbewijs voor je aanvraag of inkooporder in het Payhawk-webportaal:
Ga naar aanvragen en selecteer de gewenste aanvraag of inkooporders.
Klik op de knop ontvangstbewijs toevoegen.
Of ga naar het tabblad ontvangstbewijs en klik op de knop nieuw ontvangstbewijs toevoegen.
Vul in het dialoogvenster dat verschijnt de gegevens in, voeg de ontvangstbevestiging toe en klik op toevoegen. De ontvangstbevestiging is nu zichtbaar op het tabblad ontvangstbevestiging van de aanvraag.
