Можете да изградите гъвкави персонализирани работни процеси за компанията си, като определите конкретна роля или разширение на роля като одобряващ или назначите конкретен служител като одобряващ в работния процес, и като зададете конкретни условия, при чието изпълнение работният процес да се задейства.
По този начин можете да създавате работни процеси за одобрение за конкретни случаи въз основа на следните условия:
Сума
Екип на служителя, подаващ заявката
Избрана стойност на персонализирано поле
Избрана категория разходи
Доставчик
Условието Доставчик работи само на ниво дружество, тъй като всяко дружество поддържа собствен списък с доставчици.
За повече информация относно ролите, разширенията на роли и лицата, които можете да включите в работните си процеси, вижте статията за одобряващи в работните процеси.
Можете също да зададете работни процеси за заявки за пътуване, които поддържат условия за задействане на одобрение, когато избраният полет, хотел и/или отпусната сума излизат извън рамките на политиката ви за пътувания.
Условия за работни процеси въз основа на сума
За стъпката за одобрение на всяка заявка можете да използвате условия въз основа на сума и да определите прагове. Тези прагове могат да се одобряват от различни служители, роли или разширения на роли в компанията ви – поотделно, последователно или паралелно.
Преди това в Payhawk можехте да задавате следните работни процеси за одобрение въз основа на сума:
Познатите досега едностепенни, многостепенни последователни и многостепенни непоследователни работни процеси въз основа на сума са разширени, за да обхванат по-сложни сценарии.
Едностепенни одобрения
Можете да позволите на служителите да подават заявки за разходи само до най-подходящото лице, определено като одобряващ за съответната сума (познато досега като едностепенно одобрение).
Да приемем, че сте конфигурирали следните настройки в Payhawk:
Суми, по-малки или равни на 200 евро, изискват одобрение от Мениджър на екип.
Суми, по-големи от 200 евро и по-малки или равни на 500 евро, изискват одобрение от мениджъра на бюджета за разработка.
Суми, по-големи от 500 евро, изискват одобрение от произволен администратор на Payhawk в компанията.
Ако след това служител подаде заявка за разход от тип Пробег на стойност:
150 евро – само Мениджърът на екипа ще трябва да одобри сумата.
450 евро – само мениджърът на бюджета за развитие ще трябва да одобри сумата.
550 евро – само Администратор на Payhawk ще трябва да одобри сумата.
Многостепенни последователни одобрения
Можете да изисквате всички съответни одобряващи да одобряват заявките за разходи за всеки праг последователно.
Да приемем, че сте конфигурирали следните настройки в Payhawk:
Мениджърът на екипа трябва да одобри всички суми.
Суми над 300 евро изискват одобрение от мениджър от второ ниво.
Суми над 500 евро изискват одобрение от произволен администратор на Payhawk в компанията.
Ако служител подаде заявка за разход от тип Пробег на стойност 350 евро, Мениджърът на екипа ще одобри сумата първи. След това мениджърът от второ ниво ще даде окончателното одобрение.
Ако даден разход изисква корекция от предишен одобряващ, следващите одобряващи могат да го върнат на подателя, за да го подаде отново и да задейства работния процес за одобрение от началото.
Многостепенни непоследователни одобрения
Можете да изисквате всички съответни одобряващи да одобряват заявките за разходи едновременно.
Да приемем, че сте конфигурирали следните настройки в Payhawk:
Мениджърът на екипа одобрява всички суми.
Суми над 500 евро изискват одобрение от Счетоводител на Payhawk в компанията ви.
Суми над 1000 евро изискват одобрение от произволен администратор на Payhawk в компанията ви.
Ако служител подаде заявка за Възстановим разход на стойност 1200 евро, Мениджърът на екипа, счетоводителите и администраторите на Payhawk ще бъдат известени за подадената заявка и ще трябва да одобрят сумата.
Определяне на персонализирани работни процеси
След като определите Мениджърите си на персонализирани полета и категории, можете да комбинирате условия, одобряващи и суми, за да определите сложни работни процеси за одобрение.
Да приемем, че искате да настроите следния работен процес:
Одобрението от Мениджъра на екипа винаги е задължително.
Одобрението от Мениджър на категория е задължително за конкретни категории в главната книга над определен праг.
Одобрението от мениджър на екипа по финансово планиране и анализ (FP&A) се задейства въз основа на конкретна категория в главната книга или сума.
Одобрението от членове на екипа по снабдяване също се задейства от конкретна категория в главната книга, продуктов код или сума.
Конкретни лица, като финансовия директор или главния изпълнителен директор, трябва винаги да одобряват заявки за суми над определен праг.
Внедреният работен процес ще изглежда по следния начин.
Всеки одобряващ е независим, така че когато даден разход отговаря едновременно на условията на няколко одобряващи, всички съответни одобряващи трябва да одобрят разхода, преди той да може да продължи напред в работния процес за одобрение.
Полезни ресурси