За всеки тип заявка можете да определите роли или конкретни служители, които могат да проверяват, одобряват и затварят заявки и поръчки за покупка (ако са активирани за компанията ви). Можете също така да посочите, че дадена стъпка за одобрение в жизнения цикъл не е приложима или необходима за компанията – например проверката.
Конфигурираните работни процеси за одобрение на типове заявки могат да са гъвкави и да се основават на йерархичните нива в компанията ви (например мениджър от второ ниво), конкретни лица (например отговорници за бюджети на разходни центрове и определени мениджъри на категории разходи) или роли в Payhawk (счетоводители и администратори на Payhawk).
Жизнен цикъл на работните процеси за заявки и поръчки за покупка
Работните процеси за одобрение на заявки и поръчки за покупка включват следните стъпки и специфики:
Стъпката Подаване винаги е видима.
Стъпките Проверка и Одобряване не е задължително да се определят. Ако някоя от тях или и двете не са приложими за вътрешните ви процеси, можете да ги пропуснете.
Стъпката Създаване на поръчка за покупка ще бъде видима, ако поръчките за покупка са активирани за акаунта на компанията в Payhawk. Можете да добавите тази стъпка към работния процес на даден тип заявка, така че Payhawk автоматично да създава документ за поръчка за покупка и да присвоява номер на поръчката при всяко одобрение на заявка от този тип. Ако пропуснете стъпката, за този тип заявка не се създават поръчка за покупка и номер на поръчка, дори ако поръчките за покупка са активирани за акаунта ви. За да настроите номерирането на поръчките за покупка и другите настройки, вижте статията за конфигуриране на поръчки за покупка.
Стъпката Получаване може да се добави, премахне и конфигурира за конкретния работен процес за одобрение.
В полето Всеки от следните може да получи покупката изберете служителите или ролите, които могат да качват приемо-предавателни протоколи за заявки от този тип. Можете също да изберете Заявител, за да позволите на собственика на заявката да я получи. По подразбиране стъпката е зададена на Всички.
Избраните служители, които нямат достъп до всички заявки на компанията, получават достъп само за преглед до заявките от този тип.
Активирайте превключвателя Задължително само за определени категории, за да направите приемно-предавателния протокол задължителен само за определени категории разходи.
Поставете отметки в квадратчетата до категориите разходи и подкатегориите, за които искате да се изисква приемно-предавателен протокол.
Стъпката Плащане ви позволява да конфигурирате наличните начини на плащане за конкретен тип заявка, както и да активирате функция за автоматично откриване на несъответствия.
Можете да активирате опции за плащане, като позволите на служителите да заплащат подадените си заявки с карта, с банков превод или да изберете Не е необходимо плащане.
Ако активирате опцията Фактура:
Служителите ще могат да избират банков превод като начин на плащане за подадени заявки от този тип.
Работният процес за одобрение на типа разход Фактура ще се актуализира, за да поддържа следните сценарии за одобрение: Без заявка, Съответстваща заявка или Заявка с несъответствие.
Под Заявка с несъответствие можете да добавите новото условие за разлика в Сумата, за да насочвате одобренията на фактури въз основа на размера на несъответствието между заявката и фактурата.
Ако служителят избере опцията Фактура, заявката може да се свърже само с разход по фактура на по-късен етап.
Ако активирате опцията Карта:
Служителите ще могат да избират плащане с карта за подадени заявки от този тип. Ако е избрана опцията Карта, заявката може да се свърже само с разход с карта след това.
Работният процес за одобрение на типа разход Карта ще се актуализира, за да поддържа следните сценарии за одобрение: Без заявка, Съответстваща заявка или Заявка с несъответствие.
Ако служителят избере опцията Карта, той може да избира от присвоените на него карти или да заяви карта за еднократна употреба. Ако е избрана карта за еднократна употреба, тя ще бъде издадена автоматично на името на заявителя при одобрение на заявката.
Тук можете да промените източника на финансиране на картите за еднократна употреба, които ще бъдат издадени. По подразбиране новите виртуални карти използват дебитен източник на финансиране. Ако компанията ви има едновременно кредитна и дебитна сметка в Payhawk в една и съща валута, можете да изберете предпочитан източник на финансиране, така че новата виртуална карта да бъде издадена в тази валута с желания от вас източник. Payhawk винаги използва предпочитаната карта, когато по нея има достатъчно средства. Ако средствата не са достатъчни, системата използва картата с другия източник на финансиране.
Ако активирате опцията Не е необходимо плащане:
Тази опция осигурява гъвкавост в случаите, когато не е необходимо плащане. Заявителят или проверяващият може да реши дали заявката ще бъде платена с карта, с банков превод или изобщо няма да бъде платена.
Например дадена заявка може да не изисква плащане, ако артикулите вече са закупени или са налични на склад.
В секцията Одобрение на несъответствие можете да зададете с колко даден разход може да надвиши заявената сума, преди да се изисква допълнително одобрение. Само ако изберете процент и/или конкретна сума като допустим праг, системата ще задейства работен процес за несъответствия за свързаните разходи, когато изразходваната сума надвишава заявената.
Можете също така да тествате настройките си, като въведете примерни стойности, за да проверите дали ще се задейства одобрение на несъответствие.
Стъпката Затваряне винаги е видима. Тя ви позволява да активирате и конфигурирате правилата за автоматично затваряне на заявки.
Когато трябва да зададете работен процес за дадена стъпка от жизнения цикъл на заявка, можете да следвате стъпките за определяне на персонализирани работни процеси. Ако някоя от стъпките, които могат да се пропуснат, не е необходима, можете да я премахнете, като кликнете върху менюто с трите точки и изберете Изтриване.
Актуализиране на работни процеси за заявки и поръчки за покупка
Можете да конфигурирате работен процес за одобрение за даден тип заявка от Настройки > Типове заявки > раздел Работен процес на типа заявка или от Настройки > Работни процеси > Заявки.
За да актуализирате работния процес за конкретен тип заявка:
От уеб портала на Payhawk навигирайте до Настройки > Типове заявки.
Изберете желания тип заявка.
Отидете на раздел Работни процеси и кликнете върху Редактиране на работния процес.
Друг вариант е да кликнете върху Към работните процеси, при което ще бъдете пренасочени към Настройки > Работни процеси > екран Заявки.
Създайте работен процес за одобрение, който отговаря на изискванията ви, като следвате стъпките за определяне на персонализирани работни процеси.
Кликнете върху Публикуване на работния процес, за да приложите всички направени промени.
Полезни ресурси