Medewerkers kunnen de voortgang van goedkeuringsworkflows volgen in het gedeelte Activiteit van een onkostenpost, met Workflow geselecteerd in het filter Tonen. Dit logboek toont de stappen die zijn voltooid door specifieke rollen, rolextensies of personen, en eventuele fallback-goedkeuringen die in de workflow zijn geactiveerd.
Workflowgeschiedenis voor fallbacks
Als een uitgaveveld dat gekoppeld is aan een workflow in behandeling wordt bijgewerkt, registreert Payhawk de wijziging. Wat er daarna gebeurt, hangt af van de optie die is geselecteerd bij Wanneer een veld dat voor de goedkeuring wordt gebruikt, wijzigt in Instellingen > Workflows > Geavanceerd: de goedkeuring gaat verder vanaf de huidige stap, gaat terug naar de medewerker om opnieuw in te dienen, of start opnieuw vanaf de eerste stap met de nieuwe waarden. Voor meer informatie, zie geavanceerde workflowcontroles.
Payhawk registreert ook een workflow-update wanneer een fallback wordt geactiveerd. In de volgende gevallen worden logboeken van de workflowgeschiedenis aangemaakt:
De goedkeuringsworkflow is in behandeling, maar er kon geen Teammanager, beheerder van aanpasbare velden of categoriemanager worden gevonden.
Het team, de categorie of het aanpasbare veld dat nodig is voor de goedkeuringsworkflow is leeg.
Goedkeuring is gedelegeerd aan een andere medewerker, bijvoorbeeld wanneer de oorspronkelijke goedkeurder afwezig is.
De uitgave wordt automatisch goedgekeurd, bijvoorbeeld als de eigenaar van de uitgave ook de goedkeurder is.
Overgeslagen goedkeuringsstappen
Als bij een stap Goedkeuring overgeslagen: geen goedkeuringsvoorwaarden komen overeen wordt weergegeven, voldeed de uitgave aan geen van de voorwaarden die voor die stap zijn ingesteld, zoals het bedragbereik, de categorie, het team of de waarde van een aanpasbaar veld. De stap was niet van toepassing, dus de uitgave ging door naar de volgende stap, of werd goedgekeurd als er geen latere stap van toepassing was. Dit is te verwachten wanneer een stap alleen bepaalde uitgaven dekt.
Een stap die beperkt is tot bedragen tot 20.000 euro wordt bijvoorbeeld overgeslagen voor een uitgave van 34.540 euro. Bij uitgaven met meerdere regels controleert het systeem de voorwaarden per regel, dus een stap kan voor sommige regels worden overgeslagen en voor andere wel gelden. Om te achterhalen waarom een stap is overgeslagen, vergelijk je de waarden van de uitgave met de voorwaarden van de stap in Instellingen > Workflows.
Handige bronnen