Одобряване и отказване на заявки за разходи от Входящата кутия в Payhawk

Въз основа на определените работни процеси за одобрение в компанията ви може да сте посочени като одобряващ за разходи, подадени от колегите ви.

При всяко подаване на разход, изискващ одобрение от вас, ще получите заявка за разход във Входящата си кутия в Payhawk и известие по имейл.

От Входящата си кутия в Payhawk можете да извършвате следните действия, свързани с неплатени разходи:

• Одобряване на заявки за разходи

• Връщане на заявки за разходи към съответните служители за актуализация

• Отхвърляне на заявки за разходи и изтриване на разходите

Специфики

• За целите на счетоводството:

  • Разходите могат да бъдат върнати на служителите само преди да са проверени.

  • Проверените разходи могат да бъдат върнати за допълнителна проверка само ако не са платени.

  • Платените разходи не могат да бъдат изтрити.

• След като одобрите разход, всички съответни одобряващи по определения работен процес за този тип разход ще бъдат известени.

• При връщане или изтриване на разход заявителят ще получи насочено известие на телефона си и имейл.

  • Причината за действието е видима и в известието.

  • Причината за действието ви ще бъде записана като коментар в Активност > Коментари и отбелязана в Активност > Работен процес.

  

• Разход > раздел Одобряване ще се вижда само ако администратор на Payhawk е разрешил на служителите да подават на разходи. Ще можете да одобрявате разходи, ако администратор на Payhawk ви е възложил роля на одобряващ в работните процеси на компанията.

• При разходи с отделни артикули одобряващите получават заявки едновременно за възложените им суми съгласно предварително определените работни процеси за одобрение на компанията. Всеки одобряващ може да вижда и данните за останалите артикули и съответните им одобряващи.

• От приложението Разходи и одобряващите, и упълномощените потребители без права за одобрение могат да върнат разход на неговия подател.

Отваряне на заявки за разходи за одобрение

• Можете да отворите заявка за разход във Входящата си кутия в Payhawk, като кликнете върху връзката в полученото имейл известие.

  

• Друг вариант е да отворите заявка за разход от своята Входяща кутия > Заявки > Чакащи.

  

Одобряване на заявки за разходи, свързани с покупки

При одобряване на плащане по фактура от доставчик, свързана с покупка, може да получите предупреждение за несъответствие в сумите. Това се случва въз основа на процеса на двустранно или тристранно засичане на Payhawk и на предварително определените правила за несъответствия на компанията ви. Съдържанието на съобщението може да варира според случая.

Одобряване на заявки за разходи, свързани с бюджети

Ако сте отговорник за бюджета в компанията, можете да видите детайлите на бюджета в заявката за разход и оттам да навигирате до бюджета и разхода за повече информация.

Ако има риск да надхвърлите бюджета или вече сте го направили, системата ще покаже предупреждение, което да вземете под внимание.

Одобряване на заявки за разходи

За да одобрите заявка за разход от Входящата си кутия в Payhawk през мобилното приложение:

1. Отидете на Входяща кутия > Заявки > Чакащи.

2. Изберете желаната заявка за разход.

3. Натиснете Одобряване.

За да одобрите заявка за разход от Входящата си кутия в Payhawk през уеб портала:

1. Отидете на Входяща кутия > Заявки > Чакащи.

2. Изберете желания разход.

3. Кликнете върху Одобряване.

   

Връщане на заявки за разходи към служителя

За да върнете неплатен разход към заявителя от Входящата си кутия в Payhawk през мобилното приложение:

1. Отидете на Входяща кутия > Заявки > Чакащи.

2. Изберете желаната заявка за разход и натиснете Отказване.

3. На отворилия се екран:

   1. Изберете Връщане на служителя.

   2. В полето Бележка въведете причината за действието си и всички данни, които очаквате служителят да предостави преди повторното подаване на разхода.

   3. Натиснете Връщане.

      

За да върнете неплатен разход към заявителя от Входящата си кутия в Payhawk през уеб портала:

1. Отидете на Входяща кутия > Заявки > Чакащи.

2. Изберете желаната заявка за разход и кликнете върху Отказване.

3. На отворилия се екран:

   1. Изберете Връщане на служителя.

   2. В полето Бележка въведете причината за действието си и всички данни, които очаквате служителят да предостави преди повторното подаване на разхода.

   3. Кликнете върху Връщане.

      

Отхвърляне на заявки за разходи и изтриване на неплатени разходи

При избор на Отхвърляне и изтриване заявката се отхвърля и разходът се премахва при следните специфики:

• Когато отхвърлите заявка за разход с карта, разходът не се изтрива, а причината за действието ви се показва на счетоводителя.

• Когато отхвърлите заявка за други типове разходи, заявката се отхвърля и разходът се изтрива, освен ако вече не е платен без одобрение.

За да отхвърлите заявка за разход и да изтриете неплатен разход от Входящата си кутия в Payhawk през мобилното приложение:

1. Отидете на Входяща кутия > Заявки > Чакащи.

2. Изберете желаната заявка за разход и натиснете Отказване.

3. В отворилия се диалогов прозорец:

   1. Натиснете Отхвърляне и изтриване.

   2. В полето Бележка въведете причината за действието си.

   3. Натиснете Отхвърляне.

      

За да отхвърлите заявка за разход и да изтриете неплатен разход от Входящата си кутия в Payhawk през уеб портала:

1. Отидете на Входяща кутия > Заявки > Чакащи.

2. Изберете желаната заявка за разход и кликнете върху Отказване.

3. В отворилия се диалогов прозорец:

   1. Изберете Отхвърляне и изтриване.

   2. В полето Бележка въведете причината за действието си.

   3. Кликнете върху Отхвърляне и изтриване.

      

Полезни ресурси

• Одобряване и отказване на заявки за средства

• Подаване и отмяна на заявки за средства

• Подаване и отмяна на заявки за теглене от банкомат

• Известия за подаване и одобрение