Одобряване и отказване на заявки

Въз основа на определените работни процеси за одобрение в компанията ви може да сте посочени като одобряващ за определени типове заявки и ще трябва да одобрявате заявки, подадени от колегите ви.

Като одобряващ автоматично ще получавате известие в своята Входяща кутия в Payhawk, когато дадена заявка бъде проверена или подадена, ако стъпката за проверка не е зададена като задължителна. Всички вече качени документи, като чернови на договори, оферти или имейли от доставчици, също ще се виждат в заявката.

Ако имате заявки, чакащи одобрение от вас, системата автоматично ще ви изпраща ежедневно имейл напомняне с броя на чакащите заявки.

Специфики

• Можете да изтривате и връщате заявки на подателя само ако все още не са одобрени.

• Можете да върнете заявка за проверка само ако стъпката за проверка е включена в работните процеси за одобрение на заявки в компанията ви.

• Ако върнете или изтриете разход, подателят ще получи насочено известие на телефона си и имейл.

  • Причината за действието е видима и в известието.

  • Причината за действието ви се записва в секцията Активност на заявката. Тя се показва като коментар, когато във филтъра Покажи е избрано Коментари, и като запис в работния процес, когато е избрано Работен процес.

    

Отваряне на заявки и поръчки за покупка за одобрение

• Можете да отворите заявка във Входяща кутия в Payhawk, като кликнете върху връзката в полученото имейл известие.

• Друг вариант е да отворите заявка от Входяща кутия > Заявки > В изчакване.

• Можете също да одобрявате, връщате и изтривате заявки директно от приложението Заявки в уеб портала на Payhawk.

• Имейлите с известия от Payhawk се изпращат от no-reply@payhawk.com. Преди да кликнете върху връзка в имейл, проверете пълния имейл адрес на подателя, а не само името му.

• Ако не виждате заявката от имейла във Входяща кутия > Заявки до мен > В изчакване, не кликвайте върху връзки в имейла и не му отговаряйте. Свържете се с екипа за поддръжка на Payhawk чрез чата.

Одобряване на заявки, свързани с бюджети

Ако сте отговорник за бюджета, можете да преглеждате детайлите за бюджета в заявката и оттам да навигирате до бюджета и заявката за повече информация.

Ако има риск да надхвърлите бюджета или вече сте го направили, системата ще покаже предупреждение, което да вземете под внимание.

Преглед на предвидените в бюджета суми от заявки

Ако дадена заявка е свързана с бюджет, отговорниците за бюджета и упълномощените потребители могат да видят общ преглед на бюджета и да навигират до него за повече детайли от раздел Бюджет на заявката.

Одобряване на заявки

За да одобрите заявка от Входяща кутия в Payhawk през мобилното приложение:

1. Отидете във Входяща кутия > Заявки > В изчакване.

2. Изберете желаната заявка за покупка.

3. Натиснете Одобряване

   

За да одобрите заявка от Входяща кутия в Payhawk през уеб портала:

1. Отидете във Входяща кутия > Заявки до мен > В изчакване.

2. Изберете желания разход.

3. Кликнете върху Одобряване.

   

Връщане на заявки на служителя

За да върнете заявка на заявителя от Входящата си кутия в Payhawk през мобилното приложение:

1. Отидете във Входяща кутия > Заявки > В изчакване.

2. Изберете желаната заявка за покупка и натиснете Отказ.

3. На отворилия се екран:

   1. Изберете Връщане към служител.

      Ако стъпката Преглед не е включена в работните процеси на компанията ви, ще бъде налична само опцията Връщане към служител, която ви позволява да изпратите заявката обратно на заявителя.

   2. В полето Бележка въведете причината за действието си и всички данни, които очаквате служителят да предостави преди повторното подаване на заявката.

   3. Натиснете Връщане.

      

За да върнете заявка на заявителя от Входящата си кутия в Payhawk през уеб портала:

1. Отидете във Входяща кутия > Заявки до мен > В изчакване.

2. Изберете желаната заявка и кликнете върху Отказ.

3. На отворилия се екран:

   1. Изберете Връщане към служител.

      Ако стъпката Преглед не е включена в работните процеси на компанията ви, ще бъде налична само опцията Връщане към служител, която ви позволява да изпратите заявката обратно на заявителя.

   2. В полето Бележка въведете причината за действието си и всички данни, които очаквате служителят да предостави преди повторното подаване на покупката.

   3. Кликнете върху Връщане.

      

Отхвърляне на заявки

Опцията Отхвърляне отхвърля и премахва заявката, ако тя все още не е одобрена.

За да отхвърлите и изтриете заявка от Входяща кутия в Payhawk през мобилното приложение:

1. Отидете във Входяща кутия > Заявки > В изчакване.

2. Изберете желаната заявка и натиснете Отказ.

3. В отворилия се диалогов прозорец:

   1. Натиснете Отхвърляне.

   2. В полето Бележка въведете причината за действието си.

   3. Поставете отметка в квадратчето, за да потвърдите, че разбирате, че заявката ще бъде изтрита и това действие не може да бъде отменено.

   4. Натиснете Отхвърляне.

      

За да отхвърлите и изтриете заявка от Входяща кутия в Payhawk през уеб портала:

1. Отидете във Входяща кутия > Заявки до мен > В изчакване.

2. Изберете желаната заявка и кликнете върху Отказ.

3. В отворилия се диалогов прозорец:

   1. Кликнете върху Отхвърляне.

   2. В полето Бележка въведете причината за действието си.

   3. Поставете отметка в квадратчето, за да потвърдите, че разбирате, че заявката ще бъде изтрита и това действие не може да бъде отменено.

   4. Кликнете върху Отхвърляне.

      

Връщане на заявки за проверка

За да върнете заявка за проверка от уеб портала на Payhawk:

1. Отидете на Заявки и изберете желаната заявка.

2. Кликнете върху менюто с трите точки и изберете Връщане за преглед.

   

Полезни ресурси

• Жизнен цикъл на заявките