Een gedefinieerde workflow kan afhankelijk zijn van een rol die niet beschikbaar is. Bijvoorbeeld, geen teammanager voor een specifiek team of geen aanpasbare veldmanager voor een specifieke waarde van een aanpasbaar veld.
In dit soort gevallen kun je vertrouwen op de standaard workflow fallback-mechanismen die Payhawk biedt of je eigen mechanismen definiëren.
Systeem-fallbackmechanismen
Als een goedkeurder of een categorie, team of ingediende aanpasbare waarde is toegevoegd, verwijderd of bijgewerkt, past Payhawk standaard de onderstaande terugvalmechanismen toe voor uitgavenverzoeken.
Workflow bijwerken | Systeem-fallback |
Een specifieke gebruiker met goedkeurdersrechten is verwijderd. | Ongeacht de specifieke workflowstap, zullen de goedkeuringsverzoeken die in afwachting zijn van de goedkeurder worden teruggegeven en zal de goedkeuringsstap worden ingesteld op elke beheerder. |
Er is een teammanager toegevoegd. | Het uitgavenverzoek wordt ook naar de nieuwe teammanager gestuurd. De oude aanvraag wordt niet verwijderd. |
De waarde van een teamveld is gewijzigd. | Als het declaratieverzoek bij de oude teammanager in behandeling is, wordt het ook naar de nieuwe teammanager gestuurd. |
Er is een manager van aanpasbare velden toegevoegd. | Het uitgaven verzoek wordt ook verstuurd naar de nieuwe manager van aanpasbare velden. De oude aanvraag wordt niet verwijderd. |
De waarde van een aanpasbaar veld is gewijzigd. | Als het declaratieverzoek bij de oude manager van aanpasbare velden in behandeling is, wordt het verzoek ook naar de nieuwe manager van aanpasbare velden verstuurd. |
Als Payhawk geen goedkeurder kan vinden voor een gedefinieerde workflow, wordt het uitgavenverzoek doorgestuurd naar alle Payhawk beheerders.
Het terugvalgedrag aanpassen
De standaardmechanismen van de workflow fallbacks kunnen worden aangepast en ingesteld op de individuele behoeften van je bedrijf.
Om aangepast terugvalgedrag te definiëren:
Ga in het Payhawk-webportaal naar het tabblad instellingen > workflows > geavanceerd.
Klik op fallbacks bewerken.
Definieer het gewenste fallback-gedrag in de drop-down menu's.
Klik op wijzigingen opslaan.
Payhawk kan geen terugvalmechanismen uitvoeren als rollen zo zijn ingesteld dat ze in een lus op elkaar vertrouwen, wat een eindeloze cyclus zonder oplossing creëert (cyclisch fallback-gedrag). Als rol A bijvoorbeeld terugvalt op rol B, valt rol B terug op rol C en valt rol C terug op rol A.
In dergelijke gevallen stuurt Payhawk een goedkeuringsverzoek op basis van de gedefinieerde aanpasbare rol.
De momenteel gedefinieerde workflow-fallbacks bekijken
Je kunt de huidige ingestelde workflow-fallbacks bekijken onder elke stap in de bewerkingsmodus.
