Зададен работен процес може да зависи от роля или разширение на роля, което не е налице – например няма Мениджър на екип за конкретен екип или няма Мениджър на персонализирано поле за конкретна стойност на персонализирано поле.
В такива случаи можете да разчитате на резервните механизми за процесите по подразбиране на Payhawk или да определите свои.
Резервните варианти играят ролята на заместващи одобряващи, когато определеният одобряващ не е на разположение. За да позволите на други хора да одобряват в същата стъпка, можете също да назначите няколко одобряващи за дадена стъпка, а за да прехвърлите одобренията си, докато отсъствате, активирайте режим „Извън офиса“.
Ако някой промени поле, което работният процес за одобрение използва, можете също да изберете какво да се случи с разходите, които чакат одобрение.
Системни резервни механизми
Ако одобряващ или стойност на категория, екип или персонализирано поле е добавена, премахната или актуализирана, Payhawk ще приложи следните резервни механизми за заявки за разходи по подразбиране.
Актуализация на работен процес | Системен резервен механизъм |
Конкретен потребител, който е одобряващ, е премахнат от системата. | Независимо от конкретната стъпка на работния процес заявките за разходи, изчакващи одобрение от този одобряващ, ще бъдат върнати и стъпката за одобрение ще бъде зададена на Всеки администратор. |
Добавен е Мениджър на екип. | Заявката за разход ще бъде изпратена и до новия Мениджър на екип. Старата заявка няма да бъде премахната. |
Стойността на поле „Екип“ е променена. | Ако заявката за разход изчаква одобрение от стария Мениджър на екип, тя ще бъде изпратена и до новия Мениджър на екип. |
Добавен е Мениджър на персонализирано поле. | Заявката за разход ще бъде изпратена и до новия Мениджър на персонализирано поле. Старата заявка няма да бъде премахната. |
Стойността на персонализирано поле е променена. | Ако заявката за разход чака одобрение от стария Мениджър на персонализирано поле, тя ще бъде изпратена и до новия Мениджър на персонализирано поле. |
Ако Payhawk не може да идентифицира одобряващ за зададен работен процес и не е зададен персонализиран резервен вариант, заявката за разход ще бъде препратена до всички потребители с вградената роля Администратор на Payhawk. Потребителите с персонализирана роля не я получават, дори ако тази роля включва администраторски права. За да изпращате тези заявки до други потребители, задайте персонализиран резервен вариант, който сочи към конкретни потребители, както е описано в Персонализиране на резервното поведение.
Персонализиране на резервното поведение
Механизмите по подразбиране на резервните варианти за процесите могат да се персонализират и настроят според индивидуалните нужди на компанията ви.
За да зададете персонализирано резервно поведение:
В уеб портала на Payhawk отидете на Настройки > Процеси за одобряване > раздел Разширени.
Кликнете върху Редактиране на резервни варианти.
От падащите менюта задайте желаното резервно поведение.
Кликнете върху Запазване на промените.
Payhawk не може да изпълни резервни механизми, когато роли или разширения на роли са настроени да разчитат една на друга в цикъл, което създава безкраен цикъл без изход (циклично резервно поведение). Например, ако роля А се връща към роля Б, роля Б се връща към роля В, а роля В се връща към роля А.
В такива случаи Payhawk ще изпрати заявка за одобрение въз основа на зададената персонализирана роля.
Преглед на зададените към момента резервни варианти за процесите
Можете да прегледате зададените към момента резервни варианти за процесите под всяка стъпка в режима на редактиране.
Разширени контроли на процесите за одобряване
Ако някой промени поле, което работният процес за одобрение използва, например полето Екип, можете да изберете какво да се случи с разходите в този процес, които чакат одобрение.
Налични са следните опции:
Продължаване - Одобрението продължава от текущата стъпка.
Връщане към служител - Одобряването спира и се връща при служителя за повторно подаване.
Рестартиране на одобряването - Одобрението започва отново от първата стъпка с новите стойности. Никой не трябва да подава разхода отново.
За да изберете опция:
В уеб портала на Payhawk отидете на Настройки > Процеси за одобряване > Разширени.
В Административни контроли кликнете върху Редактиране.
В панела, който се отваря, изберете Продължаване, Връщане към служител или Рестартиране на одобряването.
Кликнете върху Запазване на промените.
Полезни ресурси