Можете да определите конкретен работен процес за всеки тип разход – например фактури със или без поръчка за покупка – или да зададете персонализирани условия за разходи с картови транзакции, дневни или пробег.
Чрез задаване на прагове и определяне на конкретен одобряващ можете напълно да персонализирате процесите за различните стъпки от жизнения цикъл на разхода.
Специфики при работните процеси по тип разход
Стъпката Подаване изисква служителите да подадат разходите си, преди да бъдат одобрени, проверени и платени.
Ако стъпката Подаване е деактивирана (избрано е Изключване на подаването), стъпката Одобрение също ще бъде деактивирана и разходът ще премине директно в раздел Проверка при създаването му.
За да можете да определите работен процес за одобрение на разходите в компанията ви, трябва да активирате стъпката Подаване.
За стъпките Проверка, Възстановяване на разходи, Плащане > Потвърждаване на данните и Плащане > Упълномощаване можете да изберете конкретни служители, роли или разширения на роли.
Бележки за одобренията на фактури
Можете да настроите одобрения за плащания на фактури, като определите работни процеси за фактури, свързани или несвързани с поръчки за покупка. В зависимост от задействаното одобрение може да се приложи един от следните работни процеси:
Работен процес за фактури, свързани с поръчки за покупка, при които одобрената и фактурираната сума и одобреното и доставеното количество си съответстват.
Работен процес за фактури, свързани с поръчки за покупка, при които одобрената и фактурираната сума и одобреното и доставеното количество не си съответстват.
Работен процес за фактури, несвързани с поръчки за покупка.
Прилагане на разделение на задълженията
При конфигуриране на работните процеси за одобрение на плащания на фактури можете да наложите разделение на задълженията в Payhawk. Това означава, че служителите, които потвърждават данните на плащането за даден разход, не могат едновременно с това да упълномощят плащането му дори ако имат необходимите разрешения за работния процес.
В момента опцията за разделение на задълженията е налична по подразбиране само за плащания на фактури. За да я активирате за възстановими разходи, разходи за пробег или дневни, трябва първо да деактивирате автоматичното потвърждаване на данните на плащането за тези типове разходи.
Ако служител, потвърдил данните на плащането, се опита да плати този разход масово заедно с други, трябва първо да премахне ограничените разходи от избраните, за да продължи с упълномощаването на останалите плащания. Това ограничение поддържа принципа на двамата служители и помага за предотвратяване на евентуални измами.
По подразбиране опцията за разделение на задълженията е активирана и е налична на индивидуално и групово ниво.
Задаване на работни процеси за плащания по фактури
За този пример нека приемем, че все още не сте определили работни процеси за плащания по фактури и искате да създадете одобрение за плащания по фактури без поръчки за покупка:
В уеб портала на Payhawk отидете на Настройки > Работни процеси > раздел Типове разходи.
В полето Фактура кликнете върху Редактиране на работния процес.
Кликнете върху Подаване и изберете опцията Включване на подаването, за да позволите на служителите да подават разходи, които ще бъдат платени чрез банков превод.
Кликнете върху Запазване.
За стъпката за одобрение на типа разход „Фактура“ следвайте опцията Без поръчка за покупка и кликнете върху + Добавяне на стъпка за одобрение. Изберете дали да добавите персонализирано одобрение или да използвате предложения шаблон по подразбиране. За този пример кликнете върху + Персонализирана.
Опцията Шаблон показва всички предварително определени роли за компанията ви – например Мениджър на персонализирано поле – така че не е необходимо да избирате ръчно от падащия списък с налични одобряващи.
В отворилия се диалогов прозорец дайте име на стъпката, като кликнете върху иконата Молив (редактиране). Попълнете съдържанието и кликнете върху бутона ✔.
От падащото меню с наличните одобряващи изберете разширението на роля Мениджър на екип. След това определете желаното условие, като кликнете върху + Добавяне на условие – например Сума.
За да зададете сумата, за която ще се изисква одобрение, определете ограничението от падащия списък, например по-малко или равно на (<=). На следващия ред задайте сумата, например 200.
Кликнете върху Запазване.
За да определите едностепенно, многостепенно последователно или непоследователно одобрение, следвайте насоките и приложете същите стъпки, описани по-горе.
За да зададете правата за проверка на разходи, кликнете върху стъпката Проверка. От падащото меню Проверка изберете конкретния служител, роля или разширение на роля, което ще има право да проверява плащанията по фактури в компанията ви – например всеки счетоводител на Payhawk. Кликнете върху Запазване.
За да зададете правата за потвърждаване на данните на разходите, кликнете върху стъпката Потвърждаване на данните. От падащото меню Потвърждаване на данните изберете конкретния служител, роля или разширение на роля, което ще има право да потвърждава данните на разходите и начините за изпълнение на плащанията в компанията ви – например всеки счетоводител на Payhawk. Кликнете върху Запазване.
За да зададете правата за упълномощаване на плащания, кликнете върху стъпката Упълномощаване. От падащото меню Упълномощаване изберете конкретния служител, роля или разширение на роля, което ще има право да упълномощава (плаща) банкови преводи за незабавни или планирани плащания по фактури, към които не са свързани поръчки за покупка – например всеки Администратор на Payhawk.
Изберете дали да приложите опцията Разделение на задълженията, като оставите превключвателя включен, или не, като го изключите.
Кликнете върху Запазване.
Кликнете върху Публикуване на работен процес, за да приложите всички направени промени.
Друг вариант да зададете работни процеси за одобрение на фактури от типа разход Фактура:
Отидете на Типове разходи > Фактура.
Навигирайте до раздел Работен процес.
Кликнете върху Редактиране на работния процес.
Задаване на работни процеси за други типове разходи
Можете да настроите одобрения за картови транзакции, пробег, дневни, възстановяване на разходи и парични средства на компанията по същия начин както за фактури с изключение на Плащания с карта и Парични средства на компанията.
Разходите с карта се плащат в момента на транзакцията (при използване на картата), а паричните средства на компанията се изплащат директно в брой. Поради това одобренията за Плащания с карта и Парични средства на компанията включват само стъпките Подаване и Проверка без допълнителната стъпка за плащане, която се изисква за другите типове разходи.
Най-добри практики за настройване на работни процеси
Пропускайте стъпките за автоматично одобрение, които не са ви необходими. Ако даден разход не изисква одобрение, не е нужно да добавяте стъпка за автоматично одобрение. Когато разход не отговаря на условията за одобрение, той преминава директно към стъпката Проверка.
Преименувайте стъпките за одобрение за по-голяма яснота. Когато създавате персонализирани стъпки или роли, преименувайте всяко поле за стъпка за одобрение, за да е по-лесно да следите работния процес.
Разчитайте на резервни варианти. Payhawk прилага резервни механизми по подразбиране, когато даден одобряващ не е наличен, така че нито една заявка да не остава без одобрение – например когато Мениджър на екип не е назначен или одобряващ е напуснал компанията.
Включете разделението на задълженията. Превключвателят за двама служители в стъпката Упълномощаване гарантира, че лицето, което потвърждава данните на плащането, не може едновременно да го упълномощи. Назначете поне двама одобряващи или група към стъпката Упълномощаване, за да избегнете затруднения.
Не забравяйте за работните процеси за карти и заявки. Можете да изисквате одобрение преди издаване на карта чрез Заявки за карти. Работните процеси за заявки и поръчки за покупка се изпълняват преди работния процес за разходи – когато заявка или поръчка за покупка е активна, работният процес за разходи започва едва след като заявката генерира разход.
Полезни ресурси