Dit artikel geeft antwoord op een aantal van de meest gestelde vragen (FAQ) over workflows in Payhawk.
Kan ik een workflow maken waarbij uitgaven pas moeten worden goedgekeurd als ze een bepaald bedrag overschrijden?
Ja, daarvoor stel je een voorwaarde in op basis van het bedrag tijdens het inrichten van de workflow. Je kunt bijvoorbeeld alleen goedkeuring laten vragen voor uitgaven van meer dan 200 euro.
Wat als we verschillende mensen nodig hebben om uitgaven op verschillende niveaus goed te keuren?
Je kunt een sequentiƫle workflow maken waarbij bijvoorbeeld een teammanager alle uitgaven goedkeurt en een specifieke gebruiker of rol, zoals categoriemanager of Payhawk-beheerder, alleen die boven een bepaald bedrag hoeft goed te keuren.
Kan ik de goedkeurders wijzigen nadat we de workflow al in gebruik hebben genomen?
Ja, dat kan. Houd er rekening mee dat de wijzigingen alleen van toepassing zijn op nieuwe inzendingen. Als goedkeuringen nog in behandeling zijn bij de oude goedkeurders, stuur je de uitgave terug naar de medewerker zodat hij of zij deze opnieuw kan indienen. Zo activeer je een nieuw goedkeuringsverzoek voor de nieuwe goedkeurder.
Kunnen we verschillende goedkeuringsprocessen hebben voor verschillende soorten uitgaven?
Ja, je kunt unieke workflows maken op maat. Voor elk type uitgave, zoals facturen, kilometers of dagvergoedingen, en met verschillende goedkeuringsstappen.
Wat gebeurt er als een goedkeurder mijn bedrijf verlaat?
Als een medewerker je bedrijf verlaat:
Wijzigt Payhawk automatisch de goedkeuringsstap in de workflow van de specifieke verwijderde medewerker naar Payhawk Accountant of Payhawk Beheerder. Alle toekomstige onkosten worden doorgeleid naar deze rollen.
Onkosten die momenteel wachten op goedkeuring van de verwijderde medewerker worden teruggeleid naar de eigenaar ervan bij de stap Indienen met de reden Goedkeurder verwijderd. De eigenaar moet ze opnieuw indienen.
Onkosten bij goedkeuringsstappen van Teammanager of Custom Field Manager volgen het fallback-workflowmechanisme om automatisch een nieuwe goedkeurder te vinden.
Wat gebeurt er als een goedkeurder van functie verandert binnen het bedrijf?
Als een medewerker van functie verandert:
Als de workflowstap is toegewezen aan deze specifieke gebruiker, blijft de toewijzing ongewijzigd, ongeacht de nieuwe titel van de medewerker.
Als de workflowstap is toegewezen aan een Teammanager of een Custom Field Manager en de goedkeurder maakt geen deel meer uit van het team, dan wijst Payhawk de goedkeuring toe aan een andere manager in het team. Als er geen andere managers beschikbaar zijn, volgt het systeem het fallback workflowmechanisme.
Wat gebeurt er als een goedkeurder uit het systeem is verwijderd?
Wanneer een medewerker uit het systeem wordt verwijderd, past Payhawk dezelfde stappen toe als bij het verwijderen van een medewerker. .
Wat gebeurt er als de medewerker die een aanvraag indient dezelfde is als de goedkeurder in een goedkeuringsstap?
Wanneer de indiener en de goedkeurder dezelfde persoon zijn, wordt de goedkeuringsstap automatisch overgeslagen en worden de onkosten doorgeleid naar de volgende stap in de workflow.
Waarom werkt het gebruik van teamvoorwaarden niet voor ouderteams?
Wanneer je teamvoorwaarden gebruikt in goedkeuringsworkflows - bijvoorbeeld Team IS NIET Financiƫn en Bedrijfsvoering of Team IS Financiƫn en Bedrijfsvoering - houdt het systeem rekening met zowel het bovenliggende team als alle onderliggende teams. In de praktijk betekent dit:
Het instellen van een voorwaarde om een bovenliggend team uit te sluiten sluit ook alle onderliggende teams uit.
Het instellen van een voorwaarde om een ouderteam op te nemen omvat ook alle kindteams.
Dit gedrag kan leiden tot onbedoelde goedkeuringsrouting wanneer wordt geprobeerd onderscheid te maken tussen teamleden van boven- en onderliggende niveaus.
Kan Payhawk worden gebruikt voor goedkeuring van inkooporders en workflows van crediteuren?
Ja, Payhawk ondersteunt goedkeuringsworkflows voor inkooporders en kan worden geĆÆntegreerd in je crediteurenadministratie voor intake, goedkeuring en betalingsbeheer.
Voor meer informatie: