Поръчките за покупка добавят допълнително ниво на контрол и видимост към процеса на управление на разходите в компанията ви. Когато са активирани в Payhawk, заявките могат автоматично да генерират документи за поръчка за покупка и уникални номера на поръчки за покупка, като поддържат трипосочно засичане с приемно-предавателни протоколи, за да се гарантира точността между поръчката, доставката и фактурата.
Като Администратор на Payhawk можете да конфигурирате настройките на поръчките за покупка и да определите правила за несъответствия съобразно вътрешните политики на компанията ви.
За да контролирате кои роли могат да преглеждат конкретни полета в поръчките за покупка, отидете на Настройки > Библиотека с полета, изберете полето и добавете необходимите роли в настройките му за Видимост. Полетата, които не са видими за дадена роля при разходите, също не са видими в поръчките за покупка за тази роля.
Общи настройки на поръчките за покупка
От Настройки > Заявки > раздел Поръчки за покупка можете да определите основните настройки за поръчките за покупка – например кой може да подава заявки за покупка за одобрение и каква номерация се прилага към поръчките за покупка.
За да конфигурирате основните настройки на поръчките за покупка за компанията си:
Отидете на раздел Поръчки за покупка:
В секцията Роли използвайте падащото меню, за да изберете кои служители в компанията ви могат да подават заявки за покупка за одобрение.
В секцията Персонализация определете представката и формата на номера за автоматично генерираните номера на поръчки за покупка, например PO-[автоматично генериран номер].
(По избор) Можете да посочите централен имейл адрес за фактуриране, който да се свързва автоматично с поръчките за покупка, така че доставчиците да могат да изпращат фактури директно.
(По избор) Добавете логото на компанията си, за да се показва автоматично върху всички поръчки за покупка.
(По избор) Можете да добавите допълнителни данни за фактуриране към поръчките за покупка, като активирате превключвателя Допълнителна информация. Въведете заглавие за секцията и предоставете информацията, която искате да се показва в поръчките за покупка.
Кликнете върху Запазване на промените, за да потвърдите настройките си.
Конфигуриране на настройките за приемно-предавателни протоколи за поръчки за покупка
Когато поръчките за покупка са активирани, можете да изисквате приемно-предавателни протоколи за заявки от конкретна категория разходи чрез работния процес на съответния тип заявка.
Категориите разходи се определят в Настройки > Библиотека с полета и могат да се управляват от Настройки > Библиотека с полета.
Изискването на приемно-предавателен протокол за дадена категория разходи задейства процеса на трипосочно засичане за тази категория и изисква от финансовия екип да провери данните на поръчката за покупка, фактурата на доставчика и приемно-предавателния протокол, преди да бъде извършено плащането.
Полезни ресурси